Programarea auditului
Asigurătorul de compensare al lucrătorului dvs. va iniția probabil procesul de audit imediat după expirarea politicii de compensare a lucrătorului.
Puteți primi o scrisoare de la asigurător sau un apel telefonic de la persoana desemnată pentru efectuarea auditului. Auditorul dvs. delegat ar trebui să programeze auditul într-un moment potrivit pentru dvs. Data ar trebui să fie suficient de departe în viitor încât să aveți timp suficient pentru a colecta informațiile pe care auditorul le va avea nevoie. Cereți auditorului să vă prezinte un rezumat al datelor pe care le va cere pentru efectuarea auditului.
Rețineți că auditorul dvs. desemnat poate sau nu poate fi angajat al asigurătorului. Unii asigurători mențin un departament de audit intern care este angajat cu propriii angajați. Alții externalizează funcția de audit la o firmă independentă de audit. Procesul ar trebui să fie același dacă auditul este efectuat de un angajat al asigurătorului sau de un antreprenor.
Înregistrările pe care le veți avea nevoie
Auditorul va avea nevoie de diverse informații financiare pentru perioada de timp acoperită de politica care face obiectul auditului. Iată tipul de informații pe care vi se poate solicita să le furnizați:
- Contabilitate contabilă
- Formularele fiscale, în special formele 941 și 944, Returnarea fiscală a angajatorilor (trimestriale și, respectiv, anuale)
- Evidența plăților în numerar
- Plăți pentru serviciile furnizate de contractori independenți. Auditorul va trebui să verifice dacă acești lucrători nu sunt angajații dvs.
- Plăți pentru serviciile furnizate de subcontractanți
- Certificat de asigurare pentru fiecare subcontractant pe care l-ați angajat
- Forme W-2 și 1099
- Descrierea postului pentru fiecare lucrător. Asigurați-vă că descrie cu exactitate îndatoririle lucrătorului.
- Descrierea operațiunilor dvs. comerciale
- Rapoartele privind salariile pentru perioada de valabilitate a politicii. Auditorul va trebui să verifice toate sursele de salarizare oferite fiecărui lucrător (salariu, bonusuri etc.).
- Salarizare limitată aplicabilă directorilor executivi, partenerilor, proprietarilor individuali etc. care sunt acoperite de poliță
- Foaia de lucru pentru evaluarea experienței
După ce ați colectat datele necesare, va trebui să o organizați. Puneți-vă toate înregistrările de plată (cum ar fi formularele W-2, plățile cu plată și înregistrările de ore suplimentare), astfel încât informațiile să fie ușor accesibile. De asemenea, plasați toate informațiile referitoare la subcontractori, inclusiv sumele de plată și certificatele de asigurare, într-un singur loc. Eforturile dvs. vor fi plătite, făcând auditul mai ușor și mai rapid.
Ce este inclus în salarizare?
Primele de compensare ale muncitorului dvs. se calculează prin înmulțirea unei rate de plată a salariilor dvs. și apoi împărțirea rezultatului cu 100. NCCI și majoritatea autorităților de compensare a lucrătorilor de stat se referă la salarizare ca remunerație . Acești termeni sunt deseori utilizați în mod interschimbabil. Ambele înseamnă valoarea monetară a serviciilor pe care angajații dvs. le oferă organizației dvs.
Costurile care sunt incluse în remunerație variază oarecum de la stat la stat. Cu toate acestea, acestea includ, în general, următoarele:
- Salariile și salariile brute, inclusiv salariile retroactive și salariile
- Comisioane. Acestea includ comisioanele totale primite de un lucrător și orice remitere contra comisioanelor.
- Bonusuri, inclusiv planuri de bonus stoc
- Vacanță, vacanță și salariu bolnav
- Plata orelor suplimentare. În toate statele, cu excepția câtorva state, remunerația include orele suplimentare calculate la rata fixă. De exemplu, să presupunem că rata orară normală a unui lucrător este de 20 USD pe oră. Dacă muncitorului i-ați plătit 600 de dolari pentru 20 de ore de ore suplimentare, ați include doar 400 USD din salariul suplimentar.
- Plățile efectuate de dvs., care altfel ar fi fost reținute din salariile angajaților conform legii pentru asigurări sociale, Medicare sau un plan de pensii
- Plata către lucrători pe o bază diferită de timpul lucrat. Exemplele sunt lucrările cu bucăți, planurile de împărțire a profitului sau de stimulare.
- Plata sau indemnizațiile pentru unelte de mână sau unelte electrice manuale pe care lucrătorii le folosesc pentru a-și îndeplini sarcinile
- Valoarea de închiriere a unui apartament sau a unei case oferite unui angajat. De asemenea, valoarea altor locuințe și mese primite de un lucrător ca parte a salariului său
- Plățile deduse din salariul brut al lucrătorilor pentru pensionare, cantină sau planuri de economii
- Salarizare pentru angajații subcontractanților neasigurați (a se vedea comentariile de mai jos)
Ce este exclus din salarizare?
Există o serie de costuri care sunt în mod obișnuit excluse atunci când salariul este calculat în scopul asigurării de compensații pentru lucrătorii de rating. În timp ce acestea variază în funcție de stat, acestea includ adesea următoarele:
- Sfaturi și alte gratuități primite de angajați
- Indemnizația de șomaj (cu excepția perioadei lucrate)
- Reduceri la bunurile achiziționate de la angajator
- Cheltuieli de afaceri rambursate
- Plătiți pentru o activitate militară activă
- Indemnizații uniforme
Clasificări
Una dintre sarcinile primordiale ale unui auditor este să se asigure că afacerea asigurată este clasificată corespunzător. Sistemele de clasificare a compensațiilor pentru angajați sunt concepute pentru a clasifica întreprinderile , nu pentru angajații individuali. Auditorul va examina operațiunile companiei dvs. pentru a determina dacă clasificarea de bază din politica dvs. este corectă.
Clasificarea de bază este clasificarea care descrie cel mai bine afacerea dvs. de ansamblu. Acest lucru este adesea același cu cel al clasificării (clasificarea atribuită celei mai mari salarii). De exemplu, să presupunem că operați un magazin de mașini. Unii dintre angajații dvs. lucrează cu strunguri, în timp ce alții operează prese de foraj sau mașini de ștanțat. Activitățile specifice efectuate de angajații dvs. pot varia de la un lucrător la altul. Cu toate acestea, toate se încadrează în clasamentul dvs. de bază, Machine Shop.
Unii angajați pot îndeplini sarcini care necesită clasificări separate. De exemplu, magazinul dvs. de mașini utilizează un lucrător clerical care își desfășoară activitatea într-un birou închis, departe de alți lucrători. Acest angajat ar putea fi atribuit mai degrabă angajaților biroului de clasificare, mai degrabă decât Machine Shop.
Sistemele de clasificare a compensațiilor pentru angajați sunt extrem de complexe. Auditorul dvs. vă poate reclasifica afacerea într-o manieră pe care nu o înțelegeți sau care nu are sens pentru dvs. În acest caz, cereți o explicație auditorului. Dacă sunteți încă confuz în legătură cu modificările, adresați-vă agentului sau brokerului pentru asistență.
Întâlnire cu auditorul
Pentru a efectua auditul, auditorul va trebui să se întâlnească cu dvs. sau cu un reprezentant de încredere al firmei dvs. Dacă delegați această sarcină altcuiva, asigurați-vă că el sau ea:
- cunoaște bine afacerea dvs.
- înțelege toate fazele operațiunilor firmei dvs.
- știe ce sarcini sunt îndeplinite de fiecare angajat
- înțelege politica companiei de compensare a lucrătorilor , inclusiv clasificările pe care le conține
- înțelege înregistrările financiare ale firmei dvs., inclusiv datele privind salariile, astfel încât să poată răspunde întrebărilor auditorului
Când vă întâlniți cu auditorul, dvs. sau reprezentantul dvs. trebuie să coopereze și să răspundeți la întrebările auditorului, precum și la dumneavoastră. Nu oferiți informații care nu au fost solicitate.
Ca și multe companii, firma dvs. poate angaja o firmă de contabilitate în afara sediului pentru a vă ocupa de funcțiile de contabilitate și de salarizare. În cazul în care contabilul dvs. se va întâlni cu auditul în numele dvs.? Raspunsul este nu. Contabilul dvs. poate furniza auditorului înregistrările financiare pe care el sau ea are nevoie pentru a efectua auditul. Cu toate acestea, auditorul va trebui să viziteze sediul dvs. pentru a efectua un audit fizic.
Subcontractanților
Multe state au legi care impun responsabilitatea contractorilor care angajează subcontractanți neasigurați. Aceste legi se vor aplica în cazul în care afacerea dumneavoastră operează ca antreprenor și subcontractează munca altora.
De exemplu, să presupunem că firma dvs., ABC Construction, angajează un subcontractant numit P & J Plumbing pentru a face lucrări de conducte la o clădire pe care o renovați. Un angajat al P & J este rănit la locul de muncă și încearcă să depună o cerere de despăgubire pentru lucrători. Cu toate acestea, P & J nu a achiziționat acoperirea compensațiilor lucrătorilor. În majoritatea statelor, muncitorul vătămat poate solicita prestații conform politicii de compensare a lucrătorului.
Asigurătorii sunt obligați prin lege să acorde beneficii angajaților subcontractanților neasigurați. Astfel, auditorul dvs. vă va examina documentele fiscale și va căuta 1099 de formulare emise subcontractanților. El sau ea va verifica dacă ați obținut un certificat de asigurare de la fiecare subcontractant pe care l-ați angajat. Dacă un subcontractant pe care l-ați angajat nu a furnizat dovezi privind asigurarea de despăgubire pentru lucrători, auditorul vă va percepe o primă suplimentară pentru acoperirea de asigurare a contractantului respectiv.
Rata percepută pentru un subcontractant neasigurat depinde de tipul de activitate pe care subcontractantul la efectuat. De exemplu, în cazul în care subcontractantul a efectuat lucrări de acoperiș, se va utiliza rata pentru clasificarea acoperișului aplicabilă. Rata se va aplica tuturor sau unei părți a costului lucrării subcontractate. Dacă banii pe care i-ați plătit subcontractantului au fost numai pentru muncă, atunci întregul cost (împărțit la 100) va fi folosit ca bază pentru primă.
Contractor Versus Subcontractant
Dacă afacerea dvs. nu este un antreprenor, sunteți responsabil pentru vătămările suferite de angajații antreprenorilor independenți pe care îi angajați? Răspunsul este, în general, nu. Antreprenorul operează o afacere independentă de dvs. Astfel, contractorul este responsabil pentru acordarea de beneficii compensatorii lucrătorilor propriilor angajați răniți.
De exemplu, să presupunem că dețineți un magazin de vânzare cu amănuntul. Închiriați o podea fabuloasă, un antreprenor, pentru a rupe un vechi strat de linoleum în magazinul dvs. și înlocuiți-l cu unul nou. Rezumați rezultatul dorit (un etaj nou) și Fabulous face treaba. Un supraveghetor fabulos supraveghează lucrătorii de podele. Supervizorul stabilește programele de lucru și dictează modul în care angajații își desfășoară activitatea. Dacă un angajat Fabulos este rănit în timpul instalării noului dvs. podea, Fabulous (nu firma dvs.) trebuie să fie răspunzător față de lucrător.
Există situații în care o companie ar putea fi trasă la răspundere pentru rănirea angajaților unui antreprenor independent. Astfel, ar trebui să insistați că toți angajații independenți pe care îi angajați oferă dovezi că au achiziționat o asigurare de compensare a lucrătorilor.