Această Agendă de întâlnire a probelor ține întâlnirea organizată
V-ați gândit deja mult la ceea ce sperați să obțineți de la a avea un Consiliu consultativ și așteaptă cu nerăbdare sfaturile și expertiza pe care membrii consiliului consultativ le pot oferi în diferite aspecte ale afacerii dvs., cum ar fi managementul , marketingul , contabilitatea , personalul , serviciul pentru clienți , tehnologie etc.
Așadar, doriți să fiți sigur că chiar în această primă întâlnire vă permiteți să contribuie membrii consiliului consultativ.
Planificați întâlnirea în jurul unei probleme sau al unei discuții
Prima dvs. întâlnire, ca toate reuniunile consiliului consultativ, trebuie să fie planificată în jurul unei întrebări sau probleme. S-ar putea să găsiți cea mai ușoară formulare a problemei ca obiectiv . De exemplu, "Vrem să creștem vânzările cu 25% în acest trimestru. Cum să facem acest lucru?" Sau puteți preciza subiectul pentru o discuție mai generală: "Cum putem reduce costurile de afaceri ?" sau "Cum putem crește productivitatea sau cum putem îmbunătăți serviciul clienți ?"
Adunați materialele de fond relevante
Odată ce ați decis asupra subiectului de discuție, este timpul să adunați materialele pe care membrii consiliului consultativ vor avea nevoie.
Deoarece aceasta este prima întâlnire a consiliului consultativ, trebuie să includeți un plan de afaceri și orice alte documente pertinente subiectului discuției, cum ar fi diagrame, grafice și fișe informative ilustrând fundalul subiectului de discuție.
Dacă este posibil, trebuie să trimiteți o copie a acestor documente tuturor membrilor consiliului consultativ cu două săptămâni înainte, împreună cu o copie a ordinii de zi.
Creați Agenda de întâlnire
Mai jos este un exemplu de agendă (cu comentarii pentru desfășurarea eficientă a ședinței) pe care ați putea dori să o utilizați pentru prima dvs. întâlnire a consiliului consultativ.
Observați că fiecare punct de pe ordinea de zi este programat; construirea unui program de timp în întâlnirea dvs. și păstrarea acesteia garantează că întâlnirea dvs. nu se împotmolește și stimulează discuțiile pe teme.
Faceți aranjamente pentru înregistrarea proceselor-verbale ale ședinței
Veți dori, de asemenea, să faceți anumite măsuri pentru înregistrarea proceselor-verbale ale ședinței. Nu încercați să faceți acest lucru singur; trebuie să puteți participa pe deplin și să ascultați și să contribuiți bine este un loc de muncă cu normă întreagă. Dacă nu aveți pe cineva care poate participa și poate servi ca secretar, cereți-i permisiunea membrilor consiliului consultativ de a înregistra întâlnirea.
Faceți băuturi răcoritoare disponibile
A avea băuturi răcoritoare este o idee bună. Cafea, ceaiul, apa, sucurile și gustările sănătoase, cum ar fi fructele sau brioșele, sunt o notă plăcută și întotdeauna binevenite la întâlniri. După prima dvs. întâlnire, veți avea un sentiment al preferințelor participanților la băuturi și gustări și puteți planifica în consecință pentru următoarea întâlnire.
Relaxa!
Mai presus de toate, nu vă îngrijorați de prezentarea dvs. Sunteți acolo pentru a vă împărtăși viziunea și speranțele pentru compania dvs. și a căuta sfaturi, pentru a nu impresiona pe cineva cu efecte de prezentare multimedia.
Obiectivul dvs. pe termen lung este de a stabili o relație de lucru de încredere cu membrii consiliului consultativ, astfel încât să vă concentrați pe faptul că asigurați-vă că membrii consiliului consultativ se îndepărtează de sentimentul că au auzit și că au contribuit la administrarea companiei dvs. - și aștept cu nerăbdare următoarea ședință a consiliului.
Am inclus comentarii în această Agendă de reuniuni a consiliului consultativ pentru a vă ghida în procesul de întâlnire. Simțiți-vă liber să imprimați această agendă și să o adaptați la nevoile dvs. - puteți să o copiați direct într-un document de birou Word, Excel sau similar, selectând textul și utilizând copierea / lipirea (utilizând Windows, schițați textul pe care doriți să-l selectați cu mouse-ul , și apăsați CTRL-C pentru a copia și CTRL-V pentru a lipi).
Numele Companiei dvs. (completați)
Agendă
Data - (Completați)
Locație - (Completați)
| Începutul / sfârșitul timpului | Activitate |
| 10:00 - 10:05 | introduceri (Presupunând că membrii consiliului consultativ nu s-au întâlnit, introduceți-vă pe dvs. și pe toți membrii consiliului, prezentând o scurtă descriere a expertizei acestora.) |
| 10:05 - 10:10 | De ce un Consiliu consultativ? (O scurtă afirmație cu privire la modul în care vedeți comitetul consultativ care operează și contribuțiile pe care sperați că Consiliul consultativ le poate aduce companiei dvs. Includeți detalii cum ar fi cât de des se va întâlni consiliul.) |
| 10:10 - 10:20 | Întrebări (Dacă există, dacă nu există, adresați-le membrilor consiliului dvs. modul în care văd Comitetul consultativ care operează și cum speră să contribuie.) |
| Discuție Subiect: (Introduceți-vă întrebarea / declarația de problemă aici). | |
| 10:20 - 10:25 | Prezentarea subiectului de discuție (O schiță a istoriei subiectului și a modului în care acesta afectează în prezent compania; nu vă dați opiniile / soluțiile în acest moment.) |
| 10:25 - 11:35 | Discuţie (Vreți să păstrați ideile în această etapă, să nu respingeți sau să respingați ideile în acest moment, să contribuiți și la ideile / punctele dvs. de vedere). |
| 11:35 - 11:50 | Propuneri / Rezoluții (Evaluarea ideilor pe care le-a auzit grupul și alegerea celor mai bune "soluții"). |
| 11:50 - 11:55 | rezumat (Rezumați tema, discuția și rezultatele pentru grup și spuneți-le ce intenționați să faceți.) |
| 11:55 | Amânare |
Data următoarei întâlniri - (Completați)
Dacă utilizați acest program de timp, acesta este un moment excelent pentru a lua membrii consiliului consultativ la un pranz bun (mai ales dacă nu au fost servite gustări în timpul întâlnirii). Amintiți-vă că întâlnirea sa încheiat, iar prânzul ar trebui să fie în primul rând o ocazie socială!
Păstrați întâlnirile scurte
Nu trebuie să aveți niciodată o ședință a consiliului consultativ care să dureze mai mult de două ore. Două ore sunt suficient de lungi pentru ca majoritatea oamenilor să-și acorde o atenție nelimitată sarcinii de lucru.
Începeți întâlniri viitoare cu o revizuire a temelor anterioare de discuții
În cadrul întâlnirilor viitoare, ar trebui să începeți cu o revizuire a ceea ce ați făcut în legătură cu subiectul discutat ultima ședință și să invitați comentariile membrilor consiliului consultativ cu privire la acțiunile companiei dvs.
Deoarece "întâlniți-vă și salutați" este departe de drum, poate doriți să aveți două subiecte de discuții la viitoarele întâlniri ale consiliului dvs. consultativ. Puteți avea chiar și trei dacă credeți că se vor potrivi confortabil în formatul de două ore. Dar nu ar trebui să aveți mai mult de trei ani.