Stăpânește-ți sistemul de depozitare!
Acordarea timpului pentru organizarea sistemului dvs. de înregistrare este crucială. În timp ce toată lumea ar dori să aibă un birou fără hârtie , realitatea este că multe întreprinderi mici au încă nevoie de a stoca documente de hârtie, cum ar fi facturi , chitanțe etc., și să le poată recupera cu ușurință atunci când este necesar.
Depunerea corectă a chitanțelor este deosebit de importantă; un sistem de înregistrare inexistent sau dezordonat poate adăuga zile de efort suplimentar la momentul impozitului pe venit, deoarece nu doriți să pierdeți deducerile fiscale din cauza chitanțelor lipsă.
Și dacă afacerea dvs. face obiectul unui audit și nu puteți să prezentați documentele necesare pentru a vă suporta cheltuielile, afirmațiile dvs. vor fi cel mai probabil respinse și declarația dvs. fiscală va fi reevaluată .
În calitate de proprietar al unei întreprinderi mici , trebuie să aveți posibilitatea să lucrați rapid la birou la birou . Deși instalarea unui sistem de înregistrare a hârtiei pare să fie dificilă, este o sarcină relativ ușoară care poate fi facilitată de câteva sfaturi și trucuri de depunere.
Cum să vă organizați sistemul de depunere
(1) Stați la birou pentru câteva minute și aflați unde veți căuta instinctiv lucrurile.
Am un sertar la dreapta stației mele de lucru. Când am creat primul sistem de înregistrare, n-am avut nimic în el. Când aș căuta pixuri, tăieturi de hârtie sau capsator, era primul loc în care aș fi privit, chiar dacă știam că era gol. Deci, în mod natural, am așezat stilourile, tăieturile de hârtie și capsatorul în sertar. Pentru mine, a fost casa naturala pentru aceste obiecte.
Toată lumea va aborda acest lucru în mod diferit și ceea ce funcționează pentru o persoană poate să nu funcționeze pentru altul. Luați câteva minute să vă așezați la spațiul de lucru principal și să ajungeți la echipament, consumabile și fișiere. Acest lucru vă va ajuta să stabiliți locul ideal pentru depunerea acestor articole pentru dvs. personal.
(2) Acum că știți unde veți căuta în mod natural informații, trebuie să determinați dacă un sistem de arhivare alfabetic, numeric sau de subiect va funcționa cel mai bine pentru dvs.
Cum vă veți organiza documentele în categorii de depuneri (cheltuieli, financiare, marketing )?
Cum găsiți documente de afaceri legate de cheltuieli de afaceri, cum ar fi declarațiile bancare, facturile de utilități, încasările de cheltuieli de birou, jurnalele kilometrajului vehiculului etc? Cum rămâne cu informațiile despre clienți - căutați lucruri în funcție de numele clientului? Numărul de referință? Acesta este un pas esențial, deoarece va determina modul în care vă veți expune sistemul de înregistrare. Odată ce ați determinat ce categorii veți folosi, decideți dacă trebuie să mergeți mai departe și să creați subcategorii. Faceți acest lucru înainte de a cumpăra ceva pentru sistemul dvs. de depozitare.
(3) Apoi, determinați în mod cert nevoile dvs. de stocare.
Aveți un număr mare de fișiere pe care le accesați zilnic? Ai acces doar la fișiere săptămânal? Răspunsurile vor determina dacă aveți nevoie de un suport pentru fișiere de birou, un dulap de depozitare cu două sertare în apropierea biroului sau un dulap lateral de depozitare cu patru sertare în întreaga cameră.
Alegeți cu atenție. Permiteți creșterea atunci când vă uitați la dulapurile de depozitare - cumpărați ceva pentru a găzdui de două ori dosarele pe care credeți că le veți avea acum. Acest lucru va limita numărul de reparații și reorganizarea sistemului dvs. de depozitare.
(4) Investiți într-un bun sistem de etichetare pentru claritate și acces facil.
Fiind capabil să citească etichetele fișierelor este evident, dar claritatea în etichetare vă va economisi mai mult timp de depozitare decât vă puteți imagina.
Majoritatea companiilor care fac etichete oferă șabloane care se integrează cu cel mai popular software de procesare de text. Poate doriți să luați în considerare unul dintre sistemele mici de fabricare a etichetelor care pot imprima acum și etichete individuale de corespondență. Elementele care efectuează taxe duble sunt de obicei o investiție înțeleaptă.
(5) Acum sunteți gata să cumpărați dosare de fișiere.
Cea mai bună investiție este să cumpărați foldere agățate colorate (asigurați-vă că sunt incluse filele de etichete din plastic) și directoarele fișierelor manila simple. Dosarele colorate agățate sunt cele mai bune din două motive:
- ele sunt ușor accesibile
- ele ușurează recunoașterea categoriilor
De exemplu, dacă puneți toate fișierele client în agende agățate de galben, informațiile financiare din folderele albastre și orice legătură cu marketingul în directoarele roșii, puteți vedea cu ușurință aproximativ unde trebuie să căutați un anumit fișier.
Simplu este cel mai bun
Principiul KISS se aplică instalării unui sistem de depozitare ușor de utilizat și ușor de dezvoltat. Păstrați-l pe iubitul simplu! Categoriile largi de subiecte vă vor permite să adăugați cu ușurință fișiere noi pe măsură ce crești și veți elimina necesitatea de a vă actualiza sau reorganiza sistemul de evidență în mod regulat.
Ținând-o simplă, va fi și mai ușor să vă integrați fișierele de hârtie și fișierele digitale ca parte a sistemului global de gestionare a documentelor .
Du-te fără hârtie unde este posibil
Dacă încercați să vă verdeți afacerea și să faceți trecerea la un birou fără hârtie, puteți să scanați chitanțele de cheltuieli și să le stocați împreună cu celelalte informații contabile digitale. Unele dintre noile aplicații software de contabilitate bazate pe cloud facilitează acest lucru prin faptul că au aplicații mobile care vă permit să luați un telefon mobil cu ajutorul unei chitanțe de cheltuieli și să-l înregistrați în zbor (consultați Cel mai bun software de contabilitate pentru întreprinderile mici din Canada ).
Rețineți că copiile de pe hârtie sau imaginile digitale ale încasărilor de cheltuieli sunt, în general, acceptabile pentru Agenția de venituri din Canada (CRA), cu condiția ca acestea să fie clar lizibile. În caz contrar, ARC poate solicita să vadă documentele originale pe parcursul unui audit sau al unei solicitări de rutină de documentare, astfel încât originalele să fie întotdeauna păstrate pentru timpul prescris. (A se vedea Cât timp trebuie să îmi păstrez înregistrările comerciale?) Pentru mai multe informații.)