5 modalități de reducere a timpului pe care îl cheltuiți
Dar, din păcate, urăște-te sau nu, atunci când conduci o afacere mică, depunerea trebuie făcută sau veți găsi în curând biroul tău prăbușit sub greutatea întregii hârtii care se păstrează în sus. Ce-i un hater de depunere?
Există două abordări ale problemei care ar putea ajuta.
Puteți încerca să faceți depunerea timpului cât mai scurtă posibil (o metodă pe care am aproape să o perfecționez de-a lungul anilor de funcționare a unui birou) sau să faceți cât mai multă distracție posibilă (ceva ce tot încerc să realizez). Să ne uităm la sfaturile pentru reducerea timpului pe care îl cheltuiești mai întâi la depozit.
Ștergeți și reciclați când este posibil
Prima întrebare cu privire la orice bucată de hârtie care vă așteaptă să fie depusă este "Este necesar ca acest document să fie depus?"
O mulțime de documente care vin în poștă pot merge direct în tocător. Care este scopul de a plasa anunțuri sau scrisori informative de la alte companii, de exemplu? Când aveți de-a face cu corespondența, citiți o singură coală o singură dată, decideți dacă veți avea nevoie de ea de un an de acum înainte și să o arhivați în mod corespunzător.
Șansele sunt bune, de asemenea, depuneți o mulțime de copii pe hârtie ale documentelor pe care nu trebuie să le depuneți - și nici nu ar trebui să fie imprimate în primul rând.
Nu este nevoie să copiați pe suport de hârtie copii ale facturilor sau scrisorilor, de exemplu, dacă fișierele electronice sunt organizate și dacă urmați procedurile corecte de salvare.
Deci, atunci când abordați acea grămadă de depunere, distrugeți "hârtia pe care o puteți trăi fără".
Utilizați un sistem de arhivare care face mai ușor treburile altor birouri, nu mai greu.
Cea mai mare parte a lucrării pe care trebuie să o depun este legată de procesul de desfășurare a afacerii - iar aceste documente trebuie introduse în sistemul contabil înainte ca orice altceva să se facă cu ei.
Deci, în loc să primesc chitanța pentru un cartuș de toner pentru imprimante și să o înregistrez în "P" în sistemul meu principal de depozitare, îl înregistrez în primul meu sistem de arhivare, o serie de dosare etichetate în funcție de lună și an.
De exemplu, dacă am cumpărat cartușul de toner în septembrie 2017, acesta este fișierul în care se află, împreună cu toate celelalte facturi, chitanțe și alte documente de afaceri care au avut loc în acea lună. Apoi este o chestiune simplă de a lucra prin dosarul de la sfârșitul lunii și de a face toate intrările contabile care trebuie făcute (sau dacă nu o faci singur, să dai dosarul lunar peste contabil sau contabil) .
Rețineți că conducem o afacere de servicii , nu o afacere cu amănuntul, așadar așezat în jos și lucrând la conturi o dată pe lună lucrează pentru mine. Va trebui să modificați în consecință ideea de dosar lunar, dacă trebuie să aduceți mai frecvent conturile la zi.
Gândiți-vă înainte de a vă înscrie
Ce se întâmplă după ce am folosit folderele lunare pentru a face contabilitatea? Documentele trebuie să fie transferate pe sistemul de "principală" de depozitare . Dar, mai degrabă decât aruncând fiecare document individual în funcție de titlul său, fișier logic în funcție de grup, o procedură de depunere găsesc mult mai rapid.
Să vedem încă o dată exemplul cartușului de toner al imprimantei.
În loc să depun această chitanță sub "P" pentru cartușul de toner pentru imprimanta, l-aș fi înregistrat în documentul Office Supplies - Receipts, același loc pe care l-aș fi depus, cum ar fi o chitanță pentru o colecție de note post-it sau o chitanță pentru imprimantă hârtie. Acest lucru nu numai că face depunerea mai rapidă, dar și că este mult mai ușor să găsiți documente după aceea.
Utilizați cuvinte și expresii întregi în etichetele folderului de fișiere, nu doar în litere
Nu există nicio regulă care să spună că vă limitați doar la litere unice atunci când creați diviziile sistemului dvs. de depozit. Și dacă o faci, îți faci inutilă și complicată depunerea. Personalizați sistemul dvs. de înregistrare, astfel încât să puteți beneficia de depunerea unui grup și de a găsi locul potrivit pentru a plasa un document mai repede.
De exemplu, în loc să am doar o secțiune din sistemul meu de înregistrare etichetat "C", am și o secțiune numită "Fișiere client".
Fișierele din "Fișierele client" sunt organizate în ordine alfabetică. Frumusețea personalizării sistemului dvs. de înregistrare în acest fel este că acesta poate fi întotdeauna subdivizat și organizat în continuare, dacă este necesar. Deci, un client major ar putea avea un divizor de sistem de fișiere etichetat cu numele său în secțiunea "Fișiere client" pentru a facilita găsirea documentelor legate de ea.
În acest exemplu, etichetele de pe sistemul de arhivare ar citi "B", "C", "Fișiere client", "D" ... A se vedea cât de mult este mai ușor depunerea dvs.?
Un alt sfat pentru a vă accelera depunerea: Nu uitați să personalizați și alfabetul. În loc să aveți doar o secțiune "M", etichetați și "Mc".
Păstrați-vă "primul" sistem de depozitare aproape și convenabil
Celălalt lucru minunat despre utilizarea unui sistem de arhivare în două etape, cum ar fi cel descris mai sus, este faptul că devine mult mai ușor să păstrezi fizic prima etapă a sistemului dvs. de depozitare (dosarele lunare) aproape de spațiul de lucru . Veți fi mult mai înclinați să vă depuneți documente imediat, în loc să le lăsați să se îngroape dacă aveți un loc strâns și organizat pentru a le depune.
Așadar, puneți folderele lunare din ultima, curenta și luna viitoare într-o tavă sau utilizați un fișier de concertină și puneți-l în brațul în spațiul de lucru. Cea mai mare parte a sistemului dvs. de înmatriculare (sistemul de depozitare "principal", așa cum l-am numit mai sus, poate fi în întreaga cameră sau chiar într-o încăpere diferită, dar în interesul economisirii timpului , nu ar trebui să vă ridicați faceți prima dvs. depunere.
Cum sa faci distractie in filing
Sfaturile de depunere pe care vi le-am dat până acum ar trebui să vă ajute să reduceți timpul petrecut în depozit și să împiedicați înghețarea creierului. Dar ce zici de a face timpul tău depozit mai distractiv?
Într-adevăr, singura strategie pe care am venit-o aici este mita absolută, recompensându-mă cu un cookie dacă mă înregistrez pentru o anumită perioadă de timp. Acest lucru va funcționa, dar poate duce la punerea în plin de kilograme, dacă aveți o mulțime de depunere de făcut.
Sau puteți lua o abordare mai artistică, folosind toate culorile diferite pentru dosarele de fișiere și utilizând fonturi neobișnuite sau caligrafie pentru etichete. Indiferent dacă acest lucru face ca depunerea dvs. să fie mai distractivă, aceasta va face cu siguranță să o faci mai atractivă.
Și cine știe? Poate că doar faptul că depunerea este mult mai rapidă acum că este atât de organizată va face mult mai distractiv de făcut.