Cum se creează un sistem de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici
Pentru multe companii, managementul documentelor se concentrează pe organizarea și stocarea documentelor. Ei doresc să poată stoca documentele într-un mod organizat și sigur, care permite încă găsirea ușoară a documentelor.
Acest articol vă va arăta cum să creați un sistem de gestionare a documentelor care să facă exact acest lucru.
Dacă introduceți "gestionarea documentelor" în orice motor de căutare, veți obține liste lungi de "soluții" pentru gestionarea documentelor, multe dintre acestea având aplicații software sau aplicații care fac publicitate avantajelor de a avea un birou fără hârtie .
Software-ul sau aplicațiile de gestionare a documentelor, cu toate acestea, sunt concepute pentru a îmbunătăți gestionarea de către dvs. a fișierelor electronice . Problema este că multe întreprinderi mici trebuie să se ocupe de amestecuri de date de modă veche pe hârtie și fișiere electronice - și, în unele cazuri, proporția datelor din hârtie este mult mai mare.
O soluție la problema de a avea un mediu de date mixt ar fi să utilizați un sistem de procesare a imaginilor pentru a transforma toate documentele afacerii dvs. în formă electronică. Dar acest lucru este prea scump și consumator de timp pentru multe întreprinderi mici.
Vestea bună este că puteți pune bazele unui sistem de gestionare a documentelor fără a achiziționa niciun software special sau care să treacă prin imaginile angro ale documentelor.
Sistemul nu trebuie să fie complex; trebuie doar să investești ceva timp în planificarea și punerea în aplicare a acesteia.
Cum se creează un sistem de gestionare a documentelor
Configurarea unui sistem de gestionare a documentelor implică trei etape;
- crearea unui plan de management al documentelor,
- punerea în aplicare a planului de gestionare a documentelor,
- și urmărirea prin.
Primul pas, care creează planul, implică răspunsul la aceste patru întrebări:
Care sunt regulile pentru crearea documentelor?
Facturi , scrisori de reamintire a plății, broșuri de vânzări, e-mail, bilanțuri , foi de calcul, rapoarte - toate întreprinderile creează o varietate de documente în cursul desfășurării și urmăririi afacerii. Și pentru a menține lucrurile organizate, toate întreprinderile trebuie să stabilească reguli pentru crearea documentelor.
De exemplu, există șabloane interne pentru unele dintre documentele standard de afaceri, cum ar fi scrisori și facturi și unde sunt localizate?
Există un ghid de stil interior care trebuie urmat?
Ar trebui ca documentele noi să fie datate și / sau marcate cu timp?
Ce proceduri ar trebui urmate pentru partajarea sau revizuirea documentelor?
Pentru unele întreprinderi mici, singura problemă cu privire la crearea de documente care contează va fi locul în care se găsesc șabloanele diferitelor documente de afaceri și modul de utilizare a acestora. Dar dacă crearea de documente în cadrul afacerii dvs. implică colaborarea diferită a persoanelor care examinează sau actualizează documente, va trebui să petreceți ceva timp pentru a decide cum trebuie făcute aceste lucruri pentru a asigura eficiența și coerența.
Cum vom stoca documente?
Există de fapt două aspecte la această întrebare.
Primul implică aspectele fizice ale stocării. Chiar dacă afacerea dvs. mică stochează documente în dulapurile de depozitare, există costuri asociate cu stocarea; nu doar costul dulapurilor de depozitare, ci costul timpului în care dumneavoastră și / sau angajații dumneavoastră depuneți documente sau mergeți să le recuperați. De fapt, cel mai mare cost asociat cu stocarea, pentru majoritatea întreprinderilor mici, este probabil costul timpului pierdut când oamenii caută documente.
Al doilea aspect al stocării documentelor este organizațional; cum vor fi depuse documentele? Cheia pentru a depune documente este să urmeze bune practici de gestionare a fișierelor.
De asemenea, trebuie să știți cum veți arhiva documente. Cum vă veți ocupa de fișierele care sunt învechite sau doar gata de a fi mutate la arzătorul din spate în sistemul dvs. de gestionare a documentelor?
Aproape de începutul fiecărui an, de exemplu, trec prin diferitele fișiere legate de muncă de pe computerul meu, eliminându-le pe cele care nu mai sunt actuale și creând foldere noi etichetate după an și / sau subiect, deplasând fișiere după cum este necesar.
Același lucru se poate face și cu fișiere de hârtie; nu este greu să elimini documentele vechi dintr-un dosar de fișiere și să le etichetați și să creați unul nou cu "Vechi" în titlu. Unele programe oferă opțiuni automate de arhivare. De exemplu, Microsoft Outlook vă permite să arhivați e-mailurile vechi.
Cum se poate simplifica recuperarea documentelor?
Această întrebare este inima sistemului dvs. de gestionare a documentelor. Într-un sondaj realizat de Leger Marketing pentru compania Xerox Canada, proprietarii și managerii de canale din SMB au declarat că au costat, în medie, 2.152 dolari pe an pentru a gestiona și a stoca documente și aproximativ o oră pe zi pentru a căuta aceste documente (globeandmail.com).
Încă o dată, practicile bune de depunere pot merge mult spre rezolvarea problemei. Navigarea în articolele de gestionare a datelor de pe acest site vă va face să începeți. Dacă faceți lucruri cum ar fi, în mod consecvent, urmați convenții stricte de numire, de exemplu, documentele vor fi mult mai ușor de găsit.
Și dacă sunteți unic proprietar care lucrează solo sau un proprietar de afaceri cu angajați , vă recomandăm să creați o listă de locații pentru fișiere , care să reamintească utilizatorilor unde se află anumite tipuri de fișiere și unde să găsească anumite documente. Dacă afacerea dvs. este la fel ca cea mai mare, nu uitați să includeți dacă fișierul va fi sau nu pe sistemul dvs. de calculator, pe un server intern, în nor sau dacă este în formă de hârtie depus într-o locație fizică, cum ar fi un dulap de depozitare. De exemplu, să presupunem că utilizați imagini, fotografii video sau chiar fotografii pe hârtie în afacerea mea. O intrare în lista locațiilor fișierelor ar putea fi:
Imagini digitale / video: computer (sau server) - unitate E: / photos - fișier în dosarul subiectului corespunzător
Imagini de hârtie: dulap 3 - Fotografii - alfa după subiect
Rețelele comune sau cele de tip "nor" trebuie să fie etichetate în funcție de conținut, așa cum ar trebui să conțină sertarele pentru dulapuri de depozitare.
Cum putem să ne păstram documentele în siguranță?
Prima linie de apărare pentru securitatea documentelor asigură securitatea fizică a spațiilor comerciale . Toate companiile trebuie să aibă sisteme de securitate, cum ar fi sistemele de alarmă, instalate - chiar și companiile de origine .
Întreprinderile ar putea avea nevoie sau doresc să investească în alte dispozitive de securitate, cum ar fi bare de ferestre / grătare, camere de supraveghere și / sau servicii de patrulare. Puteți petrece tot timpul ce doriți să creați parole și să criptați fișierele în încercarea de a vă proteja fișierele electronice, dar nu contează prea mult dacă cineva poate doar să se rătăcească și să vă fure calculatorul și să însoțească hard diskul.
Toate dulapurile de depozitare trebuie să fie închise și închise după orele de lucru (și blocate la prânz dacă nimeni nu are încredere în apropiere).
Procedurile generale de securitate pentru documentele electronice implică întărirea periodică a documentelor și păstrarea copiilor de siguranță a documentelor undeva în altă locație decât aceeași unitate de hard disk în care sunt localizate documentele originale. Off-site-ul este cel mai bun pentru a vă proteja împotriva confruntării datelor dvs. de afaceri cu dezastrele naturale - încă un alt motiv pentru care norul este ideal pentru afaceri .
Întreprinderile mici cu colegii sau angajații care utilizează aceeași rețea de computere pot dori, de asemenea, să restricționeze accesul anumitor utilizatori, astfel încât aceștia să poată utiliza sau să vadă doar o parte din resursele rețelei. De exemplu, este posibil să aveți un director de rețea sau un folder al cloud-ului denumit "Contabilitate" care are acces limitat doar la management Chiar dacă unui utilizator i se permite să acceseze o resursă, cum ar fi o aplicație, anumite documente pot fi protejate prin parolă. Conținutul documentelor poate fi, de asemenea, criptat, făcându-le accesibile numai celor care au cheia de criptare necesară.
Furtul angajaților este o altă amenințare la adresa securității datelor. Întreprinderile mici cu angajații ar trebui să facă o verificare a facturilor CV-urilor și să obțină verificări de bază asupra angajaților o chestiune de politică.
Implementarea sistemului dvs. de gestionare a documentelor
Odată ce ați creat planul de gestionare a documentelor, răspunzând la întrebările de mai sus, sunteți gata să îl implementați, asigurându-vă că întregul dvs. personal cunoaște detaliile sistemului de gestionare a documentelor companiei dvs. și că urmează procedurile adecvate la crearea, stocarea și recuperarea documentelor.
De asemenea, trebuie să fiți sigur că toți cei care accesează și utilizează documente din cadrul organizației dvs. urmăresc, facând lucruri precum denumirea și stocarea corespunzătoare a documentelor. Verificați la fața locului în mod regulat pentru a testa dacă anumite fișiere pot fi găsite cu ușurință și pentru a vă proteja împotriva defecțiunilor.
Puteți crea un sistem de gestionare a documentelor într-o zi, dar îl veți pune în aplicare în mod constant în timp, va fi cheia succesului său. Recompensele sunt uriașe - fiind capabile să găsească ceea ce vrei să găsești atunci când o vrei și liniștea minții.