Sfaturi pentru gestionarea dosarelor pentru fișierele digitale
În plus față de stocarea documentelor la nivel local pe desktopuri, laptopuri sau dispozitive mobile, tot mai multe companii folosesc cloud pentru aplicații de bază de afaceri și stocare de fișiere. (Vezi De ce Cloud Computing este ideal pentru întreprinderile mici și 5 dezavantaje ale Cloud Computing. )
Îmbunătățirea în continuare a problemei stocării este necesitatea ca multe companii să împartă documente între angajați .
Într-un birou acest lucru este de obicei realizat prin utilizarea unui server de fișiere sau a unui dispozitiv de stocare atașat în rețea (NAS). Dacă este necesar accesul mobil comun, documentele pot fi stocate în cloud și partajate prin atribuirea permisiunilor de acces. Rezultatul acestui lucru poate fi un coșmar de gestionare a fișierelor, cu unele dintre documentele unei persoane stocate în nor și unele locale, și chiar documente individuale stocate doar într-un loc sau altul.
Organizația este cheia pentru gestionarea electronică a fișierelor
Ori de câte ori sunt stocate documentele, este important să le păstrați organizate și actualizate. Scopul gestionării fișierelor electronice este să vă asigurați că puteți găsi ceea ce căutați, chiar dacă îl căutați de mai mulți ani după crearea acesteia.
Cei mai mulți oameni de afaceri s-au aflat la un moment dat într-o situație jenantă de a avea un apel la client și de a nu fi capabili să găsească rapid factura relevantă sau alte documente importante ale clienților.
La fel de enervant este de a încerca să găsiți documente referitoare la conturile companiei pentru contabil sau chiar mai rău, taxanul .
Organizarea corectă a documentelor digitale este deosebit de importantă într-un mediu comun - dacă unul dintre angajații dvs. este absent (temporar sau permanent!), Ar trebui să puteți localiza cu ușurință toate documentele create sau gestionate de acea persoană.
(Rețineți că pierderea potențială a problemelor legate de date cu angajații nemulțumiți, care pleacă, este un alt motiv pentru a vă proteja datele de afaceri .
Aceste sfaturi privind gestionarea fișierelor vă vor ajuta să vă păstrați accesibilitatea fișierelor:
1. Folosiți folderele de instalare implicite pentru fișierele program.
Utilizați locațiile implicite ale fișierelor atunci când instalați programe de aplicații. În Windows, fișierele programului de aplicații convenționale se află sub directorul (Drive Letter:) -> Program Files. Instalarea aplicațiilor în altă parte este confuză și inutilă.
2. Un loc pentru toate documentele.
Plasați toate documentele într-un singur director "rădăcină". Pentru un singur utilizator dintr-un mediu Windows, locația implicită este dosarul Documentele mele.
Într-un mediu de partajare a fișierelor încercați să faceți același lucru. Creați un singur director rădăcină (numit "Documente partajate", de exemplu) și stocați toate documentele din subdirectoarele din dosarul rădăcină. Având o singură locație pentru toate documentele electronice, este mai ușor să găsiți lucruri și să executați copii de rezervă și arhive.
3. Creați foldere într-o ierarhie logică.
Acestea sunt sertarele dulapului de depozitare al computerului dvs., ca să spunem așa. Utilizați limbajul simplu pentru a numi dosarele; nu vrei să te uiți la această listă de foldere în viitor și să te întrebi ce înseamnă "TFK" sau orice altă abreviere interesantă pe care ai inventat-o.
4. Dosarele Nest din foldere.
Creați alte dosare în cadrul acestor dosare principale după cum este necesar. De exemplu, un director numit " Facturi " poate conține dosare numite "2018", "2017" și "2016". Un director numit pentru un client poate include dosarele "date despre clienți" și "corespondență". Scopul este de a avea fiecare fișier într-un dosar, mai degrabă decât să aibă o grămadă de fișiere orfane enumerate.
Nu creați, totuși, structuri de dosare complexe, adânc înrădăcinate. Ori de câte ori este posibil, folosiți numele descriptiv al fișierelor.
5. Urmați convențiile de denumire a fișierelor.
Unele sisteme de operare (cum ar fi Unix) nu permit spații în nume de fișiere sau foldere, așa că evitați acest lucru dacă mediul dvs. de calcul este amestecat. În schimb, utilizați sublinierii ca delimitator (de ex. Doe_John_Proposal.doc). Alte caractere, cum ar fi /? <> \: * | "^ sunt, de asemenea, interzise în nume de fișiere sau foldere în Windows.
Utilizați nume descriptive de fișiere pentru identificare și recuperare ușoară, dar nu treceți peste bord - numele fișierelor / căilor au limite de lungime care variază între sistemele de operare. În Windows, lungimea maximă maximă a căii pentru un fișier (de exemplu, litera de unitate + nume de fișiere + nume de fișier) este de 260 de caractere. Utilizați abrevieri comune ori de câte ori este posibil, cum ar fi Jan pentru ianuarie sau Corp for Corporation.
6. Fii specific.
Dați fișiere electronice nume logice și specifice și includeți date în numele fișierelor, dacă este posibil. Scopul când se numește fișiere este de a putea spune ce este fișierul fără a fi nevoit să îl deschizi și să te uiți. Deci, dacă documentul este o scrisoare către un client care îi amintește că plata este restante, spuneți-i ceva de genul "overdue_20180115"; mai degrabă decât ceva de genul "scrisoare". De unde știi cine este scrisoarea fără ao deschide?
Dacă partajați fișiere prin e - mail sau dispozitive portabile, este posibil să doriți ca numele fișierului să includă informații mai specifice, deoarece informațiile despre dosar nu vor fi incluse în fișierul partajat. De exemplu, dacă documentul dvs. se află în Documentele mele \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc și fișierul este partajat sau trimis prin e-mail, toți destinatarii vor vedea documentul Doe_John_20170416.doc și este posibil să nu poată spune că fișierul este un client factură fără ao deschide.
7. Fișier în timp ce mergeți.
Cel mai bun moment pentru a depune un document este atunci când îl creați pentru prima dată. Așa că obișnuiți să utilizați caseta de dialog "Salvați ca" pentru a vă înscrie documentul, precum și pentru a îl numi, așezându-l în locul potrivit.
8. Comandați-vă fișierele pentru confortul dvs.
Dacă există foldere sau fișiere pe care le utilizați foarte mult, forța-le în partea de sus a listei de fișiere prin redenumirea lor cu un! sau un AA la începutul numelui fișierului.
9. Cull fișierele dvs. în mod regulat.
Uneori, ceea ce este vechi este evident ca în exemplul dosarului numit "Facturi" de mai sus. Dacă nu, păstrați-vă dosarele fără probleme prin eliminarea fișierelor vechi.
Nu ștergeți fișierele legate de afaceri decât dacă sunteți absolut sigur că nu veți mai avea nevoie de fișierul din nou. În schimb, în colecția principală de directoare din dosarul rădăcină, creați un dosar numit "Vechi" sau "Inactiv" și mutați fișierele vechi în el atunci când le întâlniți.
( Cât timp trebuie să păstrați înregistrări de afaceri pentru CRA sau IRS? Explică cât timp trebuie să păstrați înregistrările comerciale pentru a vă îndeplini obligațiile fiscale.)
10. Faceți copii de siguranță ale fișierelor în mod regulat.
Indiferent dacă copiați fișierele pe o altă unitate sau pe bandă, este important să configurați și să urmați o schemă obișnuită de backup. Consultați 3 pași către un sistem de backup de succes .
Gestionarea bună a fișierelor face să găsească ceea ce doriți ușor
Gestionarea documentelor electronice ar trebui să facă parte dintr-o strategie generală de gestionare a documentelor pentru afacerea dvs. Un plan adecvat de gestionare a documentelor ar trebui să includă toate aspectele legate de manipularea documentelor, inclusiv stocarea, recuperarea, copierea de rezervă și securitatea.
Funcția de căutare este un lucru minunat, dar nu se va potrivi niciodată cu ușurința de a putea merge direct la un dosar sau un fișier. Dacă urmați aceste sfaturi de gestionare a fișierelor în mod consecvent, chiar dacă nu știți unde este ceva, știți unde ar trebui să fie - un avantaj imens când vine vorba de a găsi ceea ce căutați. Practicile bune de gestionare a fișierelor vă vor economisi timpul și banii .