O privire la argumentele pro și contra unui birou fără hârtie
Iată o privire la avantajele și dezavantajele unui birou fără hârtie pentru a vă ajuta să vă decideți dacă merge fără hârtie este o decizie inteligentă pentru afacerea dvs. mică.
Pro-urile unui birou fără hârtie
1. Efecte ecologice - Potrivit ziarului Green Daily , hârtia reprezintă 25% din deșeurile din depozitele de deșeuri, iar dacă Statele Unite ar reduce utilizarea de hârtie de birou cu doar 10%, ar împiedica emisia de 1,6 milioane de tone de gaze cu efect de seră. Și asta e doar pentru hârtie, fără a lua în considerare producerea și eliminarea cartușelor de cerneală și energia utilizată de imprimante. Deplasarea fără hârtie este o decizie conștientă de mediul înconjurător.
2. Cost eficient - La fel ca și beneficiile unui birou fără hârtie pentru mediu, există și beneficii pentru bugetul întreprinderilor mici. Gândiți-vă cât de mult cheltuiți în fiecare lună pe hârtie, cerneală, poștale și alte bunuri care susțin un birou greu de hârtie. Apoi, ia în considerare spațiul necesar pentru a stoca toate materialele fizice și documentele reale. Poate fi destul de costisitor. De-a lungul timpului, trecerea fără hârtie ar putea duce la economii uriașe pentru afacerea dvs. mică.
3. Acces ușor - Fiind fără hârtie înseamnă că toate documentele dvs. importante sunt digitalizate. Aveți posibilitatea să le copiați la Cloud sau să le accesați printr-o aplicație desktop la distanță, oferindu-vă posibilitatea de a lucra de la un birou mobil sau de oriunde, pentru a rămâne productivă.
4. Organizarea fișierelor - Dacă ați pierdut vreodată timp amestecând un cabinet dezorganizat sau stive de hârtie pentru a găsi ceea ce căutați, știți cât de grele pot fi documentele pe hârtie.
Când creați un birou fără hârtie, creați un sistem de fișiere digital care este mai ușor de organizat, căutat și optimizat în timp. Acest lucru face ceea ce a fost odată un proces dureros de găsire a unui document la fel de ușor ca efectuarea unei căutări.
Consulul unui birou fără hârtie
1. Defecțiune sistem - Digital poate fi acces rapid, dar înseamnă și pierderea rapidă. Luați în considerare ce s-ar întâmpla cu toate documentele de afaceri care sunt salvate local pe computer în cazul în care sistemul dvs. se blochează. Ai putea pierde totul. Este important pentru fiecare afacere mică, și în special pentru cele care nu au suport de hârtie, să aibă un sistem de backup și protecție a datelor în afara locației.
2. Securitate - fișierele digitale nu pot fi protejate de o încuietoare de pe un dulap sau de ușă de birou, astfel încât securitatea documentelor și a informațiilor sensibile reprezintă o preocupare serioasă pentru birourile fără hârtie. Soluțiile includ criptarea, serverele locale și accesul restricționat, toate acestea având propriile costuri și beneficii. În plus, este important să țineți cont de natura anumitor companii și de sensibilitatea materialelor manipulate zilnic (gândiți-vă la contabilul dvs.) pur și simplu nu vă dați posibilitatea să mergeți fără hârtie.
3. Procese de revizuire - parte din trecerea la un birou fără hârtie implică revizuirea tuturor proceselor dvs. actuale de operare și găsirea de alternative adecvate.
De exemplu, poate fi necesar să începeți să utilizați un serviciu de semnătură electronică, servicii de facturare online și de plată și alte aplicații care înlocuiesc nevoia de documente fizice. Tot personalul dvs. va trebui, de asemenea, să fie instruit în noul sistem odată ce acesta este în vigoare.
4. Timp Intensiv - Deplasarea fără hârtie nu este un proces peste noapte; există o mulțime de factori de luat în considerare. Este nevoie de timp pentru a lua în considerare toate implicațiile de a lăsa lumea din hârtie în urmă și la fel de mult timp pentru a pune în aplicare toate modificările operațiunilor dvs. care susțin că sunt fără hârtie.
Decizia de a merge fără hârtie este una care variază de la o întreprindere la alta și cu siguranță nu este o decizie universală potrivită pentru fiecare companie. Cea mai importantă parte a deciziei de a merge fără hârtie face cercetările dvs., astfel încât să puteți decide dacă beneficiile depășesc provocările.
Apoi, creați un proces sistematic care nu vă va permite doar să beneficiați de avantajele lipsei de hârtie, ci și să vă îmbunătățiți productivitatea în același timp.