Păstrarea chitanțelor de afaceri organizate poate ajuta proprietarii de afaceri să monitorizeze progresul afacerii lor, împreună cu pregătirea acestora pentru situațiile financiare.
De asemenea, vă ajută să identificați sursele de venit, să țineți evidența cheltuielilor și să pregătiți articolele pentru declarațiile fiscale.
Un sistem mai bun
De-a lungul anilor, este important să se dezvolte un sistem bun de înregistrare pentru încasări. De exemplu, acesta poate include un sistem de înregistrare care ușurează introducerea datelor și vă permite să preluați o anumită chitanță dacă doriți să căutați un anumit document după dată sau categorie.
Un exemplu de păstrare a chitanțelor de afaceri organizate este păstrarea unei serii de dosare de fișiere etichetate în funcție de lună și an, cum ar fi "Încasările din noiembrie 2017". Cele două dosare cele mai actuale ale fișierelor pot să stea pe birou, astfel încât atunci când colectați chitanțe pe diverse runde, este ușor să le afișați în dosarul lunar corect.
Apoi, atunci când faceți înregistrările dvs. de date lunare, puteți lua dosarul lunar corespunzător și sortați chitanțele de afaceri în grămezi pe baza clasificărilor lor privind impozitul pe venit . De exemplu, puteți să strângeți împreună toate documentele de încasare a software-ului, toate chitanțele de cheltuieli pentru mâncare și de divertisment împreună și toate chitanțele de cheltuieli legate de automobile împreună.
Când ați terminat introducerea datelor , puteți pune dosarul de chitanță al lunii în locul corespunzător într-un sertar al uneia dintre dulapurile de depozitare.
Dacă sunteți o persoană de afaceri cu o mulțime de încasări de cheltuieli, este ușor să adaptați același sistem prezentat mai sus, împreună cu intrări mai frecvente.
Faceți copii sau imagini digitale
Dacă încercați să faceți trecerea la un "Birou fără hârtie", cum ar fi cea mai mare parte a lumii moderne în aceste zile, puteți scana încasările de cheltuieli și le puteți stoca cu alte informații contabile digitale.
De fapt, unele dintre noile aplicații software de contabilitate bazate pe cloud au aplicații mobile care vă permit să luați un telefon mobil cu ajutorul unei chitanțe de cheltuieli și să-l înregistrați în zbor.
Pentru cei care desfășoară activități în Canada, copii pe suport de hârtie sau imagini digitale ale încasărilor de cheltuieli sunt în general acceptabile pentru Agenția de venituri din Canada (CRA), cu condiția ca ele să fie clar lizibile. În caz contrar, ARC poate solicita să vadă documentele originale pe parcursul unei cereri de audit sau de rutină pentru documentare. Astfel, originalele ar trebui să fie întotdeauna păstrate pentru timpul prescris, care este în medie pentru o sugestie de șase ani.
Eficienta sarcinii fiscale
Plata pentru că ați avut timp să vă organizați încasările pentru cheltuieli înainte de a le depune este în a face declarația dvs. de impozit pe venit. Pentru un singur lucru, veți avea toate chitanțele care vor servi drept dovadă pentru deducerea fiscală aferentă afacerii dvs. Pentru un altul, după ce ați sortat deja încasările dvs. pe categorii de cheltuieli de afaceri, înseamnă că toate veniturile relevante pentru fiecare categorie sunt gata să se adapteze, făcându-vă completarea rapidă și ușoară a întoarcerii impozitului pe profit.
Notă: În Canada, dacă dețineți un proprietar unic sau un parteneriat , cheltuielile dvs. de afaceri sunt înscrise pe formularul T2125 care face parte din declarația dvs. de impozit pe profit T1.
Dacă vă desfășurați afacerea în calitate de corporație în Canada, vă veți revendica cheltuielile de afaceri pe declarația dvs. de impozit pe profit T2.
Când taxa pe venit este depusă
Deoarece atât de multe declarații privind impozitul pe venit sunt acum depuse online, nu mai este comună sau necesară trimiterea facturilor în momentul în care depuneți impozitul pe venit. În schimb, puneți toate chitanțele dvs. relevante pentru anul fiscal într-un singur dosar etichetat pe an, cum ar fi "Tax Receipts 2017", și adăugați dosarul la dulapul de depozitare, digital sau fizic.
Dacă vreodată aveți vreun fel de dispută cu Agenția de venituri din Canada, IRS sau pur și simplu veți fi auditat , încasările dvs. vor fi dovezi cruciale.