Numărul de ani este diferit în Canada și SUA
Răspuns:
În scopuri fiscale, trebuie să păstrați declarațiile de impozit pe venit și alte evidențe de afaceri timp de șase ani, în cazul în care Departamentul pentru Venituri din Canada (CRA) decide să vă revizuiască declarațiile fiscale și / sau să vă auditeze afacerea dvs. mică. ( Nu doriți un audit al agențiilor de rating) Evitați aceste 10 steaguri roșii . Acestea includ înregistrări pe suport de hârtie sau pe suport electronic și ar trebui să includă toate documentele justificative privind veniturile și cererile pentru cheltuieli deductibile.
Pentru declarațiile fiscale din SUA, "păstrați înregistrări timp de trei ani de la data la care ați depus returnarea inițială sau doi ani de la data plății taxei, oricare dintre acestea este ulterioară, dacă depuneți o cerere de credit sau rambursați după depunerea declarației dvs. înregistrează timp de șapte ani dacă depuneți o plângere pentru o pierdere din titluri de valoare sau deducerea datoriilor neplacute "(IRS).
Aflați mai multe:
Ce contează ca venit de afaceri în Canada?
Ce cheltuieli de afaceri pot fi deduse?
De fapt, Agenția de venituri din Canada (CRA) afirmă că "dacă vă depuneți întoarcerea la timp , păstrați-vă înregistrările pentru cel puțin șase ani de la sfârșitul anului fiscal la care se referă" (sublinierea a fost adăugată). Cu toate acestea, cei șase ani sunt de la sfârșitul perioadei pentru care a fost depusă declarația fiscală, deci pentru o declarație fiscală depusă în 2015, trebuie să păstrați înregistrările până la data de 31 decembrie 2021 (o zi mai mică de șapte ani). Majoritatea companiilor își păstrează înregistrările timp de șapte ani pentru a evita confuzia.
Dacă înregistrările sunt în formă electronică, acestea trebuie să fie disponibile într-un format ușor de citit de către agenția de rating. Pentru informații suplimentare privind cerințele privind păstrarea înregistrărilor electronice, consultați circulația electronică a evidenței electronice IC05-1R1 a CRA.
IRS poate accepta înregistrări contabile electronice din cele mai populare programe software contabile și le poate solicita pentru a reduce hârtia tipărită și pentru a diminua nevoia de solicitări de urmărire.
Ce se întâmplă dacă fac apel la o judecată fiscală?
În cazul declarațiilor fiscale canadiene, ARC avertizează de asemenea că, dacă ați depus o contestație fiscală sau o contestație , ar trebui să vă păstrați înregistrările până la soluționarea problemei și până la expirarea termenului de depunere a contestației (ceea ce poate însemna păstrarea înregistrărilor pentru anul fiscal mai lung de șase ani).
Același lucru este valabil și pentru apelul la o hotărâre fiscală din SUA - să păstrați toate înregistrările până la finalizarea procesului de recurs.
Rețineți, de asemenea, că atunci când apelați la o hotărâre fiscală pe lângă păstrarea copiilor corespondenței pe suport de hârtie, trebuie să țineți în evidență în scris orice întâlnire sau conversație telefonică cu oficialii fiscali, inclusiv data, ora și subiectul conversației. Menținerea unor înregistrări amănunțite vă va crește șansele de a face recurs.
Pot obține o excepție la regula de șase ani?
Dacă doriți să vă aruncați înregistrările de afaceri în Canada înainte ca perioada minimă de șase ani să se încheie, trebuie să obțineți permisiunea scrisă din partea directorului biroului dvs. de servicii fiscale. Formularul de utilizat pentru acest lucru este T137, Cerere pentru distrugerea de cărți și înregistrări. Agenția de venituri din Canada poate sau nu poate acorda o excepție. Dacă vă distrugeți înregistrările de hârtie sau electronice înainte de șase ani fără permisiunea ARC, puteți fi supus urmăririi penale.
Rețineți că ARC poate, de asemenea, solicita ca anumite sau toate înregistrările să fie păstrate pentru o perioadă suplimentară de timp.
Ce se întâmplă dacă închid afacerea mea ?
Dacă afacerea dvs. nu este încorporată (de exemplu, este un asociat unic sau un parteneriat ), trebuie să păstrați și înregistrările dvs. timp de șase ani de la sfârșitul ultimului an fiscal. O întreprindere încorporată trebuie să păstreze înregistrări timp de doi ani de la data dizolvării societății.
Ce se întâmplă dacă înregistrările mele sunt pierdute, furate sau distruse (prin foc, inundații etc.)?
Dacă ați solicitat deduceri, dar nu puteți furniza documentația justificativă adecvată atunci când solicitați de către CRA sau IRS, este posibil ca pretențiile dvs. să fie respinse. Dacă înregistrările au fost furate sau distruse de un act al lui Dumnezeu sau dacă puteți furniza dovezi ale furtului sau distrugerii, cum ar fi fotografiile pagubelor, copii ale rapoartelor de poliție sau de incendiu etc.
CRA / IRS vă poate arăta mai bine pretențiile. Cu toate acestea, atunci când se solicită deducerea, sarcina probei se află pe contribuabil .
Este responsabilitatea dvs. să luați toate măsurile rezonabile pentru a vă asigura că hârtiile / înregistrările dvs. electronice și înregistrările sunt protejate , fie că sunt păstrate în propriul birou sau de către o terță parte (cum ar fi un contabil sau un contabil). Copiile de rezervă ar trebui să fie făcute și stocate în siguranță sau (pentru documentele electronice) pe suportul de rezervă sau pe spațiul de stocare în nor.
Dacă nu aveți copii de rezervă, va trebui să depuneți toate eforturile pentru a vă reconstrui înregistrările contactând băncile, companiile de cărți de credit, furnizorii etc. pentru copii ale înregistrărilor dvs. De asemenea, puteți solicita asistența unui avocat fiscal pentru a negocia cu ARC sau IRS.
Vezi si:
Maximizați deducerile pentru impozitul pe profit
7 sfaturi pentru organizarea înregistrărilor de afaceri