Formularul W-2 include informații privind salariile angajaților plătite în anul calendaristic anterior și reținerea din aceste salarii, precum și informații privind beneficiile și alte deduceri din salariu.
Când sunt W-2 Forms Due?
W-2s se datorează angajaților până la sfârșitul lunii ianuarie, pentru anul calendaristic precedent. Dacă 31 ianuarie este un weekend sau o vacanță, rapoartele se datorează următoarei zile lucrătoare. Iată datele finale privind raportarea la sfârșitul anului a impozitului pe salarii, date scadente pentru anul curent.
Formularele W-2 se datorează administrației de securitate socială până la data de 31 ianuarie. După ce ați dat angajaților formularele W-2, trebuie să trimiteți aceste formulare împreună cu formularul de transmitere W-3 către Administrația de securitate socială (SSA).
Termenul limită din ianuarie este o încercare de a reduce frauda fiscală, dar înseamnă că ar trebui să îi oferiți angajaților formularele W-2 la începutul lunii ianuarie, astfel încât să aibă posibilitatea de a le examina înainte de a fi depuse. Distribuirea mai devreme a angajaților va diminua erorile din formularele W-2 , deci nu trebuie să depuneți un W-2 corectat.
Colectarea informațiilor pentru pregătirea formularelor W-2
Informațiile pentru acest formular provin din registrul dvs. de salarizare , care prezintă totaluri anuale pentru fiecare salariat pentru salariu și reținere, împreună cu deduceri pentru planuri medicale, conturi de economii de sănătate și alte elemente.
Iată mai multe detalii despre informațiile de care aveți nevoie pentru a pregăti aceste formulare W-2.
Dificultate: medie
Timp necesar: Depinde de numărul de angajați și de numărul de deduceri și plăți suplimentare
Iată cum să pregătiți formularul W-2
Informații despre angajator
Pentru fiecare W-2 pe care îl pregătiți, va trebui să includeți informații despre afacerea dvs.: Numărul de angajator al angajatorului (EIN) și numele și adresa angajatorului.
Număr de control
Poate doriți să adăugați un număr de control intern pe fiecare W-2, dacă plătiți mai mulți angajați. Puteți genera singur numărul, sau software-ul de pregătire a salariilor poate genera acest număr.
Câștigurile angajaților Veți avea nevoie de asemenea
- Total salarii, sfaturi și alte compensații (Caseta 1). Aceasta este salariul brut pentru toți angajații orari și salariați.
- Valoarea totală a reținerii (caseta 2)
- Salariul total de securitate socială (până la maximul asigurărilor sociale ) (caseta 3). Unele plăți nu sunt incluse în salariul pentru securitate socială , deci va trebui să reduceți intrarea cu aceste sume.
- Taxa totală de securitate socială reținută (caseta 4)
- Salariile și sfaturile totale ale Medicare (la fel ca salariile totale) (caseta 5)
- Impozitul pe medicamente reținut (caseta 6). Această sumă include suma de impozit suplimentar Medicare pentru angajații mai bine plătiți.
- Sfaturi privind securitatea socială (caseta 7) și sfaturi alocate (Caseta 8)
Apoi, veți avea nevoie de informații despre salariați și salariile totale și reținerea pentru fiecare angajat pentru anul trecut:
Alte plăți. Este posibil să fi plătit plăți EIC în avans (credit de venituri obținute) (caseta 9) și prestații de îngrijire dependente (caseta 10) plătite angajaților.
Informații privind participarea la planurile de pensii, angajații legali
La fiecare W-2 trebuie să bifați caseta corespunzătoare dacă angajatul participă la un plan de pensionare (Caseta 13) sau un plan necalificat (Caseta 11), dacă acesta este un angajat statutar (Caseta 13) sau dacă angajatul salariul de boală primit de la terți (caseta 13.
Caseta 12
Rubrica 12 se referă la sumele pentru alte compensații sau rapoarte, pentru a intra în cutii de 1-4. Unele dintre cele mai comune informații pentru Caseta 12:- Siguranța socială nedeclarată, RRTA (pensionare pe calea ferată) sau impozitul Medicare, la sfaturi sau la asigurarea de viață de grup
- Amânări opționale la 401 (k), 403 (b) și alte planuri de pensii calificate
- Contribuția medicală neimpozabilă
- Plățile de parașută de aur
- Cheltuieli de mutare rambursabile rambursabile
- Contribuții la conturile de economii medicale sau la conturile de economii de sănătate
- Opțiuni pe acțiuni fără angajați
- Contribuții nominalizate Roth sub planurile 401 (k) sau 403 (b)
- Costul de acoperire a sănătății sponsorizat de angajator, folosind Codul DD, în conformitate cu cerințele de raportare ale Legii privind îngrijirile accesibile
Caseta 14
Înscrierile în caseta 14 se referă la alte deduceri sau despăgubiri care trebuie comunicate salariaților pentru declarațiile lor fiscale. De exemplu- Pensie după impozitare
- Rambursări automate
- Taxe speciale pentru California, New York, New Jersey și Washington
- Contribuțiile caritabile deduse din salariile angajaților
- Asigurările de sănătate și deducerile pentru beneficiile pe fond
- Deduceri uniforme ( pentru costul uniformelor )
- Reducerile de datorii ale Uniunii
- Venituri ne-taxabile
- Cheltuielile pentru autovehicule incluse în salarii (100% din valoarea leasingului vehiculului furnizat angajatului și incluse în salariul din caseta 1)
- Există, de asemenea, o casetă pentru elementele "Altele - nu pe listă" pe care le-ați dedus din angajați
Informații de stat și locale
În această secțiune, veți introduce informații despre salariile de stat și locale și reținerea la sursă. Introduce:Rețineți că există un spațiu pentru două stări și două localități pe formular. Dacă cineva a lucrat în mai mult de două state sau localități pe parcursul anului, utilizați un al doilea W-2 pentru a include informațiile suplimentare.
- Codul dvs. de stare de două litere și numărul de identificare al impozitului de stat al firmei dvs. (consultați departamentul de venituri al statului) (caseta 15)
- Salariile de stat (caseta 16)
- Impozitul pe venit reținut (Caseta 17)
- Salariile locale, dacă există (caseta 18)
- Impozitul pe venitul local reținut (Caseta 19)
- Numele localității (Caseta 20)
Verificați pentru acuratețe
Petreceți timp asigurându-vă că informațiile pe care le furnizați angajaților (și, în cele din urmă, Administrației de Securitate Socială și IRS) sunt corecte. Verificați totalul înregistrărilor dvs. de salarizare pentru anul și rulați un W-3 pentru a asigura corectitudinea tuturor informațiilor pe care le trimiteți.Formulare pre-tipărite
Dacă tipăriți propriile formulare W-2, le puteți obține din mai multe surse:W-2 este o formă multi-parte. Iată paginile acestui formular:
- Site-ul Web al Ordinului IRS Forms (durează 7-15 zile)
- Un furnizor de formulare on-line sau un magazin de furnizare de birouri.
- Copia A merge la Administrația de Securitate Socială. Copia A este de obicei tipărită într-o formă roșie.
- Copia 1 este pentru oraș, stat sau localitate
- Copia B este pentru depunerea declarației federale a angajatului
- Copia C este pentru înregistrările angajatului
- Copia 2 este o altă copie pentru alt oraș, stat sau localitate
- Copia D este pentru înregistrările angajatorului.
Imprimați W-2
Imprimați formularele, verificându-vă că acestea se aliniază cu un format pre-imprimat dacă aveți unul.Distribuiți W-2-urile
- Pentru angajat: Copii B, C, 1 și 2
- Pentru administrația de securitate socială - copie A. SSA cere să trimiteți Copie A din W-2 a fiecărui angajat împreună cu Formularul W-3, până la sfârșitul lunii februarie.
- Păstrați copia D pentru înregistrările dvs.
Încă confuz în legătură cu Forma W-2? Răspunsuri la întrebările dvs. despre formularul W-2 2011
Sfaturi pentru pregătirea formularului W-2
- Numărul de identificare al taxei de stat a companiei dvs. NU este numărul de identificare al impozitului pe vânzările de stat. Multe state utilizează numărul federal de identificare fiscală (EIN) și adaugă cifre la sfârșit. Consultați departamentul de stat despre venituri pentru informații.
- Sfat venit. Salariul veniturilor angajaților este supus taxelor de securitate socială și impozitelor Medicare, inclusiv impozitele suplimentare Medicare.
- Caseta 12 - Mai mult de 4 articole
Dacă aveți mai mult de 4 articole pentru Cutia 12, va trebui să puneți elementele suplimentare pe un al doilea W-2. Dar nu includeți salariul angajatului și retinerea acestuia pe acest W-2 suplimentar. - Formularul W-3 , împreună cu copia A din toate formularurile W-2 ale angajaților, se datorează Administrației de securitate socială până la data de 31 ianuarie. După ce ați terminat W-3 și aveți toate formularele W-2, trimiteți-le angajaților cât mai curând posibil, astfel încât să aibă posibilitatea de a revizui formularele. Dacă găsesc erori, le puteți remedia înainte de a trimite raportul consolidat către SSA până la data de 31 ianuarie.
- act de renunțare
Informațiile furnizate în acest "Cum să" este în scopuri generale, pentru a vă ajuta să colectați informațiile de care aveți nevoie pentru a pregăti și a imprima formularele W-2. Nu este destinat să fie consultanță fiscală și în nici un fel această informație nu încearcă să fie cuprinzătoare sau să vă prezinte toate informațiile care trebuie incluse în formularele dvs. W-2 . Discutați cu consilierul dvs. fiscal pentru informații despre situația dvs. specifică. Înapoi la rapoartele privind salariul și rapoartele fiscale pentru sfârșitul anului