A fi avertizat este antebrat. Înainte de a trimite angajaților formularele W-2 și de a trimite aceste formulare la Administrația de Securitate Socială (împreună cu formularul de transmitere W-3 ), examinați aceste erori comune pentru a evita problemele.
Depunerea formularelor W-2 târziu
Începând cu anul fiscal 2016, termenul de depunere pentru formularele W-2 (și 1099 formulare) a fost mutat până la data de 31 ianuarie. Deci, formularele dvs. 2017 W-2 pentru angajați trebuie trimise la Administrația de Asigurări Sociale până la 31 ianuarie , 2018.
Există sancțiuni pentru depunerea târzie. Citiți mai multe despre noile termene pentru formularele W-2 și 1099.
Folosind formularul W-2 Anul greșit
Utilizați formularul W-2 pentru anul în care a fost impozit venitul, nu anul în care depuneți formularul. De exemplu, pentru salariile angajaților în 2015, utilizați formularul 2016 W-2 ; acest formular va fi dat angajaților și depus la Administrația de securitate socială în 2017.
Lipsește termenele de depunere. Trebuie să furnizați angajaților formularul W-2 cel târziu la sfârșitul lunii ianuarie și trebuie să trimiteți aceste formulare Administrației de securitate socială cel târziu la sfârșitul lunii februarie. Termenele limită se modifică în fiecare an, în funcție de data cînd data este în calendar. Dacă termenul este într-un weekend sau în vacanță, data este mutată în următoarea zi lucrătoare. Iată exact termenele limită pentru impozitul pe salariu la sfârșitul anului pentru anul în curs.
Nu utilizați formularul aprobat W-2
Nu puteți descărca formularul W-2, copiați-l și îl puteți utiliza.
Roșu pe A este o cerneală specială. Trebuie să obțineți formularele aprobate, de la o companie de furnizare de birouri, de la IRS sau de la o companie de software. Citiți mai multe despre unde puteți obține formulare aprobate W-2.
Nu reușesc să oprească oprirea securității sociale
Rezistența la reținerea socială trebuie oprită la salariile maxime impozabile plătite pentru fiecare an.
(Aceste modificări maxime în majoritatea anilor pentru a reflecta costul vieții.) Deși nu este vorba despre o eroare specifică W-2, este comună și vă va determina să supra-raportați salariile pentru un salariat. Trebuie să returnați excedentul angajatului și să corectați atât W-2 cât și Formularul 941 , raportul salarial și fiscal trimestrial pentru orice trimestru care reflectă excedentul. De exemplu, dacă angajatul a atins maximul pentru reținerea din sistemul de securitate socială în luna septembrie, trebuie să modificați formularul 941 pentru al treilea trimestru.
Trimiterea formularelor W-2 către IRS
Formularele de securitate socială trebuie să fie oferite angajaților până la sfârșitul lunii ianuarie și depuse la Administrația de securitate socială până la sfârșitul lunii februarie, împreună cu formularul de transmitere W-3, care acumulează toate informațiile de la toate W-2-urile.
Nu reușesc să obțină o scutire de la IRS pentru că nu e-aruncă
Angajatorii care depun 250 sau mai multe formulare W-2 trebuie să obțină o derogare în cazul în care nu doresc să e-file. Citiți mai multe despre cum puteți obține o derogare de la depunerea electronică a formularelor W-2 (PDF).
Efectuarea acestor erori comune pe formularul W-2
Cele mai frecvente erori de formă din formularele W-2 includ:
- Nu se includ cifrele zecimale și cenți pe sume
- Dacă nu utilizați cerneală neagră (ceea ce face ca intrările să fie prea ușoare)
- Efectuarea intrărilor prea mari sau prea mici. IRS sugerează că folosiți 12 pt. Tip de tip courier pentru imprimarea W-2s.
- Misiunea de formatare a angajaților. Primul nume al angajatului și inițierea din mijloc se află în prima casetă, numele de familie al angajatului se află în a doua casetă, iar orice sufix (cum ar fi "Jr.") se înscrie în a treia casetă.
Utilizarea software-ului financiar vă poate ajuta să evitați multe dintre aceste erori pe formularele W-2, în special prin erori, iar software-ul dvs. vă poate avertiza atunci când atingeți suma salariului maxim. Consultați acest articol cu privire la programele software de contabilitate 2012 de către Rosemary Peavler, Ghid pentru finanțe în afaceri, concentrându-se pe programe care includ funcții de salarizare.
Cum să corectezi un formular W-2
Trebuie să oferiți fiecărui angajat un formular W-2 până la sfârșitul lunii ianuarie a fiecărui an (pentru anul calendaristic precedent), dar nu trebuie să trimiteți aceste formulare Administrației de Securitate Socială (SSA) până la sfârșitul lunii februarie. Această întârziere oferă timp pentru corectarea erorilor.
Dacă puteți corecta eroarea înainte de depunerea cu SSA, trebuie doar să efectuați corectarea și să trimiteți formularul corectat.
Dacă găsiți eroarea după ce ați depus la SSA, trebuie să trimiteți un W-2 corectat împreună cu un formular corectat de transmitere W-3c).
Citiți mai multe detalii despre modul de efectuare a corecțiilor unui formular W-2, după ce l-ați trimis la Administrația de securitate socială.