Înainte de a pregăti și distribui formularele W-2

01 - Asigurați-vă că ați clasificat corect muncitorii ca angajați

Un angajat este un lucrător care își desfășoară activitatea sub conducerea unui angajator. În general, orice persoană care oferă servicii pentru o organizație este un angajat dacă organizația poate controla ce se va face și cum se va face.

Pe de altă parte, un antreprenor independent este o persoană sau o afacere care furnizează servicii unei alte persoane sau afacerilor. Antreprenorul independent este o entitate de afaceri separată și nu este considerată angajat. Câteva exemple de contractori independenți sunt consultanții, agenții sau brokerii. Lucrările contractanților independenți sunt adesea întâmplătoare sau nu esențiale pentru afaceri; de exemplu, un serviciu de curățenie, un proces de salarizare sau un serviciu IT.

Citiți mai multe despre clasificarea lucrătorilor ca angajați sau contractori independenți și consultați un avocat pentru ocuparea forței de muncă pentru asistență.

02 - Verificați datele de distribuție și de depozit pentru anul curent

Doi pași sunt implicați în procesul W-2. Primul pas este distribuirea formelor W-2 angajaților. Al doilea pas este de a depune aceste formulare la Administrația de Securitate Socială. (SSA)

Termenul limită atât pentru distribuirea către angajați, cât și pentru depunerea la SSA este data de 31 ianuarie a anului următor. Acesta este un nou termen limită mai devreme pentru depunerea SSA a fost înființat pentru a ajuta la evitarea fraudelor fiscale. Citiți mai multe despre termenele W-2 și 1099.

Asigurați-vă că le oferiți angajaților formularele lor la începutul lunii ianuarie, deci au timp să le examineze, pentru a preveni erorile.

03 - Verificați formularul Employee W-4

Angajatorii trebuie să dețină un formular W-4 pentru toți angajații în orice moment. Formularul W-4 include informațiile necesare pentru determinarea cuantumului reținerii impozitului pe venit federal al unui angajat, prin utilizarea stării civile, a numărului de persoane aflate în întreținere și a eventualelor sume suplimentare de reținut.

Formularul W-4 trebuie completat la angajare și în orice moment angajatul dorește să facă o schimbare. Angajatul trebuie să modifice formularul W-4 dacă informațiile personale ale angajatului (inclusiv statutul marital și numărul de persoane aflate în întreținere) se modifică sau dacă se schimbă adresa angajatului. De asemenea, angajatul poate modifica oricând formularul W-4 pentru a modifica valoarea reținerii.

În fiecare an înainte de sfârșitul anului, angajatorii ar trebui să ceară tuturor angajaților să revadă formularul W-4 pentru a vă asigura că informațiile personale sunt corecte.

Asigurați-vă că angajații au informații corecte și actuale despre formularul W-4 vă va ajuta să pregătiți și să distribuiți formularele W-2.

04 - Obțineți informații despre salarizare pentru Formularele W-2

În primul rând, veți avea nevoie de câteva informații de bază despre compania dvs. pentru toate formele W-2:

• Numărul de identificare al angajatorului companiei dvs.
• Numele, adresa și codul poștal al companiei
• Numărul de identificare al impozitului de stat al companiei

Apoi, va trebui să strângeți informații despre fiecare angajat, atât informații personale, cât și informații despre salarizare:

• Numele și adresa angajatului și numărul de securitate socială sau alt număr de identificare fiscală
• Suma plătită acelui angajat: salariile totale, sfaturi și alte compensații
• Suma impozitului pe profit federal reținută
• Salariile de securitate socială (până la suma maximă de securitate socială pentru anul)
• Medicare salarii si sfaturi si impozit Medicare reținute, inclusiv taxa suplimentare Medicare pentru angajati cu venituri mari.
• S-au alocat sfaturi pentru angajați plătite
• Prestațiile de îngrijire indirecte plătite și alte beneficii impuse angajatului
• Pentru fiecare stat în care angajatul a lucrat, salariile și sfaturile de stat plătite de stat și reținerea impozitului pe venitul statului
• Salariile locale și sfaturi plătite și impozitul pe venit local reținut.

05 - Revizuirea prelucrării W-2 - Cum va fi creat W-2?

Dacă compania dvs. este nouă în procesarea salarizării sau dacă situația salariilor dvs. sa schimbat recent, este o idee bună să examinați procesul de căutare, completare și distribuire a rapoartelor la sfârșitul anului către angajați. Aveți posibilitatea să obțineți formularele W-2 de la un magazin de furnizare de birouri, de la CPA, de la software-ul fiscal sau de contabilitate sau de la IRS.

Notă: Nu puteți descărca formularele W-2 de la IRS sau în altă parte pe Internet. Copia A din formularul W-2 este într-o culoare specifică de cerneală roșie și nu poate fi duplicată. Trebuie să depuneți formularul IRS specific de copie A la Administrația de securitate socială (aceasta este copia pe care o păstrați și o trimiteți la Social Security la sfârșitul lunii februarie).

Iată câteva opțiuni pentru pregătirea formularelor W-2:

• Utilizarea software-ului contabil . Dacă aveți doar câțiva angajați și utilizați software contabil, este posibil să achiziționați un add-on pentru a pregăti formularele W-2 utilizând acest software.
• Utilizarea software-ului de pregătire fiscală. Dacă utilizați unul dintre programele software comune de pregătire a impozitelor, fie online, fie într-o versiune desktop și ați achiziționat versiunea comercială a acestui software, verificați dacă este inclusă procesarea W-2. Shirley Elmblad, Ghid pentru Software-ul financiar, are un articol despre revizuirile software-ului fiscal
• Utilizarea formularelor W-2 achiziționate . Cele mai importante companii de furnizare de birouri au formularele W-2 pre-imprimate pentru a fi utilizate cu software-ul pe un CD care vă permite să introduceți manual informațiile pentru aceste formulare și să le imprimați pe imprimantă.

Indiferent de metoda pe care o utilizați pentru completarea și tipărirea formularelor W-2, trebuie să aveți și formulare de transmisie W-3 .

06 - Decideți cum să distribuiți formularul W-2 angajaților

Odată ce ați creat formularele W-2, decizia dvs. viitoare este cum să le distribuiți angajaților. Rețineți că termenul limită pentru distribuirea formularelor W-2 angajaților este 31 ianuarie a anului următor anului fiscal. De exemplu, angajatorii care au fost obligați să distribuie anul fiscal 2016 W-2 au până la 31 ianuarie 2017 să le distribuie.

Aveți două opțiuni pentru distribuirea formularelor tip W-2 tipărite angajaților: fie să le trimiteți prin poștă, fie să le distribuiți personal angajaților. Dacă un angajat își preia personal formularul W-2, este posibil să doriți ca angajatul să semneze că formularul a fost preluat, pentru a evita întrebarea dacă acest lucru a fost făcut.

07 - Verificați erorile înainte de a trimite formularul W-2 angajaților

Pentru a minimiza problemele și a trebui să retrimiteți formularele W-2, verificați formularele W-2 pentru erori, utilizând această listă de verificare. Erori comune W-2 includ utilizarea formularului greșit al anului, lipsa informațiilor, plasarea informațiilor într-o casetă greșită și nerealizarea opririi la maximum a securității sociale.

08 - Manipularea cererilor angajaților pentru duplicat Formulare W-2

Angajații de multe ori pierd sau pierde formularele W-2 și pot veni la departamentul dvs. de salarizare, solicitând o copie duplicată a formularului W-2. Înainte de a distribui formularele W-2, luați în considerare modul în care veți rezolva aceste solicitări:

• Dacă ați tipărit formularele intern, puteți să reprimați pur și simplu formularul W-2 și să îl trimiteți sau să-l expediați angajatului.
• Dacă formularul a fost pregătit de un serviciu extern de salarizare, acesta vă poate percepe costul retipăririi și trimiterii prin poștă a formularului. Poate doriți să taxați angajații pentru un prim formular duplicat sau un al doilea duplicat într-un an (se întâmplă!).

Orice ați decide, este o idee bună să comunicați angajaților politica privind formularele duplicate. Având o taxă pentru formularele duplicate poate părea extremă, dar ar putea reduce numărul de formulare pierdute cu care trebuie să vă ocupați.

09 - Depunerea Formularelor W-2 și W-3 cu Administrația de Securitate Socială

După ce ați decis să pregătiți formularele W-2 și le-ați distribuit angajaților (până la data de 31 ianuarie a anului următor exercițiului fiscal), decizia următoare este de a stabili modul de depunere a acestor formulare la Administrația de Securitate Socială (SSA) .

Toate formularele W-2 trebuie să fie depuse la Administrația de Securitate Socială, împreună cu un formular de transmitere W-3 . Două opțiuni pentru trimiterea acestor formulare:

• Puteți să faceți online la secțiunea Business Services Online de pe site-ul Web de securitate socială. Va trebui să vă înregistrați mai întâi, apoi să completați formularele corespunzătoare online. Dacă trimiteți fișiere online la BSO, nu este necesar să includeți formularele W-3.
• De asemenea, puteți să trimiteți prin e-mail formularele W-2 completate împreună cu formularul W-3 către Administrația de securitate socială.

Iată mai multe informații despre modul de pregătire a formularului W-3 .

10 - Verificați regulamentele de stat pentru distribuirea formularelor W-2

Când completați un formular W-2 pentru un angajat, o parte din acest formular (exemplarul 1) este desemnată pentru a fi trimisă în statul în care lucrează angajatul. Dacă angajatul lucrează în mai multe state, va trebui să trimiteți o copie a formularului W-2 fiecărui stat.

Fiecare stat are cerințe diferite pentru depunerea formularelor W-2 și a oricăror formulare de transmisie. Consultați autoritatea de impozitare a statului sau departamentul de venituri al statului pentru a afla cerințele statului.

UPDATE: Multe state se conformează noului termen limită de depunere a W-2 cu SSA la 31 ianuarie.

Citiți mai multe despre impozitele de stat pe salarii.