Folosiți Good Office Management pentru a controla haosul în afacerea dvs. mică

O bună gestionare a birourilor este bună pentru linia de fund

Dezorganizarea și confuzia sunt iritante, dar sunt, de asemenea, prost pentru afaceri . Gândiți-vă la aceasta ca la o formulă dacă vă place: creșterea haosului este egală cu scăderea profitului. Răspunsul? Bună administrare de birouri. Iată cum puteți utiliza un management de birou bun pentru a controla haosul în afacerea dvs. mică:

1. Stabilirea rutinelor de administrare a birourilor și respectarea acestora.

Sarcinile de rutină necesită proceduri de rutină dacă doriți să rămâneți organizați și să păstrați lucrurile fără probleme.

Configurați rutine pentru manipularea hârtiei și a sistemelor de birou. De exemplu, dacă este posibil, fiecare bucată de hârtie care intră în biroul dvs. trebuie să fie tratată o singură dată, acționată și depusă - nu încărcată în mod întâmplător pe un birou. În mod similar, comunicațiile digitale, cum ar fi e-mailurile, ar trebui să fie prioritizate și să acționeze imediat dacă este posibil sau să fie semnalate pentru acțiuni viitoare.

Sistemele de birou, inclusiv desktopurile, laptopurile, serverele de fișiere, imprimantele multifuncționale și dispozitivele mobile, vor necesita atât proceduri de administrare, cât și proceduri de urgență. Când sistemul se blochează sau dacă o echipă de echipament nu reușește, toți cei din biroul dvs. trebuie să știe cine să sune și ce să nu facă (cum ar fi încercarea de a remedia problema singură). Aflați 3 pași pentru protejarea datelor critice de afaceri.

2. Creați responsabilități clar delimitate.

Buna administrare de birouri depinde de faptul ca oamenii stiu cine este responsabil pentru ce - oamenii care sunt responsabili care fac lucrurile facute.

Ce s-ar întâmpla, de exemplu, dacă achiziționarea pentru afacerea dvs. mică a fost făcută de oricine de fiecare dată? Ai putea să găsești hârtie pentru imprimante atunci când ai nevoie de ea? Punerea la dispoziție a unei persoane responsabile cu comandarea întregului echipament și a consumabilelor rezolvă problema și menține lucrurile fără probleme. Trimiteți angajații prin e-mail persoanei desemnate orice solicitare de livrări sau postați o listă scrisă de mână într-un loc vizibil unde oamenii pot adăuga ceea ce au nevoie.

Același lucru se întâmplă și cu administrarea sistemelor informatice. Trebuie să aveți o persoană responsabilă pentru securitatea sistemelor dvs. de computer și să urmăriți lucruri precum conturile, parolele și software-ul. Utilizarea sistemelor bazate pe cloud pentru aplicații de birou, software de contabilitate și stocare a datelor este o soluție ideală pentru întreprinderile mici, dar tot trebuie să aveți o persoană de încredere desemnată să îndeplinească sarcini administrative cum ar fi adăugarea / ștergerea utilizatorilor, atribuirea de permisiuni etc.

3. Păstrați înregistrări - și actualizați înregistrările companiei.

Menținerea înregistrărilor pare a fi cea mai ușoară parte a managementului bun al biroului - până când considerați necesitatea de a păstra aceste înregistrări atât accesibile cât și actualizate. Dar prima regulă pentru a fi un manager de birou bun vă va ajuta să obțineți un control asupra acestui lucru; face actualizarea înregistrărilor o rutină de birou. Când primiți un client sau un client nou , de exemplu, durează doar câteva minute pentru al introduce în baza dvs. de date pentru contacte. Apoi va dura doar un alt moment sau două pentru a actualiza înregistrarea după ce ați vorbit cu el la telefon.

(Rețineți, de asemenea, că majoritatea jurisdicțiilor au acte de confidențialitate care reglementează manipularea informațiilor despre clienți.)

4. Faceți o plimbare prin biroul dvs. și faceți o ședere.

Este biroul dvs. un exemplu de gestionare a spațiului sau de gestionare a spațiului?

Atunci când umbli prin birou, trebuie să ocoliți obstacolele sau să riscați să călătoriți peste ceva?

Când vă așezați la un birou, ați putea lucra confortabil acolo? Sunt lucrurile aranjate logic, astfel încât lucrurile pe care le-ați folosi cel mai mult la birou să fie cel mai aproape de mână?

Există o mulțime de lucruri înghesuiți în birouri în zilele noastre, de la stâlpi de imprimantă prin dulapuri de depozitare . Pentru o bună gestionare a birourilor, trebuie să vă asigurați că toate lucrurile din birou sunt aranjate pentru o eficiență maximă - și o siguranță maximă. Elementele de bază ale designului mic sau biroului de acasă oferă sfaturi pentru a satisface în siguranță nevoile de alimentare, iluminare și ventilație ale spațiului dvs. de birou .

5. Programați lucrarea obositoare.

Este prea ușor să elimini lucrurile pe care nu le place să le faci și majoritatea oamenilor de afaceri nu se bucură de sarcini precum depozitarea , transportul și primirea, sau contabilitatea - chiar și managerii de birouri.

Din nefericire, un birou, ca o bucătărie, nu va funcționa bine fără să se facă treburile.

Dacă sunteți un proprietar de întreprindere mică aflat în situația în care nu puteți să atribuiți altcuiva ceea ce considerați ca fiind o muncă plictisitoare sau neplăcută, forțați-vă să ajungeți la ea în mod regulat, programând timp în fiecare săptămână pentru aceasta. Luați o dimineață sau o după-amiază, de exemplu, și petreceți-l făcând apeluri reci , returnând e-mailuri fără prioritate, făcând postări în social media , prindeți contabilitatea sau actualizați înregistrările.

6. Delegați și externalizați.

Într-o lume perfectă, toată lumea ar face doar ceea ce avea timp să facă și sa descurcat bine. Pe măsură ce lumea nu este perfectă, în schimb o mulțime de oameni fac lucruri pe care nu au timp sau talent să le facă bine.

Delegarea și externalizarea nu numai că vă pot îmbunătăți gestiunea birourilor mici ale companiei, dar vă puteți concentra și pe talentele dvs., îmbunătățind astfel linia de jos. Un asistent cu fracțiune de normă sau virtuală poate fi capabil să facă față multor sarcini administrative sau de birou. Pentru mai multe despre delegare, consultați Decideți să delegeți .

7. Planificarea afacerii să devină o prioritate.

Mulți proprietari de afaceri mici își petrec zilele în timp ce acționează și reacționează - și apoi se întreabă de ce par să se rotească roțile lor. Planificarea afacerii este o componentă importantă a managementului bun al biroului și trebuie să facă parte din rutina obișnuită a managementului biroului.

Proprietarii de afaceri de succes își petrec timpul în fiecare săptămână în planificarea afacerilor, iar mulți folosesc sesiunile zilnice de planificare a afacerilor ca instrument de stabilire a obiectivelor și de creștere.

Acest ghid de planificare a afacerilor este un avantaj excelent pentru a vă face eforturile de planificare a afacerii în curs de desfășurare; stabilește un cadru de planificare a afacerii pentru afacerea dvs. mică și oferă resurse privind totul, de la scrierea unei declarații de viziune prin regulile de stabilire a obiectivelor de afaceri .

Dacă aveți personal, implicați-i în planificarea afacerii , formal sau informal.

Veți iubi diferența

Nu lăsați haosul să intervină în a face afaceri. Odată ce începeți să aplicați aceste șapte principii de gestionare a birourilor bune, veți fi uimiți de diferența pe care o face administrarea de birouri bună - și cât de mult vă faceți afaceri.

Vezi si:

De ce Cloud Computing este ideal pentru întreprinderile mici

Controlul sistemului dvs. de arhivare

Cum se creează un sistem de gestionare a documentelor

10 sfaturi pentru organizarea fișierelor de calculator