Angajarea și plata unui contractor independent

by Jean Murray

Impozite, contracte de contractori, reținere la rezervă

Mulți proprietari de afaceri mici preferă să lucreze cu contractori independenți, mai degrabă decât să angajeze angajați. Beneficiile pentru a angaja contractori independenți includ:

Flexibilitatea în ceea ce privește capacitatea de a varia orele lucrate sau de a plăti în funcție de proiect și de a nu fi nevoit să plătească atunci când munca nu este disponibilă.
Externalizarea sarcinilor neesențiale, cum ar fi IT și întreținerea, astfel încât să nu trebuie să înființezi un nou departament în cadrul companiei tale.
Fiind capabil să rezilieze relația cu ușurință fără actele și problemele potențiale care au loc cu arderea unui angajat.
Nu trebuie să plătească impozite FICA (Securitate Socială și Medicare) în ceea ce privește impozitele, beneficiile și contractele. Dar trebuie să aveți în continuare un contract (nu un contract de muncă) și trebuie să completați documentele și taxele care trebuie alocate.
Mai puține angajări, mai puține rapoarte și plăți către IRS.

Dar, în calitate de angajator angajator, mai sunt încă unele lucruri pe care trebuie să le faceți pentru a angaja acel contractant independent și a începe să plătiți acea persoană.

01 - Ce este un contractor independent?

Un antreprenor independent este o persoană care lucrează pentru alt individ sau companie. Antreprenorul este, prin definiție, independent și nu un angajat al companiei de angajare.

Un exemplu perfect al unui antreprenor independent este un serviciu de curățenie. Serviciul vine în biroul dvs. pentru a face muncă, dar lucrătorii de serviciu de curățenie nu sunt angajați ai companiei dvs.

Contractorii independenți sunt considerați proprietari de afaceri. Ei raportează veniturile din declarațiile fiscale personale și pot deduce cheltuielile de afaceri.

02 - Asigurați-vă că muncitorul este un antreprenor independent, nu un angajat

Din diverse motive (mai ales în ceea ce privește impozitele pe salarii ), IRS este preocupat de faptul că lucrătorii sunt clasificați în mod corespunzător ca fiind fie contractori independenți, fie angajați. FYI: IRS consideră că muncitorul este angajat, dacă nu puteți dovedi altfel.

IRS determină starea lucrătorilor de la caz la caz și analizează mai mulți factori - inclusiv comportament, financiar și control - pentru a determina starea. Dacă nu sunteți sigur despre statutul persoanelor care lucrează pentru afacerea dvs., puteți obține o determinare din partea IRS.

Clasificarea greșită a unui nou lucrător în calitate de antreprenor independent poate crea datorii , amenzi și penalități pentru afacerea dvs., deci asigurați-vă că angajatul pe care îl angajați este un contractant independent, nu un angajat. Acest articol explică diferența.

03 - Formular W-9 pentru contractori independenți

Formularul W-9 trebuie să fie semnat de toți contractanții independenți atunci când încep să lucreze pentru afacerea dvs. Acest formular este necesar pentru a furniza un număr de identificare fiscală ( număr de securitate socială, ID de angajator (EIN) sau altul.

Formularul W-9 are același scop ca și formularul W-4 pentru angajații nou-angajați.

În cazul în care un lucrător contractual nu are un număr de identificare fiscală aflat în dosar, acesta poate fi supus reținerii din plățile sale (denumit rezerve de reținere).

04 - New Hire Paperwork pentru un contractor independent

Noua hârtie de închiriere necesară pentru un antreprenor independent este

(1) Formularul W-9 (similar formularului W-4 pentru angajați) pentru a furniza un număr de identificare al contribuabilului ,

(2) o copie a CV-ului persoanei sau a calificărilor profesionale, pentru propria dvs. protecție și pentru a verifica în cazul unui audit, și

(3) o copie a contractului. Chiar și relația cea mai simplă dintre IC ar trebui să aibă un contract.

05 - Verificați acreditările înainte de a angaja un contractor independent

În același mod, pe măsură ce verificați referințele pentru un angajat, asigurați-vă că verificați acreditările unui antreprenor înainte de angajare. De exemplu, dacă intenționați să angajați un contabil, asigurați-vă că această persoană nu are condamnări la fel de bine.

Faceți un control de fond asupra tuturor potențialilor contractanți, în același mod în care verificați înainte de a vă angaja angajați.

Dacă antreprenorul independent este organizat ca o afacere, trebuie să faceți o verificare la Biroul Better Business pentru a vă asigura că nu ați depus plângeri împotriva acestei afaceri.

Nu uitați căutarea pe web încercată și adevărată, inclusiv recenzii ale afacerii.

06 - Plata unui contractor independent

Plata unui contractor independent este destul de simplă. Puteți plăti până la oră sau la locul de muncă. În cele mai multe situații, nu se retine niciun impozit pe venit, nu trebuie să se rețină impozite FICA (asigurări sociale și Medicare) și nu trebuie plătite alte impozite .

07 - Contractori independenți și impozite pentru ocuparea forței de muncă

Trebuie să urmăriți plățile pe care le faceți antreprenorilor independenți în fiecare an. Nu aveți nevoie să rețineți impozitele FICA ( taxa de securitate socială și Medicare) din aceste plăți.

Pentru fiecare contractor independent pe care ați plătit 600 USD sau mai mult pe parcursul anului, trebuie să raportați suma totală plătită pe formularul 1099-MISC și să oferiți o copie a acestui formular contractorului pentru impozitele pe venit.

Modelul 1099-MISC trebuie să fie dat contractorului până cel târziu în ultima zi a lunii ianuarie a anului următor și un formular 1096 trebuie trimis la Administrația de securitate socială până la sfârșitul lunii februarie, cu copii ale formulelor 1099.

08 - Retinerea impozitelor pe venit de la un contractor independent

În cele mai multe cazuri, nu este necesar să rețineți impozitele pe venit din plățile efectuate către contractori independenți. Dar există câteva excepții:

Dumneavoastră în calitate de proprietar al unei întreprinderi și de plătitor trebuie să retineți impozitele plăților către un antreprenor independent dacă:

Contribuabilul nu ți-a dat un număr de identificare al contribuabilului ( numărul de securitate socială, numărul de angajator sau numărul de identificare al contribuabilului individual)
IRS v-a anunțat că numărul de identificare al contribuabilului este incorect
IRS v-a informat că contribuabilul nu a raportat toate veniturile din dobânzi sau din dividende în anii anteriori

09 - Crearea unui contract pentru un contractor independent

În orice caz, înainte de a angaja un antreprenor independent, să creeze un acord și să îl semneze de către contractant. Acordul trebuie să includă detalii despre cerințele contractantului, ratele de plată și secțiunile privind nedivulgarea și confidențialitatea.

În cazul în care contractantul creează proprietate intelectuală , proprietatea asupra acestei proprietăți ar trebui să fie clarificată. În cele din urmă, ați putea dori ca contractantul să semneze un acord de neconcurență.