W-4, I-9, Cererea de locuri de muncă, Înregistrarea de stat și altele
Prima dvs. responsabilitate pentru documente și reglementări pentru noii angajați vine imediat după angajare. Înainte ca angajatul să înceapă să lucreze și primește primul său salariu , există câteva formulare pe care trebuie să le îndepliniți. Aceste formulare trebuie completate de fiecare angajat, în conformitate cu legile federale și de stat.
în majoritatea cazurilor, nu trebuie să returnați formularele nimănui, dar trebuie să le păstrați. Când aceste formulare sunt finalizate, trebuie să le păstrați într-o locație specifică, la dispoziția angajaților și a altor persoane care trebuie să le vadă. Departamentul american al muncii (sub divizia Wage and Hour) are cerințe specifice privind salarizarea și evidența personalului, care trebuie păstrate tuturor angajaților.
Agențiile federale, statale și locale pot, de asemenea, să verifice înregistrările angajaților dvs. dintr-o varietate de motive, astfel că păstrarea evidențelor este importantă.
01 - Formular W-4 pentru reținerea impozitului pe venitul federal
Toți angajații noi trebuie să completeze formularul W-4 înainte de a primi primul salariu. Acest formular conține informații privind starea civilă, numărul de persoane aflate în întreținere și sumele suplimentare reținute. Acesta este utilizat pentru a calcula reținerea impozitelor federale pe venit. Nu trebuie să păstrați copii ale tuturor formularelor W-4, doar cele mai recente.
Angajatorii nu ar trebui să ofere angajaților sfaturi privind modul de completare a acestui formular, dar le puteți direcționa către un articol IRS care îi ajută să completeze acest formular.
Asigurați-vă că utilizați cea mai recentă versiune a formularului W-4. Legea privind reducerile fiscale și locurile de muncă din 2017 a adus modificări semnificative tabelelor de reținere, iar angajații ar putea dori să-și schimbe reținerea, pentru a evita să fie impozitați prea mult din salariile lor. Ar trebui să utilizați formularul 2018 W-4 pentru angajați noi și pentru angajații care doresc să facă schimbări în forma lor.
Angajații își pot schimba formularul W-4 ori de câte ori doresc. De exemplu, un angajat poate primi un bonus și dorește să schimbe reținerea. Este responsabilitatea dvs. ca angajator să urmăriți cele mai recente schimbări și să vă asigurați că salariile angajaților reflectă dorințele salariatului pentru reținere.
02 - Formularul I-9 și E-Verify System pentru eligibilitatea pentru ocuparea forței de muncă
În calitate de angajator, trebuie să documentați eligibilitatea noilor angajați pentru a lucra în SUA. Documentul pe care trebuie să-l utilizați este Formul I-9 , Verificarea Eligibilității Locurilor de Muncă, care trebuie completat de fiecare nouă angajare. Noul angajat trebuie să furnizeze documentația privind (a) identitatea și (b) eligibilitatea pentru muncă.
Există doi pași în procesul I-9. În primul rând, angajatul completează formularul și precizează ce documente de eligibilitate pentru identitate și muncă vor fi utilizate. Apoi, dvs. ca angajator trebuie să vă uitați la aceste documente și să vă asigurați că sunt adecvate și adecvate.
Trebuie să păstrați acest formular în evidența angajatului, dar nu trebuie să îl trimiteți nimănui. Dacă un ofițer de imigrare vine în compania dvs. sau dorește să inspectă documentele angajatului dvs., formularul este dovada că ați verificat eligibilitatea angajatului pentru muncă.
Angajații mai mari (cu mulți angajați) se pot înscrie la sistemul E-Verify și îl pot folosi pentru a verifica eligibilitatea noilor angajați pentru a lucra în SUA Sistemul utilizează informațiile din Formularul I-9 pentru a le compara cu bazele de date federale.
03 - Formular de cerere de ofertă
Fiecare nou angajat trebuie să completeze un formular de cerere de angajare, chiar dacă această persoană a depus deja un CV pentru locul de muncă. Formularul de cerere conține informații despre noul angajat care poate fi verificat, precum angajatorii anteriori și educația. De asemenea, acesta include mai multe declarații pe care solicitantul trebuie să le semneze.
O declarație pe formularul de cerere atestă faptul că informațiile despre cerere sunt adevărate și corecte, în timp ce alte declarații permit angajatorului să efectueze verificări de referință și verificări de fond.
Având un formular de cerere pentru fiecare angajat vă protejează ca angajator de un solicitant care face plângeri frauduloase și vă permite să luați măsuri dacă formularul de cerere nu este corect.
04 - Reținerea și înregistrarea de stat
Angajatorii trebuie să înregistreze noi angajați cu noul lor sistem de notificare de închiriere al statului; această înregistrare permite statului să colecteze plăți de susținere pentru copii de la acești angajați. O listă a sistemelor de notificare de stat este inclusă în acest articol.
Fiecare stat care colectează impozitele pe venit are cerințe pentru angajatori de a raporta și plăti aceste impozite. Contactați departamentul de stat pentru venituri (sau echivalent) pentru informații despre cum să vă înregistrați ca angajator în stat. Această agenție de stat vă va oferi, de asemenea, informații privind formularele de reținere și cerințele pentru raportare și plata sumelor reținute.
Pentru statele care au un impozit pe venit, va trebui să deduceți aceste impozite din salariile angajaților și să trimiteți impozitele reținute agenției de stat corespunzătoare.
05 - O listă de verificare pentru angajarea de noi angajați
Iată o listă de verificare în 12 etape a noilor procese de angajare, astfel încât să nu uitați nimic. Acesta include obținerea unui număr de identificare a angajatorului (număr de identificare federal al angajatorului) care se înregistrează la IRS pentru raportarea și plățile fiscale și se înregistrează la entitatea fiscală a statului (dacă este necesar impozitul pe venitul statului). Alte înregistrări și cerințe sunt de asemenea enumerate.
06 - Un lucru mai mult - Manualul dvs. de angajați
Dacă afacerea dvs. are mai mulți angajați, ar trebui să aveți un manual al angajaților sau manualul de politici și proceduri. Un manual poate include descrieri și beneficii ale procesului de lucru pe lângă politici și proceduri.) Toți noii angajați ar trebui să primească o copie a acestui manual și ar trebui să semneze că au citit și l-au înțeles.
Manualul pentru angajați devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic atât pentru dvs., cât și pentru angajații dvs. Având angajații citiți manualul angajatului poate ajuta la prevenirea angajaților nemulțumiți, a așteptărilor nesatisfăcute și a posibilelor procese.