De exemplu, dacă un voluntar are un accident în timp ce vă slujește? Ce se întâmplă dacă voluntarul încalcă legea sau doare altcineva? Organizația dvs. ar putea fi responsabilă.
Iată cinci modalități de a face mai puțin probabil că veți avea probleme cu voluntarii.
Unele dintre acestea pot părea oneroase, dar au timp să le facă bine și să protejeze atât organizația, cât și voluntarii voștri.
Elaborarea politicilor și procedurilor de voluntariat
Consultați un avocat sau un specialist voluntar pentru a vă asigura că acestea sunt adecvate. Politicile ar trebui să precizeze obligațiile de voluntariat și să abordeze aspecte precum discriminarea, hărțuirea și alte comportamente ilegale.
Prin interzicerea în mod explicit a comportamentului rău, organizația dvs. poate fi protejată de răspundere. Asigurați-vă, de asemenea, includerea protecției pentru voluntar de abuz de către organizație și personalul acesteia.
Scrie descrieri de locuri de muncă pentru toate pozițiile de voluntariat
Fii explicit despre așteptările pentru voluntar și despre ceea ce poate și nu poate face. Explicați orice risc posibil pentru voluntar și cereți o eliberare semnată de răspundere. O descriere detaliată și concisă a postului poate ajuta organizația să își asigure răspunderea în cazul în care voluntarul depășește ceea ce i se permite.
Iată câteva lucruri pe care trebuie să le includeți în fișele de post:
- scopul dvs. nonprofit
- necesare instruiri pentru această funcție
- sarcinile așteptate de la voluntar
- timpul necesar pentru a face această sarcină
- locul unde voluntarul va efectua lucrarea
Solicitați fiecărui voluntar să completeze o cerere
De cele mai multe ori, se cere să cereți o cerere .
Cu toate acestea, uneori, cu proiecte de grup care implică un "apel de bovine" pentru voluntari, pur și simplu, voluntarii pot completa o exonerare care eliberează organizația de răspundere.
Complexitatea aplicației va depinde de poziție. Dacă voluntarul lucrează cu persoane vulnerabile, cum ar fi copiii sau vârstnicii, bara ar trebui să fie mai mare. Pentru sarcini miniale cu risc redus pentru oricine, o aplicație mai scurtă ar fi potrivită. Aveți grijă să aveți diferite aplicații pentru diverse lucrări. Nu are sens să descurajăm pe unii voluntari cu o formă lungă dacă nu este necesar.
Iată câteva lucruri pe care trebuie să le includeți într-o aplicație, după caz:
- Informații personale cum ar fi adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, persoana de contact în caz de boală sau accident, permis de conducere, dovada asigurării personale etc.
- Calificări, atunci când este necesar la locul de muncă, cum ar fi abilități speciale sau nivel educațional.
- Referiri care pot atesta caracterul bun al solicitantului sau etica muncii. Referințele ar putea fi de la un membru al comunității, de la o altă organizație non-profit la care solicitantul sa oferit voluntar sau de la un angajator.
- Autorizație scrisă de a efectua o verificare de fond, esențială în cazul în care voluntarii vor lucra cu copii sau alte populații cu risc
- Renunțarea la confidențialitate, astfel încât să puteți aduna informațiile de care aveți nevoie și să le distribuiți în mod corespunzător.
Desfășurați screening-ul corespunzător
Fii atent aici. Screening-ul este deosebit de important pentru voluntarii care pot fi în contact cu persoanele vulnerabile sau care trebuie să conducă în timpul activității lor de voluntariat sau să se implice în alte activități periculoase.
Cu toate acestea, 31% din nonprofit nu efectuează proiecții de voluntari conform unui studiu. Organizațiile nonprofit se gândesc adesea că pot să-și protejeze singuri voluntarii și să neglijeze efectuarea de controale adecvate. Dar asta poate lăsa organizația deschisă răspunderii. Gândiți-vă la screening, ca parte a procedurilor dvs. de siguranță și a managementului riscului.
Screening-ul ar trebui să fie întotdeauna respectuos și să protejeze intimitatea voluntarilor cât mai mult posibil. Obțineți consimțământul scris pentru examinare înainte de a continua.
De asemenea, ecranați din când în când ca măsură de precauție.
De screening-ul poate fi la fel de simplu ca un interviu personal, sau pot include:
- controale de fond
- înregistrări de conducere și licențe
- confirmarea asigurării
- screening-ul pentru condiții de sănătate sau cerând dovada anumitor vaccinări
- verificarea acreditărilor, cum ar fi un certificat de predare sau aptitudini speciale
Oferiți o pregătire și o gestionare excelentă
Nu faceți niciodată un voluntar liber fără o pregătire adecvată . Voluntarii apreciază că sunt instruiți, deci știu ce să facă și când. Tren în grupuri sau unul la unul. Dezvoltați materiale scrise pe care voluntarul le poate lua împreună cu ei și să se antreneze în cadrul sarcinilor specifice. Alocați voluntarului o persoană de personal pentru supraveghere.
Instruirea poate include:
- codul de conduită al organizației dvs.
- cum să acționați atunci când reprezentați organizația
- cum să identificați și să raportați abuzurile
- cum să menținem confidențialitatea organizației și a persoanelor pe care le servește
- ceea ce vă așteptați în mod special de la voluntar
- cum să raportați orice probleme
- care este responsabil și cum să le atingă
În cele din urmă, fiți dispuși să demiteți un voluntar în cazul în care încalcă oricare dintre reguli, sunt greu de înțeles, nu sunt fiabile sau sunt abuzivi în vreun fel. Elaborați o procedură scrisă pentru personal, dacă trebuie să lase un voluntar să plece.
Informați întotdeauna voluntarul de ce îi lăsați să plece și apoi documentați demiterea, la fel cum ați face cu un membru al personalului plătit. O procedură, urmărirea acesteia și înregistrarea acțiunii vă va ajuta în cazul în care voluntarul decide să depună o plângere la conducerea de vârf sau să încerce altfel să vă reîntoarcă.
Nu uitați să aveți politici pentru personalul dvs. care să acopere modul în care acestea sunt pentru a trata voluntarii. Descrieți ce este hărțuirea și cum să o evitați. Stabiliți o procedură de reclamație pe care voluntarii o pot folosi pentru a raporta orice abuz.
Voluntarii doresc să facă bine și sunt apreciați atunci când o organizație este pregătită să lucreze cu ei. Ei doresc o politică bună și să aibă o pregătire și un management adecvat. Păstrarea voluntarilor în jurul valorii de necesită nu numai recunoștința din partea dvs., ci și o abordare organizată care protejează atât voluntarii, cât și organizațiile non-profit.
Resurse recomandate:
Voluntari: Riscul de echilibrare și recompensa (Grupul Alianței de Asigurări Nonprofit)
Screeningul voluntarilor - de la Energize, un centru de expertiză voluntară.