Legea federală solicită păstrarea înregistrărilor salariale și a altor documente
Care sunt înregistrările Paycheck necesare pentru a păstra angajatorii?
În mod normal, păstrați majoritatea înregistrărilor solicitate de lege doar în cursul desfășurării activității, astfel încât respectarea să nu ia prea multe măsuri suplimentare sau să lucreze.
Examinați înregistrările pe care le aveți deja pentru a vă asigura că respectați cerințele IRS și FLSA.
Înregistrările pot fi păstrate în orice formă, inclusiv în format electronic. Următoarele trebuie să fie păstrate pentru toți angajații care nu sunt scutiți de taxă și cei care fac obiectul cerințelor minime de salarizare:
- Informații personale, inclusiv numele angajatului, adresa de domiciliu, ocupația, sexul și data nașterii dacă acesta are mai puțin de 19 ani
- Ora și ziua în care începe săptămâna sa de lucru
- Numărul total de ore lucrate în fiecare zi lucrătoare și în fiecare săptămână de lucru
- Total câștiguri directe zilnice sau săptămânale
- Rata standard de plată orară pentru orice săptămână în care se lucrează orele suplimentare
- Total salariu suplimentar pentru săptămâna de lucru
- Salariile totale au plătit fiecare perioadă de plată
- Data plății și perioada de plată acoperită.
Angajații care nu sunt scutiți trebuie să primească cel puțin un salariu minim și să primească ore suplimentare pentru orele lucrate peste 40 pe săptămână. Un angajat poate fi scutit dacă este plătit cel puțin 455 dolari pe săptămână pe bază salarială și dacă îndeplinește anumite sarcini de serviciu, în mod obișnuit administrative, executive sau de conducere.
Plata directă este cea obținută în primele 40 de ore într-o săptămână de lucru.
Evidențele necesare pentru salariații scutiți diferă de cele pentru lucrătorii care nu sunt scutiți de la plata impozitului și sunt necesare informații speciale pentru salariații din gospodărie, angajații care lucrează în regimuri neobișnuite de remunerare pentru angajații cărora li se oferă cazare sau alte facilități și pentru angajații care beneficiază de educație de recuperare.
Dacă vreunul dintre lucrătorii dvs. intră în aceste categorii, consultați un avocat.
Formulare pe care trebuie să le păstrați
În plus față de înregistrările salariale, ar trebui să păstrați câteva alte documente în dosar pentru fiecare angajat.
- O copie semnată a formularului său W-4 care arată reținerea federală. Acest formular poate fi modificat de mai multe ori, astfel încât asigurați-vă că păstrați cel mai recent formular în partea de sus.
- O copie a oricărei forme pe care un angajat a autorizat deduceri de plată, inclusiv prestații și donații speciale cum ar fi United Way sau alte organizații de caritate
- O copie a formularului de cerere original al angajatului și a oricăror documente justificative, cum ar fi un CV sau transcrieri.
- Înregistrări privind modificările nivelurilor de salarizare, inclusiv promoțiile sau demoții, precum și motivele acestor acțiuni.
Care este cel mai bun mod de a păstra înregistrările Paycheck?
Înregistrările Paycheck, inclusiv cele care documentează toate orele lucrate, modificările în statutul plăților și ratele de salarizare, ar trebui păstrate într-un dosar separat.
De asemenea, trebuie să țineți evidența tuturor modificărilor aduse salariilor și beneficiilor angajaților, inclusiv a consimțământului angajaților. Trebuie să aveți un consimțământ scris în dosar pentru orice deducere din salariul unui salariat, cu excepția impozitelor FICA și a garzilor .
Susan Heathfield, expert în resursele umane, are informații mai detaliate cu privire la ce ar trebui păstrat în dosarul personalului angajatului.
Cine este permis să vadă înregistrările angajaților?
Cele mai multe întreprinderi țin înregistrările angajaților într-o zonă restricționată și permit accesul numai persoanelor care ar putea fi nevoite să vadă înregistrările datorită rangului sau poziției lor ocupate. Înregistrările angajaților nu trebuie niciodată eliminate din camera de înregistrări. Dacă aveți mai mult de câțiva angajați, poate doriți să creați o politică de acces la fișierele de personal, astfel încât angajații din domeniul resurselor umane să știe cum să răspundă la solicitări.
- Angajații trebuie să aibă posibilitatea de a-și vedea propriile înregistrări. Poate doriți să aveți pe cineva să stea în cameră cu un angajat în timp ce își vede propriul record.
- Desemnați care angajați ai companiei pot vedea înregistrările angajaților. Accesul se limitează, de obicei, la angajații departamentului de resurse umane și la manageri și directori deasupra unui anumit nivel.
- Diferite auditori federali și de stat pot avea acces la înregistrările angajaților în scopul auditării. Puteți solicita un mandat înainte de a permite unui auditor accesul la înregistrările angajaților.
- Avocații care reprezintă lucrătorii în procese pot primi acces în anumite cazuri specifice. Un funcționar de nivel înalt sau avocatul companiei ar trebui să verifice solicitarea avocatului înainte de a permite vizualizarea înregistrărilor.