Înainte, în timpul și după audit sau inspecție
- Autoritățile locale , pentru inspecții de incendiu, coduri de construcție, probleme de sănătate și siguranță și posibile încălcări ale Legii americane cu dizabilități (ADA)
- Agențiile de stat , pentru impozitul pe vânzări, înregistrarea afacerilor și probleme legate de ocuparea forței de muncă
- Agențiile federale, inclusiv OSHA, ADA, departamentul salarial și ore, și imigrație / vamă (ICE).
Iată o listă a agențiilor de stat și federale care vă pot controla sau verifica afacerea.
Tipuri de audituri și inspecții
- Unele agenții trebuie să- ți inspecteze afacerea atunci când se deschide. Acestea sunt de obicei întreprinderi locale, cum ar fi departamentul de sănătate sau departamentul de construcții.
- Unele agenții inspectează în mod regulat . Inspectorii locali de incendiu și de sănătate vin de obicei pe un program de rotație.
- Unele agenții pot veni la afacerea dvs. neanunțate fără niciun motiv . OSHA este una dintre aceste agenții.
- Unele agenții vin în urma unei plângeri din partea unui angajat sau a unui client sau a unei alte persoane. Inspectorii de imigrare, inspectorii ADA și inspectorii OSHA răspund la plângerile unui angajat sau client. Auditorii IRS sau auditorii fiscali de stat pot veni ca răspuns la o plângere din partea unui contractant independent.
Fiți pregătiți înainte de efectuarea unui audit sau a unei inspecții
Asigurați-vă timp pentru a vă pregăti pentru eventualele auditări sau inspecții:
- Faceți o listă de agenții posibile care vă pot inspecta afacerea dvs. specifică. Includeți agenții care ar putea apărea din cauza naturii specifice a afacerii dvs. De exemplu, întreprinderile bazate pe alimente ar putea avea un inspector sanitar.
- Cunoașteți drepturile dvs. pentru fiecare tip de inspecție. Îl poți cere inspectorului să se întoarcă mai târziu, când e mai convenabil pentru tine? Aveți dreptul să însoțiți inspectorul sau auditorul?
- Așezați-vă împreună cu avocatul dvs. și discutați-vă drepturile și responsabilitățile în timpul acestor audituri și inspecții.
- Stabiliți procedurile pentru dvs. și angajații dvs. pentru a urma atunci când un inspector sau auditor apare și instruiți-vă personalul în ce trebuie făcut. Ar putea fi o idee bună să puneți aceste procese într-un notebook undeva.
- Decide cine trebuie să fie anunțat atunci când sosește un inspector. Ce ar trebui să facă personalul dvs. dacă nu sunteți disponibil? Cine este următorul responsabil? În cazul în care avocatul dvs. va fi notificat și când?
- Verificați înregistrările comerciale care aparțin acestei inspecții pentru a vă asigura că acestea sunt corecte, complete și în conformitate cu legea. De exemplu, un inspector federal sau de salarizare de stat și oră va dori să vadă fișele de timp sau alte înregistrări de timp.
Cel mai important lucru de făcut în timpul unei inspecții sau audit:
Fii politicos și de ajutor. Atitudinea ta ar trebui să fie: "Vrem să ne supunem așezării și să facem ceea ce trebuie, să ne ajute să știm ce este. Dacă există probleme, vrem să le corectăm".
- Verificați identitatea inspectorului și asigurați-vă că inspectorul are documentele corespunzătoare, inclusiv un mandat, dacă este necesar. Inspectorii falși apar uneori încearcă să-i intimidească pe angajatori să se supună inspecțiilor, apoi să plătească amenzi sau sancțiuni sau să cumpere kituri de conformitate.
- Apoi, puneți planul în loc.
- Faceți fotografii sau păstrați un jurnal al inspecției sau al auditului. Urmați inspectorul sau întrebați dacă puteți participa la audit.
- Nu oferiți voluntar nimic . Dacă vi se adresează o întrebare, răspundeți-o. Nu adăugați nimic la răspunsul dvs.
- La sfârșitul auditului sau al inspecției, cereți o revizuire. Cei mai mulți inspectori sau auditori nu se vor angaja în ceva specific, dar ar trebui să vă dea o idee generală dacă există încălcări și ce trebuie să se aștepte în continuare.
După audit sau inspecție
Dacă inspectorul a invocat încălcări, este posibil să aveți dreptul la un proces de recurs. Cum se tratează acest pas depinde de agenția specifică. În urma unei acțiuni ulterioare, orice agenție vă va furniza o înregistrare scrisă a încălcărilor, indiferent dacă acestea sunt corecte și cum, precum și ce sancțiuni și sancțiuni sunt impuse.
În acest moment, probabil că veți dori să contactați avocatul dvs. pentru a discuta un răspuns.
Dacă nu vină vreo încălcare, discutați cu angajații dvs. ce sa întâmplat bine, ceea ce ați auzit sau ați văzut și ce puteți învăța să faceți mai bine data viitoare.
Pentru aproape fiecare afacere, va exista data viitoare.