Cum să vă protejați datele critice de afaceri
Pierdere de date
Pentru a parafraza pe Paul Simon, există 50 de modalități de a vă pierde datele:
- Un accident de pe un computer de pe desktop / laptop sau deteriorarea dispozitivului mobil poate face ca datele dvs. să nu poată fi recuperate
- Computerul sau telefonul dvs. pot fi furate - pauzele de afaceri sunt comune și, potrivit statisticilor FBI, 97% din laptopurile / desktopurile furate nu sunt recuperate
- Datele pot fi șterse accidental (sau șterse în mod deliberat de către un angajat nemulțumit)
- Computerul dvs. poate fi deturnat de malware
- Conturile dvs. de stocare online pot fi hackate
- Un atac de răscumpărare ar putea face fișierele dvs. inaccesibile până la plata unei taxe substanțiale
Un regim de backup a datelor este o necesitate
Pentru o protecție adecvată a datelor, trebuie să stabiliți un sistem de backup de date care să urmeze acești trei pași:
- Actualizați periodic datele de afaceri
- Creați copii de siguranță pe suporturi de încredere sau în cloud
- Dacă utilizați suporturi media pentru copii de siguranță, țineți dispozitivele într-o locație sigură, în afara locației
Regula principală pentru protecția datelor de afaceri este aceea că, dacă pierderea datelor va interfera cu activitatea de afaceri, creați-o înapoi.
Programele software desktop pot fi reinstalate, dacă este necesar, însă recuperarea detaliilor tranzacțiilor sau corespondenței de afaceri este imposibilă dacă aceste fișiere sunt pierdute sau deteriorate fără reparații.
Arhivă de date vs Backup de date
În mod normal, copiile de rezervă sunt periodice, pe termen scurt, ale unor imagini pentru recuperarea în caz de dezastru.
Arhivarea se referă, în general, la stocarea pe termen lung a datelor care nu mai sunt utilizate în mod obișnuit, dar pot fi restaurate dacă este necesar (de exemplu, un proiect finalizat sau date de la un fost client).
Backup Critical Business Data
Există doi pași pentru copierea de rezervă a datelor cu succes;
- Identificarea datelor critice care trebuie să fie susținute
- Implementarea copiilor de rezervă a datelor pe un program regulat
Ce trebuie să fie într-o copie de siguranță a datelor?
Toate fișierele pe care le-ați creat și / sau modificate ar trebui să fie întotdeauna copiate în siguranță. Pentru multe companii, acest lucru include totul, de la fișierele de contabilitate prin e-mail.
Din ce în ce mai multe aplicații de afaceri sunt disponibile prin cloud. Cu toate acestea, dacă utilizați aplicații de tip desktop (fără browser), acestea pot fi reinstalate din medii sau descărcate, deci nu este nevoie să aveți copii de rezervă.
Stocare in cloud
Utilizarea serviciilor de backup online face ca backup-ul dvs. sa fie usor - ceea ce este doar unul dintre motivele pentru care cloud computing-ul este ideal pentru afacerile mici . Dar serviciile cloud pot fi în continuare vulnerabile la pierderea de date prin hacking sau sabotaj de angajați (ia în considerare cazul recent al Colegiului American de Educație din Indianapolis, care, după ce a tras un angajat al tehnologiei informației, a descoperit că înainte de a pleca el a schimbat parolele administrative conturi, împiedicând colegiul să acceseze datele lor).
Nu este o idee proastă de a face backup local ocazional de date de nor.
Backup-uri locale de date
Dacă salvați datele la nivel local (de exemplu, nu utilizați spațiul de stocare în cloud), puteți simplifica copiile de siguranță păstrând toate fișierele care vor fi arhivate pe o singură unitate de pe computer. De exemplu, să presupunem că trebuie să creați copii de siguranță pentru fișierele de contabilitate, documentele de procesare a textelor, foile de calcul, fotografiile și e-mailurile. Punerea pur și simplu a contabilității, Microsoft Office (inclusiv Outlook) și Paintshop Pro toate pe o unitate separată sau într-un folder separat facilitează arhivarea tuturor fișierelor pe care le-ați creat sau modificat folosind aceste programe. Tot ce trebuie să faceți este să faceți o copie de rezervă a unității sau a dosarului.
Odată ce ați selectat datele critice care urmează să fie arhivate, este simplu să instalați și să utilizați un program software de rezervă pentru a arhiva datele dvs. de afaceri într-un program regulat.
Este recomandată copierea de rezervă a datelor dvs. pe timp de noapte. Există numeroase programe software de rezervă disponibile care vă permit să setați un program care să vă protejeze automat datele. Software-ul de backup, care zip și criptează fișiere, economisește spațiu pe disc și mărește securitatea datelor.
Păstrați doar backup-urile de date pe site-ul dvs. dacă sunt stocate într-un loc sigur, indestructibil și incendiar. Investiția într-o unitate de bandă sau un hard disk extern și aderarea meticuloasă la un program regulat de copiere a datelor nu va ajuta dacă toate copiile dvs. de rezervă de date sunt într-un singur loc și locul respectiv este lovit de dezastru. Pentru a vă asigura cu adevărat că backup-urile trebuie stocate în afara locației. (Backup-ul Cloud nu elimină în totalitate această preocupare, dar cu siguranță este mai bun decât multe locații fizice.)
Unele companii își păstrează copii de siguranță în casetele de securitate din bănci. (Taxa pentru o cutie de securitate este deductibilă din punct de vedere fiscal, dacă aveți nevoie de stimulente suplimentare.) Ceilalți proprietari de afaceri mici păstrează copii multiple ale copiilor de rezervă ale înregistrărilor lor la casele diverșilor prieteni sau membri ai familiei. Nu contează exact unde alegeți să le păstrați, atâta timp cât site-ul pe care îl alegeți pentru copierea de rezervă în afara site-ului este sigur și aveți acces regulat la acesta.
Dispozitive de rezervă
Servicii de backup online
Pentru securitate maximă, asigurați-vă că utilizați parole puternice, modificați-le în mod regulat și asigurați-vă că fișierele de rezervă sunt criptate (deoarece spațiul de stocare al cloud-ului este partajat, furnizorii de nor în mod normal criptează datele de utilizator).
Unități USB (degetul mare)
Bateriile USB sunt în continuă creștere în capacitate și sunt ideale pentru backup rapid de date. Deși nu au capacitatea hard disk-urilor externe, au viteze rapide de transfer de date și sunt foarte portabile. Puteți să copiați cu ușurință datele pe o unitate USB și să o deconectați. Deoarece nu au componente în mișcare, unitățile USB sunt foarte fiabile.
Unități hard disk externe
Pentru întreprinderile mici, este metoda recomandată de a cumpăra și de a folosi o unitate hard disk externă pentru copii de rezervă. Unitățile hard disk externe sunt ieftine în comparație cu sistemele de discuri cu bandă. Sunt de asemenea ușor de folosit; pur și simplu conectați hard diskul la portul USB al computerului. Cele mai multe hard discuri externe sunt livrate cu software de backup.
Rețea locală (LAN)
Dacă aveți o rețea locală (LAN) puteți de asemenea să copiați fișiere de siguranță pe alt computer sau server. Cu toate acestea, dacă mașina de rezervă se află în aceeași locație, aceasta poate fi vulnerabilă la furt sau deteriorată de incendiu sau de inundații. Pentru a preveni furtul, un server poate fi instalat într-o cușcă, dulap sau dulap blocat.
Depozitarea benzilor
Dacă aveți cantități mari de date pentru a face backup (sau doriți să creați și să păstrați arhive de date complete complete pentru stocarea pe termen lung), backup-urile pe bandă sunt cea mai bună opțiune. Sunt foarte fiabile și pot stoca cantități masive de date.
Înapoi sau riscul de a-l pierde
Nu riscați să vă pierdeți datele de afaceri. Cea mai bună apărare împotriva unui astfel de dezastru este protecția adecvată a datelor. Prin crearea unui sistem de rezervă care include arhivarea și backupul datelor dvs. de afaceri în mod regulat și în mod corespunzător, veți asigura că afacerea dvs. va putea să facă față oricăror furtuni cu care se confruntă și să continue. Rețineți - nu puteți avea prea multe copii de siguranță!