Realitatea de a planifica o conferință este că, fără nici o experiență, puteți pierde o mulțime de timp supra-gândire fiecare detaliu mic în timp ce trece peste aspecte mai importante.
Pentru a simplifica procesul pentru prima oară, am prezentat pașii cei mai importanți, oferind în același timp legături către instrucțiunile mai detaliate despre fiecare subiect. Rezultatul aici este un ghid de planificare a conferinței care vă va ajuta să începeți cu un șablon solid în vigoare.
Pasul 1: Faceți o viziune a conferinței dvs.
Fiecare eveniment începe cu o viziune, dar va trebui să vă transformați viziunea în cuvinte și numere pentru a măsura costurile și a lua decizii de planificare informate. În primul rând, trebuie să începeți cu elementele de bază cum ar fi cine, ce, când, unde și de ce.
Mai mult: Planificarea evenimentului 101: Elaborarea detaliilor esențiale
Pasul 2: Crearea unui plan de afaceri
Cu excepția cazului în care conferința dvs. este finanțată de o subvenție sau o organizație, va trebui să stabiliți de unde provin banii și de ce este folosit. Prima parte a acestei ecuații, venitul, ar trebui calculată la începutul procesului de planificare.
Acum, pentru a pune un preț pe o conferință, trebuie să aveți o idee despre ceea ce intenționați să oferiți participanților. Traseul dvs. de itinerar și vorbitor va fi factorul de vânzare pentru potențialii solicitanți ai înregistrării.
Pasul 3: compararea locurilor și serviciilor
După ce aveți o idee mai specifică despre momentul în care va avea loc conferința dvs. și câte persoane doriți să participați, puteți începe să faceți cumpărături pentru un loc potrivit.
Rețineți că selectarea locației va determina, de asemenea, cheltuielile dvs. de catering și audio / vizuale. Acest lucru se datorează faptului că majoritatea centrelor de conferințe și hotelurilor de evenimente solicită să utilizați serviciile lor interne pentru orice eveniment la fața locului.
Majoritatea conferințelor vor trebui să ofere un fel de cazare peste noapte pentru oaspeții care călătoresc din afara regiunii. Această necesitate creează un alt set de considerații pentru a lua în considerare decizia locului .
Citeste mai mult:
Pasul 4: Recrutarea și gestionarea solicitanților de înregistrare
Chiar și cele mai populare conferințe trebuie să comercializeze efectiv evenimentul lor pentru a umple fiecare loc în casă. Participarea este singurul factor important pentru succesul evenimentului. Numerele bune de participare aduc venituri și oportunități de sponsorizare. Și mai multe persoane pe care le-ați înregistrat vor crea mai multe cereri de publicitate și deschideri de participare. Povestea lungă scurtă, dacă puteți desena o mulțime, atunci orice altceva va cădea în loc mult mai ușor.
Gestionarea înregistrării devine mai dificilă pe măsură ce evenimentul dvs. crește în mărime. Acesta este locul unde un sistem de înregistrare online vă poate ajuta să urmăriți numărul, să procesați plățile și să organizați date.
Citeste mai mult:
Pasul 5: Planificarea detaliilor la fața locului
În cele din urmă, după organizarea și implementarea elementelor de afaceri ale conferinței, puteți începe să vă gândiți la detaliile de pe site. Aceasta include modul în care participanții vor naviga în cadrul conferinței, aspectul general al fiecărei camere și distribuția produselor alimentare și băuturilor. Aceasta este o parte a planificării unei conferințe pe care majoritatea oamenilor o asociază cu planificarea evenimentelor. Cea mai bună modalitate de a coordona toate detaliile este să vă plimbați prin itinerariul pe care îl aveați oaspeții dvs. Imaginați-vă cum vor gândi și vor acționa în fiecare punct al zilei pentru a rezolva problemele înainte de a apărea.
Citeste mai mult:
- Planuri populare de planuri de întâlnire pentru spațiu
- Idei pentru un tabel de înregistrare eficientă
- Strategii de semnalizare pentru a gestiona fluxul conferinței
Pasul 6: Sfaturi pentru managementul expoziției
Conferințele au, de obicei, o zonă de expoziție sau o pavilion convențional, unde sponsorii și vânzătorii închiriază spațiu pentru a-și promova produsele.
Aceasta poate fi o oportunitate foarte profitabilă pentru conferința dvs. dacă organizați totul bine. Rețineți însă că o zonă de expoziție va necesita un angajament semnificativ atât din punct de vedere al timpului, cât și din resurse, deci asigurați-vă că sunteți pregătit să gestionați nevoile mai multor furnizori înainte de a vă angaja în acest format.
Citeste mai mult: