Cum să vă asigurați că executarea evenimentului dvs. se desfășoară fără probleme
Fiind un oaspete, mai degrabă decât un planificator de eveniment, vă oferă posibilitatea de a observa un personal de operațiuni în acțiune, o perspectivă din care este adesea mai ușor să observați ce funcționează bine - și ce nu.
Iată trei greșeli pe care le veți întâlni probabil la evenimentele gestionate prost, împreună cu sfaturi pentru a evita astfel de greșeli la evenimentele dvs.
Tabelul de înregistrare greșit
Când oaspeții merg la o masă de înmatriculare , personalul evenimentului trebuie să fie primit și gata să-i ajute pe oaspeți - indiferent de situație.
Nu este orientat spre servicii sau chiar politicos să presupunem că cineva care merge până la masa de înmatriculare nu aparține evenimentului. Cu toate acestea, exact acest lucru se poate întâmpla dacă personalul nu este pregătit sau informat corespunzător. Amintiți-vă personalului evenimentului că un tabel de înregistrare reprezintă imaginea gazdei și a organizației din spatele evenimentului. Personalul trebuie să salute toți oaspeții la masa de înscriere și să întrebe dacă aceștia sunt acolo pentru a se conecta la eveniment în funcție de eveniment sau de numele gazdei. Dacă s-a făcut o greșeală, majoritatea oaspeților se auto-corectează și se scuză. Dacă nu, personalul ar trebui să primească instrucțiuni cu privire la modul cel mai adecvat de abordare a situației.
Amabilitatea merge mult în operațiunile evenimentului.
Configurarea evenimentelor incorecte
În cele mai multe locații, gospodărirea curăță un spațiu de evenimente, iar personalul de operațiuni de banchet apoi finalizează configurarea . Dacă operațiunile de banchet aruncă un pahar și nu reușesc să curățeze cioburile, așternutul rămâne pe podea - cu excepția cazului în care personalul evenimentului se curăță.
Șarjele de sticlă spartă și alte resturi nu numai că lasă o imagine teribilă, dar pot crea și un pericol pentru siguranță. Prin urmare, cei mai buni planificatori de evenimente vor veni cu 1-2 ore înainte de ora de începere pentru a observa configurația și pentru a efectua o serie de vizite ale zonei și pentru a căuta sticlă și alte articole 30 de minute și din nou cu 15 minute înainte de eveniment. În cazul în care nu există nimic, planificatorul evenimentului îl poate aduce în atenția personalului banchet.
Curățare îndelungată
Cu orice eveniment, vor exista două programe (uneori concurente): programul organizatorilor și programul de lucru al personalului operațiunilor de la locul de desfășurare. Planificatorul evenimentului are responsabilitatea de a se asigura că ambele sunt în mod corespunzător sincronizate.
Prezentarea sau tastatura programului vor apărea în mod obișnuit după un fel de recepție de sosire care ar putea include mese de înregistrare, alimente și băuturi. Momentul activităților de curățare și de rupere trebuie, prin urmare, să fie atent planificat, astfel încât să nu interfereze sau să întrerupă agenda programului. Atunci când curățarea și ruperea nu sunt discutate cu personalul operațiunilor de evenimente înainte de timp, un planificator de evenimente poate găsi că mesele și alte elemente pot fi îndepărtate direct în fața gazdelor sau difuzoarelor invitate, distragând pe toată lumea din cameră.
În cazul în care planificatorii de eveniment trebuie să reamintească managerilor de banchet când să lucreze personalul și când ar trebui să fie liniștiți? Raspunsul este da.
Linia de fund
În timp ce locurile bine gestionate, cu manageri de operațiuni de durată și personal, ar trebui să facă mai ușor un loc de planificator de evenimente, o execuție perfectă a evenimentului nu este întotdeauna cazul. Planificatorii de evenimente mari fac din fiecare detaliu al unui eveniment execuție afacerea lor. Își iau timpul pentru a discuta despre toate aspectele legate de configurare, serviciul evenimentului și a rupe cu manageri de banchete înainte de eveniment și supraveghează operațiunile evenimentului înainte, în timpul și după aceea pentru a asigura cel mai bun eveniment posibil pentru client.