Pași pentru pregătirea unui ghid de planificare a conferinței

Organizația este cheia unei conferințe de succes

Planificarea unei conferințe necesită un set de competențe care include abilități organizaționale incredibile, abilitatea de multitasking, energie, creativitate, pricepere în afaceri, abilități interpersonale și atenție la detalii. De asemenea, este nevoie de un ghid cuprinzător de planificare a conferințelor, care nu numai că vă va ține la timp, ci vă va oferi o asigurare foarte necesară că nu ați uitat ceva de-a lungul drumului.

Planificarea conferinței este diferită de alte tipuri de planificare a evenimentelor și include pași suplimentari.

Conferințele tind să fie evenimente pe scară largă, care de obicei durează un an sau mai mult pentru a planifica. Lista dvs. de sarcini poate include selectarea unui loc de întâlnire, rezervarea camerelor de hotel, înființarea de înregistrări online, asigurarea difuzoarelor, organizarea de suite de ospitalitate, găzduirea unei săli de expoziții, întâlniri de programare, manipularea alimentelor și băuturilor și multe altele. Pregătirea unui ghid bine organizat de planificare a conferințelor care să elaboreze pașii este un must-have pentru orice planificator de conferințe de succes.

Următorii pași vă vor ajuta să pregătiți un ghid de planificare a conferințelor, care va servi ca un plan pentru planificarea oricărei conferințe. Personalizați și modificați ghidul în funcție de evenimentul pe care îl planificați și păstrați-l la îndemână. Atunci când este pregătit și folosit în mod corespunzător, acesta va deveni în curând cel mai valoros instrument de planificare a conferinței.

Începeți cu elementele de bază

Prima parte a ghidului de planificare a conferinței trebuie să includă elementele de bază ale conferinței:

Includeți orice alte elemente cunoscute, cum ar fi datele alternative sau numărul de participanți.

Care-i planul?

Înainte de a începe să planificați diferitele elemente ale unei conferințe, trebuie să vă dați seama care sunt elementele diferite și unde se încadrează în schema globală a evenimentului dvs.

Deci, scoateți stiloul și tamponul sau stați în fața calculatorului și începeți să scrieți tot ce vine în minte. Nu vă faceți griji cu privire la listarea lucrurilor în ordinea importanței sau în orice fel de secvență cronologică. Asta va veni mai târziu. În momentul de față, veți realiza, în esență, o versiune foarte lungă și simplă a listei dvs. de lucru, care va fi împărțită în diferite componente independente care vor fi tratate individual în timpul procesului de planificare.

Această secțiune poate afișa oricare dintre următoarele:

Aveți timp suplimentar în compilarea acestei liste, astfel încât să nu treceți peste nimic și să continuați și să adăugați tot ce vine mai târziu. Nu fiți copleșiți de numeroasele domenii de responsabilitate enumerate; Scopul aici este de a gândi totul acum pentru a putea planifica și gestiona fiecare element în mod eficient.

Selectați o locație

Odată ce ați stabilit când va avea loc conferința și veți înțelege domeniul general al evenimentului, următorul pas este selectarea locului de desfășurare a evenimentului.

În funcție de dimensiunea conferinței, puteți alege un loc pentru toate nevoile dvs. de conferință, de la sala de expoziții până la săli de întâlnire, săli de banchet și camere de hotel. Dacă conferința este prea mare pentru a fi găzduită într-o singură locație, căutați un loc care se află în apropierea hotelurilor din afara hotelului sau a celor de catering, astfel încât participanții la conferință să nu trebuiască să călătorească prea departe pentru a se transfera dintr-un eveniment de conferință în altul.

Gândiți-vă la înregistrarea participantului

Cum se vor înregistra participanții la această conferință? Cum vor primi confirmarea de înregistrare? Cum vor fi generate și distribuite etichetele de nume la conferință? Ghidul dvs. de planificare a conferințelor va include răspunsuri la toate aceste întrebări și ar trebui actualizat odată ce înregistrarea conferinței este în curs de desfășurare.

Dacă un eveniment este de așteptat să atragă mulțimi mari, atunci un sistem de înregistrare online a conferinței este calea de urmat.

Sistemul poate procesa plăți , poate urmări înregistrările și poate organiza alte informații relevante și poate asista la generarea de rapoarte.

Expozanți și săli de expoziție

Zonele de expunere reprezintă o trăsătură comună la conferințe, oferind sponsorilor și vânzătorilor posibilitatea de a închiria spațiu pentru a-și promova produsele și serviciile. Aceasta este, de asemenea, o oportunitate pentru gazda conferinței de a aduce venituri în cazul în care caracteristica expoziției este promovată eficient și bine primită. În funcție de mărimea conferinței dvs., gestionarea expoziției și a sălii de expoziții va necesita timp și resurse suplimentare, deci planificați în consecință.

După cum sa menționat mai sus, sistemele online de înregistrare a conferințelor reprezintă cea mai bună modalitate de a urmări înregistrările, astfel încât, dacă așteptați un număr mare de expozanți, luați în considerare includerea înregistrării expozanților în sistemul dvs. de înregistrare a participanților. Expozantii vor avea nevoie, de asemenea, de urmatoarele:

În calitate de planificator de conferințe , veți fi responsabil de angajarea de securitate pentru a asigura siguranța materialelor situate în sala de expoziții.

Planificați detaliile conferinței

Cu unele dintre responsabilitățile mai mari abordate, cum ar fi selectarea locului de desfășurare a conferinței și înregistrarea participanților, puteți să vă concentrați atenția asupra planificării detaliilor conferinței. Ca și în cazul planificării unui eveniment de orice natură, organizația este esențială, deoarece este atenția la detalii.

Acum este momentul să scoateți acea listă lungă de rufe cu obiecte de lucru pe care le-ați pus la începutul procesului de planificare a conferinței. Uitați-vă în listă și faceți modificări sau completări necesare pentru a reflecta cele mai recente sarcini și responsabilități. Apoi puneți aceste elemente în ordine cronologică, începând cu elementele care pot sau trebuie să fie finalizate cu mult timp înainte. De exemplu:

Începeți la început și mergeți de acolo. Pentru fiecare detaliu care trebuie tinut cont, includeti o urmarire pentru a va asigura ca contractele sunt semnate si primite. Pe măsură ce se apropie data conferinței, elementele dvs. de acțiune vor include sarcini pe termen scurt precum:

Luați în considerare ghidul dvs. de planificare a conferințelor ca manual pentru tot ceea ce este inclus în planificarea unei conferințe, indiferent cât de mic este. Acest ghid va deveni rapid un instrument de neprețuit, care nu numai că vă va menține organizat și la timp, dar va calma nervii, deoarece se apropie data mare și vă întrebați dacă ați uitat ceva.