Pași pentru găsirea locului de desfășurare a evenimentului perfect
Presupunând că ați identificat deja tipul de eveniment pe care îl planificați și scopul acestuia, există mulți alți factori care trebuie luați în considerare atunci când începeți procesul de selectare a locului în sine.
Următoarea foaie de parcurs vă va ajuta să căutați pașii în alegerea unui spațiu perfect pentru evenimente.
Identificați-vă publicul țintă și cunoașteți-vă lista de oaspeți
Când planificați un eveniment, una dintre cele mai importante informații pe care trebuie să le cunoașteți este cine vor fi oaspeții dvs. și câți vă așteptați să participați. În timp ce tipul evenimentului va informa cu siguranță alegerea locului, unul dintre cei mai mari factori limitativi pentru un spațiu al evenimentului este capacitatea sa. Asigurați-vă că știți cel puțin o estimare corectă (poate fi o gamă) a numărului de invitați, deoarece acest lucru va limita imediat opțiunile locației dvs. De asemenea, trebuie să luați în considerare publicul. Asigurați-vă că locul de desfășurare reflectă nu numai evenimentul, ci și gusturile și așteptările clienților.
Identificați datele evenimentului
Verificați calendarul, deoarece calendarul va influența multe decizii, inclusiv locul dvs. de alegere. După lista de oaspeți, data evenimentului dvs. va fi următorul factor limitator.
În funcție de tipul de eveniment pe care îl planificați, puteți constata că trebuie fie să fii flexibil cu data evenimentului pentru a obține locația dorită, fie va trebui să fii flexibil cu alegerea locului pentru a obține data dorită. Ar trebui să începeți să vă planificați să aflați unde sunteți tu sau clientul flexibil.
Iată câteva întrebări pe care trebuie să le luați în considerare:
- Când sunt oaspeții dvs. cel mai probabil disponibili pentru a participa pe baza programelor lor?
- Ce locații au spațiu adecvat și disponibil pentru acele vremuri?
- Când este cel mai bun moment pentru echipa dvs. de conducere să organizeze evenimentul?
Calculați-vă bugetul
Cu un buget deschis, oricine poate să planifice un eveniment grozav și să aibă o selecție infinită de opțiuni de la fața locului. Dar, mai mult decât probabil, resursele financiare sunt limitate și ar trebui să fii conștient de la început care sunt limitele tale financiare - chiar dacă bugetul evenimentului tău este simplu sau estimativ. Un planificator de evenimente poate planifica întotdeauna un eveniment grozav într-un buget rezonabil.
- Locul de desfășurare se încadrează în parametrii dvs. bugetari pentru cheltuielile de spațiu, tehnică și de catering?
- Ați negociat o rată favorabilă pentru servicii și ați demonstrat valoarea rolului dvs.?
- Ați permis flexibilitatea bugetului dvs. în cazul în care cheltuielile pentru elementul rând depășesc planul?
Direcționați diferite locații
Odată ce numerele listelor de oaspeți și datele posibile ale evenimentului sunt restrânse, este important să identificați locațiile unde evenimentul ar putea fi ținut. Hoteluri și evenimente sau centre de conferințe sunt unele dintre cele mai populare spații de eveniment pentru evenimente corporate și nunți, dar ele nu sunt singurele opțiuni.
Este timpul să fii creativ în gândirea ta. Luați în considerare următoarele:
- În funcție de tema întâlnirii dvs., care dintre cele trei locații cele mai bune îți vin în minte?
- Unde ar prefera oaspeții dvs. să participe la această întâlnire?
- Ce va fi cel mai convenabil pentru oaspeții dvs.?
- În afară de un hotel, ce locații neașteptate ar putea crește rata RSVP?
Găsiți tipul corect de spațiu al evenimentului
Locul pe care îl alegeți trebuie să aibă un spațiu adecvat pentru tipul de eveniment pe care îl planificați. Va cere un eveniment de dans? Veți avea nevoie de un sistem PA? Cum rămâne cu podiumul unui proiector sau cu un ecran de proiector? Ce tip de configurare de tabelă aveți nevoie? În afară de a lua în considerare aceste tipuri de întrebări, iată câteva dintre cele mai potrivite întrebări pentru a vă întreba:
- Locul de desfășurare a evenimentului îndeplinește criteriile speciale ale programului sau evenimentului dvs.?
- Poate găzdui locul dvs. de producție, divertisment, A / V, sunet și alte nevoi tehnice?
- Condiția facilității reflectă standardele înalte ale organizației dvs.?
Luați în considerare serviciile și restricțiile de la fața locului
Pe lângă găsirea tipului corect de spațiu pentru eveniment, veți dori să căutați tipurile de alte servicii oferite de locație și să decideți valoarea acestora pentru evenimentul dvs. Unele locații vor avea de asemenea o listă preferată de furnizori, de unde trebuie să lucrați pentru a găsi furnizori sau furnizori pentru alte servicii. Alte locuri au restricții asupra decorului sau alte aspecte ale evenimentului în sine. Unele întrebări pe care le puteți întreba includ:
- Acest loc oferă opțiuni bune de parcare sau valet?
- Acest loc oferă securitate?
- Acest loc oferă servicii suplimentare cum ar fi catering, amenajări florale, închirieri de lenjerie și mese, etc.?
- Are acest loc un echipaj de pregătire și curățenie?
- Această locație restricționează ce alți furnizori lucrați?
- Acest loc de întâlnire are minime alimentare și băuturi?
Luați în considerare reputația locației
Reputația unui loc de întâlnire pentru un serviciu este critică. Aceasta este adesea diferența dintre organizarea unui eveniment bun și producerea unui eveniment grozav. Modul în care un loc își gestionează facilitățile, personalul și clienții va fi întotdeauna amintit. Pentru a obține un sens pentru valoarea reputației unui loc, ia în considerare aceste întrebări:
- Care este mandatul directorului conferinței, al managerului de catering sau al bucătarului executiv?
- Va conduce managementul ca pe un client VIP sau ca unul dintre programele multiple?
- Cât de multă flexibilitate este spațiul dorit să se extindă la dvs.?
- Au opinii sau recenzii disponibile?
- Locul de desfășurare oferă fotografii din evenimente similare cu ale dvs.?
Programați o vizită la fața locului
Cu excepția cazului în care logistica și timpul o împiedică absolut, fiecare planificator de evenimente ar trebui să efectueze o inspecție la fața locului înainte de a contracta orice loc. Fotografiile pot fi extrem de utile, dar există multe aspecte care pot fi evaluate numai în persoană. Cereți un tur al locației, incluzând totul de la parcarea până la intrare și spațiul de eveniment la băi. Veți fi bucuroși că ați făcut-o!
Includeți preferințele clientului
La finalul zilei, planificatorii evenimentului trebuie să prezinte recomandările locației clientului (fie că este vorba de un client intern, cum ar fi directorii companiei sau de conducere sau un client extern) și să obțină aprobări. Singura întrebare care trebuie pusă în legătură cu clientul în timpul fazei de planificare a locului de desfășurare este clientul aprobă recomandările mele? Pentru a putea răspunde la această întrebare cu puțină încredere, trebuie să vă asigurați că ați înțeles așteptările și preferințele clientului de la început.