Redactarea detaliilor esențiale
La fel ca orice proiect de afaceri, primul pas este de a organiza toate informațiile pe care le aveți și de a identifica cele mai urgente probleme.
Înainte de a începe alegerea locului sau de a angaja un difuzor , trebuie să știți parametrii de bază ale evenimentului. Este aproape imposibil să vorbiți detalii și costuri cu o terță parte, până când veți avea mai multe detalii specifice. Iată detaliile cheie pe care trebuie să le definiți înainte de a contacta furnizorii externi.
Data
Totul se învârte în jurul datei evenimentului tău special. În mod ideal, doriți să aveți trei date potențiale în minte, astfel încât să puteți compara disponibilitatea și prețurile în întreaga bord. Încercați să includeți zile diferite ale săptămânii pentru flexibilitate maximă.
Interval de timp
Chiar și o diferență de o oră poate avea un impact asupra planificării dvs., deci trebuie să obțineți informații specifice cu privire la intervalele de timp anticipate. De exemplu, începând cu ora 10 dimineața în loc de ora 8 dimineața înseamnă că nu este necesar să alocați un buget pentru micul dejun.
Numere de participare
Este un detaliu care este adesea prea general estimat pentru negocierile productive. Fii realist cu proiecțiile tale de participare . Discutați în prealabil cine vă invitați și puneți proiecțiile împreună pe o foaie de calcul. Participarea și bugetul sunt corelate direct, deci nu ghiciți în mod accidental numărul de persoane pe care le credeți că vor participa.
Breakout Sessions
Aveți nevoie doar de o sală de banchet, dacă găzduiți o cină, dar o conferință pe scară largă va necesita, probabil, încăperi suplimentare și un spațiu de expunere. Încă o dată, nu veți putea măsura costurile până când nu definiți cât spațiu aveți nevoie. Pentru conferințe, cea mai bună abordare este de a planifica un itinerar fals în prima dvs. întâlnire. Împărtășirea ideilor și punerea lor împreună pe hârtie vă va ajuta să vă îndrumați prin deciziile viitoare de planificare.
Buget vs. costuri
S-ar putea părea impracticabil să lucrați la un buget înainte de a cunoaște costurile și costurile de servire a mesei, dar acest lucru vă oferă un punct de referință pentru a măsura toate propunerile vânzătorului. Începeți cu sursele de venit. Cât de mult ar trebui să plătiți pentru participare? Veți chema sponsorii pentru a ajuta la compensarea costurilor? Ce vor plăti participanții pentru a participa? Veniturile vor dicta bugetul dvs., deci are sens doar să le protejăm mai întâi.
Marketing
După ce ați identificat sursele de venituri, următorul pas este să vă prezentați planul de marketing . Care este cel mai bun mod de a ajunge și a implica generatorii de venituri? Poate că aveți o listă de potențiali participanți ca angajator sau asociație de membru. Acest lucru ar fi în mod evident util, dar ce despre sponsori și expozanți?
Dacă intenționați să atrageți mai mult de 20 de expozanți, atunci trebuie să le puteți atinge. Campaniile de marketing vizate costă bani, ceea ce reduce veniturile dvs.
Transport și cazare
Conducerea unei conferințe locale elimină, de obicei, orice preocupare legată de transport. Cu toate acestea, trebuie să rezolvați în continuare cazarea pentru vorbitori, expozanți și invitați speciali. Unele hoteluri oferă reduceri în spațiul de întâlnire dacă rezervați destul de nopți de cameră . Singura modalitate de a valorifica acest lucru este cunoașterea nevoilor dvs. de cazare în avans. Du-te înapoi prin datele dvs. de participare și proiectați cât de mulți oaspeți sunt din afara zonei dvs.
Acum, toate astea suna probabil ca o mulțime de informații pentru a aduna în față, și este. Dar rețineți că acestea sunt detaliile care afectează totul în procesul de planificare.
S-ar putea să fii inițial atras de sarcinile mai "pline de farmec", cum ar fi vizitele la fața locului și planificarea meniurilor. Doar amintiți-vă că va veni timpul lor. Deocamdată, însă, concentrați-vă asupra faptelor, astfel încât să puteți lua cele mai bune decizii mai târziu.