Înregistrarea este primul punct de contact cu oaspeții dvs. și un proces de check-in fără probleme păstrează nivelurile de entuziasm ridicate și stabilește tonul pentru un eveniment grozav. Pe de altă parte, o experiență dezorganizată și consumatoare de timp poate lăsa mulțimea să mârâie până când evenimentul dvs. începe. Cu atât de mult de echitatie pe tabela de înmatriculare, cu siguranta vrei sa o faci drept prima data. Urmați această listă de verificare esențială pentru a vă asigura că vă duceți la un început bun.
Mai mare este mai bine
Simple math ne spune că mulțimile mari vor necesita mai multă forță de muncă dacă doriți să evitați liniile lungi. Îi recomand pe un oaspete pentru fiecare o sută de oaspeți și un flotor pentru fiecare două sute de oaspeți. În ceea ce privește nevoile de masă , luați doi participanți pe o masă de opt picioare și adăugați o masă suplimentară la acest calcul pentru consumabile și spațiu de lucru.
Rămâi conectat
Nu doriți să rulați prin sălile care caută o priză de curent sau o conexiune la internet, așa că asigurați-vă că aceste linii se execută la masa dvs. în avans. Veți dori, de asemenea, să aduceți un laptop, chiar dacă nu intenționați să îl utilizați. Accesul online poate fi util dacă trebuie să verificați mesajele de poștă electronică sau să îi ajutați pe oaspeții pierduți să își găsească drumul spre și de la locul de desfășurare. Nu în ultimul rând, verificați situația de iluminare. Dacă holul este slab luminat, atunci este posibil să doriți să adăugați câteva lumini de birou pentru a vă ajuta să citiți listele.
Nu uita de consumabile de birou
Fiecare planificator ar trebui să aibă o cutie de tacâmuri umplute cu elemente esențiale de birou, cum ar fi bandă, foarfece și un sortiment de markere.
Alte elemente notabile pentru lista dvs. de ambalaj includ etichete goale, numere de tabel și semne rezervate pentru a fi utilizate după cum este necesar. Da, locul dvs. de întâlnire va avea acces la cele mai multe dintre aceste lucruri, dar timpul și frustrarea pe care le economisiți prin faptul că le aveți lângă dvs. este de neprețuit.
Răspunsuri rapide
Unul dintre cei mai mari perturbatori ai "ritmului dvs. de înregistrare" va fi barajul întrebărilor simple venite atât de la voluntari cât și de la participanți.
Puteți împiedica aceste anchete să încetinească linia de înregistrare prin configurarea unui tabel de ajutor. Veți fi uimiți de cât de mult mai eficient se poate efectua masa de check-in atunci când aveți o persoană dedicată care răspunde la întrebări precum "unde este toaleta?"
Rămâi deschis
Este esențial să păstrați cel puțin o persoană la masa de înregistrare de-a lungul evenimentului. Nu vreți ca o problemă relativ minoră să înflorească bulgăre de zăpadă în ceva mai mare, deoarece nimeni nu a fost disponibil pentru a vă ajuta. Acest lucru se întâmplă de obicei atunci când oaspeții sunt forțați să privească în altă parte când echipa dvs. nu poate fi găsită. Este nevoie doar de o pauză de baie în timp util pentru a trimite un participant nerăbdător spre zona de bucătărie pentru a cere o salată fără ceapă!
Tine-ti prietenii aproape
Există câteva numere de contact pe care veți dori să le obțineți înainte de începerea evenimentului. Primul este numărul mobil pentru coordonatorul locației dvs. Nu va mai fi timp pentru a curăța clădirea atunci când prosoapele de hârtie au ieșit în baie, deci acest număr este absolut necesar. Un alt număr bun pe care îl au pentru problemele legate de alimente este cel al managerului de catering. În cele din urmă, confirmați cele mai bune numere de urgență pentru departamentele de poliție și pompieri. Unele hoteluri au propriul personal de securitate care sunt adesea cel mai bun punct de contact în aceste situații.
Tabelele de înregistrare trebuie să furnizeze mai mult decât un semn de bun venit și o etichetă de nume. Din perspectiva clienților, reprezintă centrul de servicii pentru clienți pentru evenimentul dvs. Dar, pentru a face față acestei așteptări, trebuie să fiți pregătiți. La urma urmei, dacă oaspeții nu pot face înregistrarea în trecut, atunci restul eforturilor dvs. de planificare vor trece neobservate.