Pași pentru pregătirea unui bilanț al procesului
Afișați fiecare cont de registru deschis din schema dvs. de conturi după numărul contului . Numărul contului ar trebui să fie numărul de patru cifre atribuit contului atunci când creați schema de conturi. Afișați debitele și creditele totale din fiecare cont general al cărții. Ar trebui să aveți un tabel cu patru coloane. Coloanele ar trebui să fie numărul contului, numele contului, debitul și creditul.
Pentru fiecare cont deschis, totalați debitele și creditele pentru perioada contabilă pentru care executați soldul procesului. Înregistrați totalurile pentru fiecare cont în coloana corespunzătoare. În cazul în care debitele și creditele nu sunt egale, atunci există o eroare în contabilitatea generală. Executarea unui bilanț de verificare în mod regulat, cel puțin o dată pe lună, vă ajută să identificați rapid și ușor orice probleme și să le remediați imediat ce apar. Pregătirea balanței de verificare ar trebui să fie legată de ciclul de facturare al companiei.
Nu pregătiți încă nicio intrare de ajustare . Balanța de verificare este pregătită înainte de a efectua intrări de ajustare. Bilanțul inițial de testare este pregătit pentru a detecta orice erori matematice înainte de a face ajustări sau de a începe să vă închideți cărțile pentru perioada contabilă.
Dacă găsiți că aveți un sold de dezechilibru, cu alte cuvinte, debitele nu sunt egale cu creditele, atunci aveți o eroare în procesul de contabilitate. Această eroare trebuie găsită și corectată.
Primul pas în găsirea unei erori este să adăugați din nou coloanele de credit și de debit pentru a vă verifica matematica. Dacă încă nu se adaugă, scădeți coloana mai mică de la cea mai mare și căutați cantitatea lipsă în coloana mai mică. Dacă o găsiți, ați găsit eroarea.
Există și alte tehnici standard pentru a detecta o eroare într-un sold de probă. Dacă debitele și creditele nu sunt egale, vedeți dacă numărul 2 se împarte egal în diferență. Dacă se întâmplă, căutați un cont, căutați un cont incorect în coloana cu un total mai mare care este egal cu jumătate din diferență. Dacă găsiți acest lucru, ați găsit eroarea.
O altă tehnică este folosirea numărului 9 pentru a găsi o eroare de transpunere. Dacă numărul 9 se împarte uniform în diferența dintre credite și debite, aveți o eroare de transpunere. Reveniți asupra intrărilor de credit și de debit pentru a încerca să găsiți eroarea de transpunere.
Exemple de alte erori care ar putea dezechilibra un sold de probă sunt:
- Nu este inclus un cont de registru în calculul balanței de verificare
- Efectuarea unei erori într-o intrare jurnal compus
- Punerea în evidență a conturilor greșite în coloanele balanței de verificare
- Calculul greșit al contului de registru
- Postarea unei jurnale de contabilitate în contul general al registrului general
Considerații suplimentare
Dacă nu reușiți să faceți o intrare în jurnal, acesta nu va apărea ca o eroare în soldul procesului.
Dacă înregistrați o tranzacție financiară într-un cont incorect, nu va apărea ca o eroare în soldul procesului.
Dacă transpuneți numărul în coloana de debit cu numărul din coloana de creditare, acesta nu va apărea în soldul procesului.
Neputința de a posta o intrare de jurnal contabil în registrul de jurnal nu va apărea în bilanțul procesului.