Aflați despre informațiile cheie care se găsesc în documentul sursă
De ce documentele sursă sunt importante
Documentul sursă este esențial pentru procesul contabil și contabil , deoarece este dovada că sa produs o tranzacție financiară.
Dacă o companie este audiată, documentele sursă susțin jurnalele contabile și registrul general ca o pistă de audit incontestabilă.
Păstrarea unui document sursă pentru o afacere este la fel ca și păstrarea chitanțelor pentru elementele deductibile fiscale pentru taxele personale. Dacă taxele dvs. sunt auditate, acestea oferă dovada că ați făcut aceste achiziții. Același lucru este valabil și pentru afacerea dvs., dar în afaceri, nu țineți chitanțe numai pentru cheltuieli deductibile din impozit. Mențineți documente originale pentru fiecare tranzacție financiară.
Ce furnizează documentele sursă
Un document sursă descrie toate faptele de bază ale tranzacției, cum ar fi suma tranzacției, cui a fost efectuată tranzacția, scopul tranzacției și data tranzacției.
Iată câteva exemple de documente sursă comune:
- un cec anulat
- factura fiscala
- Încasarea în numerar
- chitanță generată de calculator
- memorandum de credit pentru restituirea unui client
- carte de timp pentru angajați
- formular de depunere
- comandă de achiziție
Cum să tratezi documentele sursă
Documentul sursă trebuie înregistrat în jurnalul contabil adecvat cât mai curând posibil după tranzacție. După înregistrare, toate documentele sursă ar trebui să fie depuse într-un fel de sistem unde pot fi preluate dacă și când sunt necesare.
În anumite situații, ar putea fi chiar important să furnizați lanțul de custodie pentru a putea determina că documentul sursă în cauză a rămas sub controlul dumneavoastră.
Documente sursă vs. fotocopii
În cele mai multe cazuri, fotocopiile documentelor sursă sunt acceptabile din punct de vedere legal. Serviciul de venituri interne, de exemplu, a acceptat fotocopii de chitanțe din 1997, atâta timp cât ele sunt lizibile, conțin toate informațiile prezente în original și, în limitele procesului de scanare, prezintă aceste informații într-un format identic cu cel al original.
O chitanță de materiale care specifică obiectele achiziționate și prețul plătit, dar care a fost scanat fără numele furnizorului, nu s-ar califica. Un document care a prezentat toate informațiile din chitanța inițială, dar care a fost reintrodus în format Word sau Excel nu ar fi de asemenea calificat.
Standardul IRS - complet, lizibil și o reproducere exactă a originalului - este același standard utilizat în multe companii și agenții guvernamentale. Cu toate acestea, alte instituții adaugă la aceste cerințe generale.
Universitatea din Washington, de exemplu, acceptă doar ca înlocuitori pentru fotocopiile documentului original scanate la o densitate minimă de 300 de puncte per inch (dpi) și prezentate în format PDF sau TIFF; nu accepta fotocopii JPEG.
Dacă intenționați să scanați documente contabile sau juridice pentru a facilita stocarea, consultați instituția relevantă pentru a vă asigura că vor accepta documentele în formatul pe care intenționați să îl utilizați.