Construirea registrelor generale pentru afacerea dvs. mică

Cartea generală este înregistrarea financiară sumară pentru afacerea dvs.

Expresia "păstrarea cărților" se referă la menținerea registrului general, principala înregistrare contabilă pentru afacerea dvs. dacă folosiți contabilitate cu dublă intrare . Este instrumentul principal care vă permite să urmăriți toate tranzacțiile și să le sortați în subcategorii, astfel încât dvs. și contabilul dvs. să puteți găsi o înregistrare cuprinzătoare și interlocking a finanțelor afacerii dvs. într-un singur loc.

Registrul general este o evidență completă a tuturor tranzacțiilor financiare care au fost efectuate pe întreaga durată de viață a companiei dvs., nu doar în ultimul an sau în luna precedentă.

De ce afacerea dvs. are nevoie de o carte generală?

Cartea generală servește mai multe funcții în funcționarea financiară a afacerii dvs. Gândește-te la asta ca la o găleată. Acesta deține toate informațiile financiare pe care le veți utiliza pentru a vă crea declarațiile de venit și rapoartele bilanțului. Este folosit pentru a pregăti situațiile financiare , pentru a efectua cercetări în afara echilibrului, pentru audituri interne și externe. Aceasta include contabilizarea activelor, datoriilor , capitalurilor proprii , veniturilor și cheltuielilor.

Creditorii vor solicita invariabil o varietate de înregistrări financiare dacă afacerea dvs. solicită un împrumut. Cartea dvs. generală vă poate ajuta să localizați imediat și să identificați informațiile de care aveți nevoie.

Cartea Mare vs. Jurnalul General

Nu confunda registrul general cu jurnalul dvs. general. Acesta din urmă este doar o înregistrare cronologică a tranzacțiilor, în timp ce registrul general este organizat prin conturi și poate afișa soldul contului după fiecare postare.

În general, companiile introduc zilnic o mare parte din datele despre tranzacțiile financiare în diferite jurnale contabile . Când se produce o tranzacție financiară și se generează un document sursă , tranzacția este apoi introdusă în jurnalul general.

Tranzacțiile sunt listate în ordine cronologică. Sunt notate data, suma, conturile afectate și direcția în care sunt afectate conturile.

Trebuie să vă asigurați că debitele și creditele rămân în echilibru atunci când notați fiecare tranzacție.

Jurnalele speciale

Compania dvs. ar putea avea, de asemenea, o gamă largă de reviste speciale. Unele dintre cele mai frecvente dintre acestea includ jurnalele de vânzări , jurnalele de încasări de numerar și jurnalele de plăți în numerar . Numărul și tipurile de jurnale speciale pe care o păstrează o companie este o decizie personală. Aceste jurnale sunt generate în mod normal în momentul în care introduceți tranzacțiile financiare în computer dacă compania dumneavoastră utilizează un sistem contabil computerizat.

Registrul general prezintă toate informațiile sumare pentru tranzacțiile financiare pentru compania dvs. din jurnalul general și din aceste reviste speciale.

Cum funcționează înscrierile în jurnal

Registrul general este construit prin transferarea intrărilor de jurnal a tranzacțiilor financiare ale unei companii din jurnalele contabile către registrul general. Fiecare tranzacție financiară are un document sursă, cum ar fi o factură sau un cec anulat, precum și o intrare în jurnal , care se găsește în mod normal în revista generală, jurnalele dvs. speciale sau ambele.

Rolul planului dvs. de conturi

Conturile de contabilitate generală se bazează pe planul de conturi al afacerii dvs. mici. Acest grafic prezintă principalele conturi care sunt afișate în situațiile dvs. financiare .

În funcție de mărimea și complexitatea afacerii dvs., graficul dvs. poate consta în sute de conturi, inclusiv cele pentru activele curente, activele fixe, datoriile curente, datoriile pe termen lung, conturile de capital propriu , veniturile din vânzări, conturile de cheltuieli, și pierderi.

Un exemplu simplu de intrare în registrul general

Să presupunem că tocmai v-ați deschis ușile pentru afaceri, proiectând site-uri web pentru alte companii. Operațiunea dvs. necesită menținerea unui sistem informatic destul de vast, care vă pune înapoi 10.000 $.

Introduceți data tranzacției în prima coloană din stânga fișei dvs. generale și notați intrarea jurnalului pentru sistemul computer în coloana următoare. Cea de-a treia și a patra coloană sunt dedicate debitelor și sumelor de credit.

Rețineți că sumele de debit și de credit par contraintuitive la suprafață.

Activele, care reprezintă un plus, au un sold debit, astfel încât să introduceți valoarea de 10.000 $ ca valoare de debit. Dacă ați epuizat alte active, cum ar fi numerarul, pentru a veni cu cei 10.000 de dolari sau dacă ați adăugat răspunderea pentru un împrumut pentru achiziționarea sistemului, aceste tranzacții sunt credite. Prin urmare, introduceți numerele corespunzătoare în a patra coloană.

Microsoft Business Systems oferă o detaliere mai detaliată pentru mai multe coloane pentru a vă ajuta să urmăriți tranzacțiile. Sunteți în nici un caz limitat la patru.

Un cuvânt final despre intrările din registrul general

Tranzacțiile ar trebui introduse în jurnalele corespunzătoare, apoi sintetizate și introduse în registrul general o dată pe lună. Ar trebui să existe o pagină separată pentru fiecare cont.