Cum să pregătiți un plan de continuitate a afacerii pentru afacerea dvs. mică
Un plan care împiedică întreruperea activității în caz de evenimente neprevăzute. Sau, dacă doriți, "... procedurile utilizate pentru a asigura reluarea în timp util și ordonată a ciclului de afaceri al unei organizații, prin capacitatea sa de a executa planuri cu întreruperi minime sau fără întreruperi ale operațiunilor de afaceri sau de servicii sensibile la timp" ( Facility Management Journal).
Obiectivele planificării continuității afacerii includ:
- Asigurarea sănătății și securității întregului personal
- Minimizarea întreruperilor în capacitatea afacerii de a furniza produsele și / sau serviciile sale
- Minimizarea pierderilor financiare
- Să fie capabil să reia operațiile critice într-un anumit timp după un dezastru
Un plan bine gândit în ceea ce privește continuitatea afacerii poate însemna diferența dintre supraviețuirea afacerii dumneavoastră și eșecul în caz de dezastru. Un incendiu, un inundații, o defecțiune la unitatea de hard disk sau furtul de date - toate sau toate acestea ar putea pune afacerea dvs. în afara comenzii. Acordând timp pentru a stabili un plan de continuitate a afacerii va ajuta să vă asigurați că afacerea dvs. poate relua operațiunile în cel mai scurt timp posibil.
Pentru a crea un plan de urgență pentru afaceri:
1) Determinați care sunt principalele riscuri pentru afacerea dvs. mică.
Este furtul de date? Inundare? Cutremur? Stabilind ce tipuri de dezastre sunt cel mai probabil vă va ajuta să vă concentrați planul de continuitate și să nu pierdeți timpul și banii pregătindu-vă pentru ceva foarte puțin probabil să se întâmple.
Nu are sens să planificați cum să vă recuperați de la un cutremur, de exemplu, dacă afacerea dvs. nu este situată într-o zonă de cutremur. Dar nu uitați de riscurile în creștere care sunt adesea ignorate de întreprinderile mici, cum ar fi atacurile cibernetice, activitatea hackerilor și sabotajul.
2) Decideți ce ar fi absolut esențial pentru ca întreprinderea dvs. mică să înceapă din nou să funcționeze dacă un dezastru de afaceri vă închide și luați măsuri pentru a vă asigura că acele produse esențiale vor fi disponibile rapid.
Aceste informații esențiale pot include personalul, datele, echipamentele, alocațiile financiare și protecția infrastructurii.
Ce persoane sunt cheia operațiunilor dvs.? Ce echipament aveți nevoie pentru a continua să produceți și să furnizați produsele și serviciile dvs. esențiale? Poate că se poate face un aranjament cu o altă afacere care are echipamentul de care aveți nevoie. Ce furnituri sunt necesare? Aflați în prealabil cine ar fi furnizorii sau expeditorii supleanți în cazul în care aranjamentul actual nu este funcțional. Cât timp ar putea funcționa afacerea dvs. dacă fluxul de venituri a fost oprit? Unde ai avea banii să-l păstrezi?
2) Pregătiți un plan de evacuare în cazul unui dezastru fizic.
Du-te peste el cu personalul și post-l în mod vizibil în toate spațiile comerciale. Cum va ști personalul că are nevoie să evacueze? Ce ar trebui să facă atunci când vor fi anunțați despre o evacuare? Ce trasee sunt disponibile din clădire (clădiri)? Unde ar trebui să se întâlnească oamenii în afara clădirii (clădirilor)? Cine este responsabil pentru verificarea pentru a vedea că toată lumea este în siguranță?
3) Creați un sistem de comunicații cu fan-out.
Dacă s-ar întâmpla ceva la afacerea dvs., cine ar fi responsabil pentru notificarea fiecărei persoane care lucrează acolo? Asigurați-vă că listele de contacte ale telefonului și ale e-mailurilor sunt actualizate și că persoanele responsabile pentru contactarea altora au listele tipărite, deoarece toate tehnologiile eșuează mai devreme sau mai târziu și, de obicei, la cel mai incomod timp.
De asemenea, decideți cine va fi responsabil pentru comunicarea cu publicul și cum (actualizarea site-ului de afaceri , postarea pe social media , comunicate de presă, semne în ferestre, anunțuri radio etc.)
4) Asigurați-vă că kiturile de urgență la fața locului sunt complete și actualizate.
Aceste seturi de prim ajutor la locul de muncă din listele de verificare de la St. John Ambulanță arată exact ce truse de prim ajutor pentru întreprinderile de dimensiuni diferite trebuie să le conțină pe baza numărului de angajați. În funcție de ce tipuri de dezastre se pot întâmpla în zona dvs., vă recomandăm să adăugați alte consumabile. De exemplu, un galon de apă pe persoană pe zi este una dintre recomandările livrate pe această listă de materiale de urgență pentru Magazinul cu amănuntul.
5) Procedați acum pentru a vă proteja datele de afaceri.
Datele companiei sunt cele mai valoroase bunuri. Dacă ar fi fost furat sau distrus, afacerea dvs. ar fi capabilă să se ridice repede și să funcționeze din nou sau chiar să continue deloc?
3 pași pentru Backup de date de succes explică modul în care vă puteți bucura de cunoașterea datelor dvs. de afaceri protejate și vor fi accesibile din nou rapid. Protecția datelor este unul dintre multele avantaje ale schimbării afacerii dvs. în cloud computing .
6) Asigurați-vă că afacerea dumneavoastră poartă o asigurare adecvată.
Asigurarea de incendiu este tipul care îți revine în minte, dar focul nu este cu siguranță singurul dezastru posibil al afacerii tale mici. În afară de alte dezastre fizice evidente, cum ar fi inundațiile sau daunele provocate de vânt, luați în considerare daunele care ar putea rezulta din furt, de exemplu. Și apoi există factorul potențial de răspundere dacă afacerea dvs. mică este angajată în activități care vă pot deschide procese.
Alegerea tipului adecvat de asigurare pentru a vă acoperi riscurile și pentru a avea o acoperire bună, actualizată de asigurare va fi o cale lungă spre a vă ajuta să faceți din nou afacerea dvs. mică dacă dezastrul va da grevă.
8) Îți cunoști vecinii.
Deschiderea liniilor de comunicare cu proprietarii de afaceri din jurul dvs. vă poate aduce cu adevărat beneficii planificării continuității afacerii dvs. Lăsați-i să știe ce vreți să faceți și să vedeți dacă îi puteți implica. S-ar putea să aveți posibilitatea să împărțiți costurile unor cheltuieli legate de planificarea continuității sau să încheiați acorduri pentru a vă ajuta reciproc în caz de dezastru. Planurile de urgență coordonate sunt deosebit de importante pentru întreprinderile care împărtășesc spații adiacente, cum ar fi cele din mall-uri sau de-a lungul străzilor orașelor.
9) Verificați programele și resursele locale.
Orașul, orașul sau Comitetul pentru afaceri în acțiune pot avea planuri de urgență / planuri de răspuns în caz de catastrofe sau pot oferi resurse care să vă ușureze planul împreună. De exemplu, orașul Ottawa oferă pe site-ul său informații despre pregătirea pentru situații de urgență pentru întreprinderile din Ottawa și oferă ateliere de formare pe această temă. Vedeți ce este disponibil în orașul dvs. înainte de a începe să vă scrieți propriul plan de dezastre de afaceri.
10) Puneți-le împreună.
Pe măsură ce lucrați prin planul de continuitate, puneți toate piesele împreună în formă tipărită. (Copiile digitale sunt drăguțe, dar nu sunt foarte utile în cazul în care alimentarea se stinge și / sau nu se pot utiliza dispozitive digitale.) Un liant cu trei inele funcționează bine. Includeți planul de evacuare al companiei, planul de comunicare, informațiile despre kiturile de urgență și politicile de asigurare, măsurile de protecție a datelor și informațiile esențiale despre funcționare, precum și detalii despre orice aranjament pe care l-ați făcut pentru a păstra sau a relua operațiunile.
11) Păstrați planul de urgență al afacerii la îndemână.
Nu în ultimul rând, doriți să vă asigurați că vă păstrați planul de dezastru într-un loc ușor accesibil și asigurați-vă că toată lumea care are nevoie să știe unde este cunoscuta locația sa. De asemenea, trebuie să alocați o persoană și o secundă pentru a apuca planul de urgență pentru afaceri în cazul în care dezastrul de afaceri necesită părăsirea sediului.
12) Utilizați site-ul dvs. de afaceri și social media
Site-ul dvs. de afaceri și platformele media sociale precum Facebook , LinkedIn și Twitter sunt modalități excelente de a comunica cu clienții și cu asociații de afaceri în caz de urgență. Nu lăsați-i pe clienții dvs. să se întrebe dacă sunteți deschisi sau nu când dezastrul provoacă - un post rapid pe Facebook îi poate menține la curent.
Planificarea continuității afacerii plătește
Este ușor să renunți la planificarea continuității afacerii. Există întotdeauna "crize" imediate care ne cer atenția. Dar cât de semnificative sunt într-adevăr comparativ cu un eveniment care vă închide afacerea în jos ore, zile sau săptămâni? Acordarea timpului pentru a pregăti un plan de continuitate a afacerii va avea un câștig uriaș dacă dezastrul va lovi vreodată.