În ultimii ani, multe companii au trecut prin experiența de a deveni certificat ISO 9000. Uneori, acest proces poate fi unul lung și costisitor, dar întreprinderile sunt dispuse să obțină certificarea pentru beneficiile pe care le aduce. Cu toate acestea, fiecare companie este unică, iar managementul trebuie să ia în considerare cu atenție motivele pentru care doresc să devină certificat ISO 9000 și care vor fi beneficiile pentru afacere.
Certificarea ISO 9000 a fost publicată pentru prima dată în 1987, pe baza seriei de standarde BS 5750 introduse de Institutul Britanic de Standarde (BSI) în anii 1970. Începând cu 2009, organizația ISO estimează că peste un milion de companii au obținut certificarea ISO 9000, dintre care un sfert dintre acestea provin din China.
În anii 1990, companiile au efectuat certificări ISO 9000 din motive care nu au beneficiat de afacerea lor. Rushul de a deveni certificat ISO 9000 a fost determinat în anumite privințe de faptul că nu dorește să fie singura companie care nu trebuie certificată. Întreprinderile desfășurau certificarea deoarece erau concurenții lor și nu pentru că afacerea lor se îmbunătățea. În contextul economic actual, companiile analizează cu atenție dacă certificarea ISO 9000 este ceva de care vor beneficia. Motivele pentru certificare ar trebui să fie cântărite în raport cu certificarea beneficiilor.
Motivul principal pe care o companie l-ar lua în considerare certificarea ISO 9000 este că este o cerință a unuia dintre clienții sau potențialii clienți .
Dacă un client important al unei companii ar fi să solicite ca toți furnizorii săi să fie certificați, ar fi în mod evident, în interesul unei companii, să urmeze certificarea ISO 9000. Acest lucru ar fi și cazul unui potențial client având aceeași cerință.
Un alt motiv important pentru care o companie ar trebui să ia în considerare certificarea ISO 9000 este că poate îmbunătăți eficiența companiei.
Certificarea ISO 9000 poate ajuta o companie să-și eficientizeze și să ordoneze procesele, ceea ce va face o companie mai eficientă.
Pentru ca o companie să devină certificată ISO 9000, există o serie de activități care trebuie efectuate indiferent de mărimea sau tipul de companie. Prima și cea mai importantă dintre aceste activități este de a avea angajament de conducere . Fără a avea manageri de conducere care conduc procesul, certificarea ISO 9000 este dificil de realizat. Acest angajament nu ar trebui să fie prezent doar la începutul procesului de certificare, ci la fiecare pas, oferind îndrumări și sprijin sub forma unui comitet director. Multe companii au eșuat în procesul de certificare din cauza lipsei de sprijin din partea managementului de vârf.
Atunci când managementul sa angajat în procesul de certificare, este foarte important să instruim personalul companiei în procesul ISO 9000. De acolo personalul cheie poate fi selectat și instruit pentru a fi auditorii interni ai companiei pentru procesul de certificare.
Următorul pas este de a pregăti un manual al politicii de calitate pentru companie. Acest manual ar trebui să reflecte elementele cerințelor ISO 9000 aplicabile companiei. Este important să se asigure că cerințele sunt pe deplin înțelese înainte de elaborarea manualului de politici privind calitatea.
Manualul politicilor privind calitatea ar trebui să includă proceduri de operare care să identifice funcțiile din cadrul companiei și personalul responsabil pentru aceste funcții. Manualul privind politica în domeniul calității este apoi revizuit de auditorii interni desemnați de companie pentru respectarea reglementărilor ISO 9000. În cazul în care auditul constată probleme, se pot programa acțiuni corective și se pot modifica procedurile. Odată ce un audit intern a constatat că nu mai sunt necesare acțiuni corective, compania poate selecta un registrator ISO sau un organism de certificare. Selectarea registratorului este esențială pentru reducerea costului auditurilor externe de certificare ISO 9000. Grefierii au costuri diferite și este prudent ca o companie să selecteze un registrator pe baza nevoilor companiei. Nu este uneori necesar să angajați cel mai mare sau cel mai scump registrar atunci când un registrator local ar fi suficient.
Atunci când o companie angajează un registrator, acesta va include de obicei auditul de înregistrare și auditul de supraveghere. Auditul de înregistrare este auditul inițial care va fi efectuat pentru a vedea dacă o companie va obține înregistrarea. O companie va conveni asupra procesului de audit cu registratorul. Se efectuează un audit de pre-evaluare și se iau măsuri corective. Odată ce nu mai există acțiuni corective, se poate efectua auditul de înregistrare. Dacă auditul de înregistrare nu semnalizează nicio acțiune corectivă, înregistrarea ISO este completă. După ce o companie are înregistrarea, registratorul se va întoarce aproximativ o dată la șase luni sau un an pentru a vedea dacă firma își menține sistemul și continuă să îndeplinească cerințele standardului.