10 sfaturi pentru a scrie mai bine donator vă mulțumesc scrisori

by Joanne Fritz

Niciodată nu poți spune mulțumiri prea bine sau prea des

Spunându-vă mulțumiri unui donator, se încheie o tranzacție, dar se construiește un pod pentru sprijinul viitor și implicarea mai profundă. Fă-o bine, și te-ai îndreptat spre succesul viitoarei colectări de fonduri.

Aici sunt zece sfaturi pentru a face ceea ce vă mulțumesc scrisoare doar dreptul.

01 - Ia-o rapid prin poștă

Patruzeci și opt de ore reprezintă o schimbare ideală pentru o scrisoare de mulțumire. Dacă acest lucru este imposibil, nu încercați mai mult de o săptămână. Doriți donatorului să-și amintească că a făcut donația, astfel încât mulțumirea să-și întărească acțiunea și să-i răsplătească pentru că a dat-o.

Obținerea rapidă a scrisorii va face ca numele dvs. de caritate să rămână în mintea donatorului, să-l liniștiți că ați primit donarea și să-l impresionați cu eficiența și grijuliu.

Chiar și donatorii online ar trebui să primească o scrisoare de poștă electronică prin poștă, dar este scumpă și mulți nonprofit se mută online cât mai mult posibil. În acest caz, asigurați-vă că donatorul dvs. online nu a primit doar o primire prin e-mail. Fa-ti timp pentru a personaliza un e-mail vă mulțumesc și transforma-l în ceva memorabil

Puneți-vă pe cele mai bune practici pentru e-mailurile vă mulțumesc . În cutiile de e-mail complete, scrisoarea dvs. de mulțumire poate trece neobservată, deci acordați atenție liniei subiectului dvs. și asigurați-vă că linia "de la" vă identifică clar organizația.

Există multe obstacole în a-ți mulțumi un donator prin e-mail pe care ați putea uita. Trebuie să rămână în dosarul SPAM , să atragă atenția donatorului și să-l atragă în deschiderea mesajului. Nu lasati usurinta si costul relativ scazut al e-mailului sa va orbiti la neajunsurile sale.

02 - Faceți-o personală

Personalizați-vă scrisoarea de mulțumire cu numele donatorului (verificați dublu ortografia și nu o apelați niciodată pe doamna d-le) și scrieți direct persoanei. Prenumele sunt puternice.

Ceea ce funcționează pentru o scrisoare de strângere de fonduri funcționează și pentru o scrisoare de mulțumire. De exemplu, folosiți pronume personale , cum ar fi "voi", "noi" și "I."

Includeți informații despre donator, cum ar fi cât timp au fost donatori sau că le-a plăcut să le vedeți la ultimul eveniment. Poate că donatorul a primit un premiu sau a obținut o promovare. Simțiți-vă liber să adăugați ceva despre aceasta la scrisoarea dvs.

Un sistem bun de înregistrări al donatorilor va fi cel mai bun prieten al tău atunci când vine vorba de acest nivel de personalizare. Majoritatea sistemelor, chiar și cele cu costuri reduse, au capacitatea de a captura informații actuale despre donatorii dvs.

Când au dat ultima dată? S-au oferit voluntar? Când a fost ultima dată când donatorul a avut contact cu organizația dvs. și care a fost natura acestei interacțiuni?

Dacă acesta este un donator pentru prima dată, trimiteți un pachet de bun venit și invitați donatorul să se aboneze la buletine de știri și anunțuri.

Dacă mulțumește unui donator de lungă durată, luați în considerare o notă scrisă de mână, mai degrabă decât o scrisoare oficială sau o altă modalitate creativă de a mulțumi .

03 - Coordonează-le cu teme de campanie

Coordonați-vă mulțumim cu apelul sau campania care a adus donația.

Proiectați un șablon pentru o scrisoare de mulțumire atunci când vă scrieți materialele de strângere de fonduri. Gândiți-vă la aceasta ca parte a pachetului dvs. de campanie. Dacă donația este ca răspuns la un alt stimulent ... poate un eveniment pe care l-ați pus în scenă ... legați scrisoarea de acel eveniment.

Vărsarea cercului înapoi la recurs îmbunătățește aderența numelui organizației dvs. în mintea donatorului. Acesta este, de asemenea, liniștitor pentru donator.

În cazul în care donația este ca răspuns la un apel special adresat prin e-mail, dezvoltați o pagină de destinație post donare pe site-ul dvs., în mod special pentru acei donatori.

Generic este afară. Specificitatea a ceea ce a văzut donatorul care la obligat să dea este o necesitate. De exemplu, dacă un donator donat pentru a ajuta victimele unui cutremur, asigurați-vă că vă mulțumesc că vă referiți la această situație.

04 - Utilizați povești pentru a conecta donatorii la rezultate

Ajutați donatorii să vizualizeze modul în care au fost cheltuite banii. Cea mai bună modalitate de a face acest lucru este de a spune o poveste despre o anumită persoană care a fost ajutată de donație. Povestea nu trebuie să fie lungă. Doar câteva propoziții și folosirea numelui unei persoane pot fi suficiente pentru a stimula empatia din partea donatorului.

Fă-ți donatorul eroul acestor povești. El sau ea a făcut povestea asta posibilă. Păstrați un inventar al poveștilor despre lucrurile bune pe care le realizează caritatea dvs. apoi configurați blocuri de copiere folosind aceste povești și le aruncați în scrisorile dvs. de mulțumire, după caz.

Schimbarea poveștilor în mod frecvent va păstra scrisorile proaspete și va face mai ușor să trimiteți mai multe scrisori fără a fi nevoie să le faceți pe toate complet nou.

Chiar dacă serviți persoane care se află în situații sensibile și trebuie să vă protejați identitatea, există modalități de a le spune poveștile fără a compromite intimitatea lor.

05 - Să ai o persoană adevărată să semneze scrisorile tale

Evitați semnăturile digitale dacă nu trimiteți mii de scrisori la un moment dat. Chiar și atunci, rezervă scrisorile care merg la donatori dând donații importante pentru directorul dvs. executiv, președintele consiliului de administrație sau un președinte voluntar de strângere de fonduri pentru a semna. Utilizați ștampile reale de prima clasă pentru aceste litere.

06 - Adăugați o notă personală, scrisă manual

Dacă este cazul, cereți directorului executiv sau președintelui consiliului de administrație să adauge o notă personală la scrisoare. Donatorii pe termen lung care știu că ED sau membrii consiliului dvs. consideră acest lucru deosebit de plăcut.

Menționând un eveniment recent la care participă donatorul va aminti donatorului o experiență plăcută și va adăuga autenticitatea notei. Luați în considerare organizarea unei petreceri cu voluntari care pot scrie note despre scrisori sau pot atașa note post-it cu mesaje scrise de mână.

07 - Includeți un plic de răspuns

Nu recomand să solicitați o altă donație într-o scrisoare de mulțumire. Cu sinceritate, asta face oamenii mai mult decât crezi. Cu toate acestea, doar includerea unui plic de răspuns ar putea să reamintească donatorului că viitoarele donații sunt binevenite.

Mulți donatori păstrează aceste plicuri și le folosesc pentru un cadou mai târziu ... sau chiar imediat. Andrew Olsen de Fundraising Fundamentals este entuziasmat de a include plicuri de răspuns în scrisori vă mulțumesc. El a descoperit că organizațiile caritabile care utilizează această tactică pentru noii donatori au "rate de conversie a cadourilor de la al doilea, care sunt oriunde de la 8% -12% mai mari decât cele care nu le includ."

08 - Folosiți litera ca bon fiscal

Donatorul dvs. vă mulțumesc, de asemenea, poate fi o chitanță. Trebuie să oferiți o bonificare anuală în scopuri fiscale dacă un donator dă 250 $ sau mai mult și puteți include această dezvăluire cu această scrisoare.

Vă mulțumim astăzi că scrisorile includ, de obicei, dezvăluirile corecte de fiecare dată când un donator dă, fie online, prin cec, fie prin dare lunară .

Este de asemenea o bună practică de a furniza un rezumat al ofertei pentru anul la începutul anului viitor, chiar în momentul în care donatorii își pregătesc de obicei declarațiile fiscale . Nu uitați că o chitanță nu este o mulțumire . Primirea ar trebui să fie o parte minoră a scrisorii.

09 - Invitați mai multă implicare

Este întotdeauna plăcut să includeți o invitație pentru a vizita agenția dvs. și pentru a vă vedea munca de la prima mana.

În lumea de astăzi, unde ați putea solicita donații de la oameni din întreaga lume, angajarea poate fi atinsă prin intermediul rețelelor sociale . Încurajați-vă donatorul să vă urmeze organizația pe Facebook și pe Twitter sau pe orice altă rețea socială la care participați.

Întrucât nu există hyperlink-uri într-o scrisoare trimisă prin poștă, dați adresa site-ului dvs. web și apoi asigurați-vă că butoanele dvs. de social media sunt ușor de găsit.

Includeți o invitație explicită pentru a vizita site-ul și faceți clic pe acele butoane și pentru a vă înscrie pentru newsletter-ul dvs. de e-mail sau alte comunicări. Icoanele media sociale sunt unele dintre cele mai importante elemente de pe site-ul dvs. de caritate.

10 - Adăugați un postscript și furnizați informații de contact

Suntem toți schimmers. Acesta este motivul pentru care majoritatea dintre noi citesc partea de sus a unei scrisori și apoi sărim la PS Atunci ne putem întoarce și citim restul scrisorii. Comercianții de corespondență directă cunosc totul despre PS și includ întotdeauna. Uneori au mai multe.

Pentru PS al unei scrisori de mulțumire, poate doriți să vă referiți din nou la povestea pe care ați furnizat-o ("Michael și Jane sunt sigure și fericite din cauza dvs.") sau puneți informații importante de contact acolo.

Donatorii ar trebui să aibă numele, numărul de telefon și adresa de e-mail a unei persoane din organizație pe care o pot contacta cu întrebări. Serviciul de relații cu clienții este la fel de important pentru organizațiile non-profit ca și pentru întreprinderi, astfel încât să fie ușor pentru un donator să găsească o persoană reală dacă ar avea o problemă.