Soluțiile online de contabilitate utilizează mediul cloud computing pentru a aduna și a corela informațiile pe care o afacere trebuie să le administreze. Aceste platforme software simplifică procesul de evidență contabilă, minimizează timpul petrecut pentru introducerea datelor și sporesc eficiența pe plan. Mulți proprietari de afaceri și CFO profită de aceste beneficii urmând procesele inteligente de implementare pentru a crea un mediu perfect pentru gestionarea finanțelor zilnice.
Găsiți cel mai bun software
Primul pas în crearea unui mediu ideal de contabilitate online este de a determina ce platformă software are instrumentele potrivite pentru companie. Directorii financiari trebuie să se familiarizeze cu opțiunile cele mai utile și să dezvolte o listă a platformelor care oferă cele mai bune caracteristici. Întreprinderile mici variază în funcție de mărime, domeniu și nevoi, deci este important să se consulte cu directorii companiei în prealabil pentru a determina exact ce instrumente sunt necesare pentru a face față fluctuațiilor constante ale datelor financiare.
Considerații sunt în acest moment abundente, dar trebuie evaluate toate aspectele legate de caracteristicile și avantajele oferite de serviciile de asistență oferite de platforma contabilă. Multe companii au nevoie de o mulțime de personalizare sau pot avea nevoie de scalarea software-ului și de a oferi rapoarte mai detaliate pe drum. Cerințele de contabilitate atât pentru astăzi, cât și pentru viitor trebuie analizate înainte de semnarea liniei punctate.
Simplificați salarizarea
Salarizarea devine din ce în ce mai complicată, pe măsură ce întreprinderile mici se extind și își iau angajați suplimentari. Informațiile de urmărire a timpului trebuie transferate departamentului de salarizare pentru a genera rapoartele necesare pentru a oferi angajaților o compensație exactă. Instrumentele de contabilitate online pot lua datele introduse în software-ul de urmărire și salarizare și îl pot traduce într-un format care poate fi folosit pentru a pregăti cecurile direct din program.
Acest lucru crește precizia și asigură că toți angajații sunt plătiți la timp, de fiecare dată fără ca departamentul contabil să petreacă ore pe săptămână.
Multe aplicații de urmărire a timpului cuprind, de asemenea, o gamă largă de opțiuni și beneficii disponibile prin conectivitatea mobilă. Există programe de urmărire a timpului care permit utilizatorilor să intre în timp din câmp, prin aplicații mobile și chiar prin mesaje text SMS. Directorii financiari pot seta mai multe procese de aprobare pentru diferiți membri, continuând să contribuie la îmbunătățirea datelor și detaliilor în timpul depus pentru plata salariilor.
Gestionați datele de vânzări
Întreprinderile mici se confruntă cu un flux constant de date privind vânzările. Facturile de intrare și de ieșire, plățile, comenzile de achiziție, îndeplinirea comenzilor și informațiile de expediere conțin toate datele financiare vitale care formează o mare parte a imaginii în ceea ce privește fluxul de numerar. Nu reușind să urmărească cu precizie și în timp util aceste cifre poate duce la confuzie care înnebunește capacitatea unei companii de a lua decizii cu privire la creșterea viitoare.
Software-ul de contabilitate online gestionează toate aceste date esențiale, astfel încât directorii companiei au întotdeauna o imagine clară a exact cantității de bani disponibile în orice moment.
Oferind o modalitate rapidă și precisă de determinare a statutului comenzilor individuale și a facturilor, aceste platforme economisesc timp la fiecare pas de-a lungul canalului de vânzări. Unele soluții software oferă opțiunea de a genera automat facturi și de a le trimite clienților pentru a descărca mai mult departamentul de vânzări.
Monitorizați conturile de plătit și de încasat
Este posibil ca o afacere să pară profitabilă pe hârtie, dar să se lupte sau să nu reușească în realitate. Aceasta este o problemă comună cu care se confruntă companiile cu procese ineficiente de contabilitate care nu prezintă povestea adevărată a fluxului de numerar. Utilizarea unui instrument online pentru a urmări starea ambelor conturi și a conturilor de încasat elimină confuzia și arată unde trebuie luate măsuri pentru a îmbunătăți sănătatea finanțelor companiei.
Setarea mementourilor și a alertelor prin e-mail accelerează procesul de colectare a creanțelor și le reamintește proprietarilor și directorilor companiilor atunci când sunt datorate.
Acest lucru facilitează crearea unui program de plată echilibrat care să mențină compania în roșu, în loc să distrugă bugetul.
Încurajați utilizarea mobilă
Accesul de la distanță reprezintă o mare parte din ceea ce face contabilitatea online atât de eficientă. Toți cei de la CFO la forța de muncă mobilă pot accesa software-ul și pot introduce date esențiale de pe orice dispozitiv, indiferent de locația lor curentă. Când toți cei din companie se îmbarcă cu înregistrarea vânzărilor și a cheltuielilor așa cum se întâmplă, ar trebui să creeze o creștere semnificativă a preciziei peste tot. Angajații care fac afaceri departe de birou nu mai trebuie să aștepte să se întoarcă la calculatoarele lor pentru a înregistra datele despre tranzacții. În schimb, aceștia pot introduce toate numerele utilizând o aplicație pe dispozitivele mobile care se integrează cu software-ul principal de evidență contabilă și furnizează informațiile direct în cloud.
Sincronizați cu băncile
Este prea ușor să uitați să notați un depozit sau o retragere într-o casă de cec de afaceri și să obțineți o surpriză neplăcută atunci când sosesc declarațiile lunare. Această problemă poate fi evitată prin crearea unui software de contabilitate online pentru a primi automat date financiare în momentul în care au loc tranzacții bancare. Sumele exacte ale dolarului sunt înregistrate instantaneu și accesibile din tabloul de bord, o metodă care nu numai că îmbunătățește precizia, ci și că nu este necesar să petreceți timp în fiecare lună prin sortarea pe suport de hârtie pentru a vă asigura că echilibrul dintre cărți.
Păstrați comunicarea deschisă
O soluție fiabilă de contabilitate online ar trebui să permită administratorilor să creeze diverse permisiuni de conectare, astfel încât șefii departamentelor, supraveghetorii și angajații dintr-o companie să poată accesa și modifica informațiile. Instrumentele de monitorizare permit directorilor financiari să verifice că totul se desfășoară fără probleme și răspunde la orice întrebări folosind opțiunile de colaborare din cadrul aplicației. Aceasta menține fluxul de informații liber între toate părțile implicate în deciziile financiare ale unei companii și elimină barierele care împiedică funcționarea eficientă. În cazul în care nevoile afacerii se schimbă, CFO și furnizorul de servicii sunt întotdeauna la dispoziție pentru a ajuta la îmbunătățiri.
Beneficiați de raportare
Crearea rapoartelor din datele financiare fără ajutorul software-ului este un proces dificil care leagă angajații din întreprinderile mici care ar putea fi mai productivi în altă parte. Întârzierea dintre colectarea datelor și compilarea acestor rapoarte manuale creează riscul ca informațiile să fie depășite până la terminarea raportului. Platformele de contabilitate online includ instrumente de raportare pentru mai multe dintre cele mai importante valori de afaceri:
- Vânzări proiectate
- Venituri și cheltuieli
- Fluxul de numerar
- Profit și pierdere
Deoarece toate datele introduse în sistem sunt corelate imediat, fiecare raport nou reflectă ultimele modificări ale finanțelor companiei. Cross-platforma de sincronizare este unul dintre principalele beneficii ale sistemelor de raportare online, dar nu este singurul. Tablourile de bord complete pot agrega date, pot îmbunătăți raportarea și pot permite directorilor financiari să acceseze indicatorii cheie ai performanței companiei, fără să-și încarce calculatorul. Conectivitatea mobilă în aplicațiile contabile este omniprezentă și permite utilizatorilor să vizualizeze, să editeze, să manipuleze și să analizeze toate datele importante oriunde și ori de câte ori este necesar.
Integrați toate programele
Agenția de contabilitate online este cea mai benefică atunci când este legată de alte aplicații pe care o afacere o utilizează pentru a gestiona operațiunile. Aducerea împreună a urmăririi timpului, a salarizării, a gestionării inventarului și a altor programe software utilizând o platformă de integrare sigură simplifică fluxul de date și asigură că informațiile accesibile prin intermediul programului de evidență online sunt întotdeauna exacte.
Ca și în cazul automatizării, integrarea facilitează creșterea eficienței și poate salva o afacere cu o sumă semnificativă de bani, reducând timpul petrecut în vânătoare în jos de informații care au fost deja împrăștiate între departamente. Integrarea elimină, de asemenea, o mulțime de sarcini repetitive de intrare a datelor, scade rata de eroare și permite companiilor să optimizeze rapoartele pentru a conține cele mai multe detalii.
O componentă critică a integrării platformei contabile este înțelegerea mai întâi a ceea ce este rezultatul dorit înainte de alinierea sistemelor. Prin cunoașterea cerințelor contabile , directorii financiari pot evalua cu mai multă precizie relevanța numeroaselor caracteristici și beneficii ale diferitelor programe pentru a se asigura că întrunesc efectiv nevoile companiei. De exemplu, costul locurilor de muncă necesită mai multe sisteme de a vorbi unul cu celălalt în ceea ce privește salarizarea, urmărirea timpului și sistemele de registru general. Dacă costul locului de muncă este un principiu important de raportare, atunci dacă aplicația de urmărire a timpului sincronizează datele sale cu serviciile de procesare a salariilor este un aspect specific și important.
Personalizați mediul de lucru
Companiile care oferă soluții de integrare includ adesea personalizarea ca parte a serviciilor lor. Directorii financiari pot profita de aceasta pentru a crea o platformă centrală care să fie adaptată în mod specific pentru a face față nevoilor fiecărei companii. Fiecare afacere necesită o configurație specială în ceea ce privește fluxul de lucru, formularele de introducere a datelor și conexiunile dintre aplicațiile software. Platforma însăși ar trebui să fie suficient de ușoară pentru a putea fi utilizată de oricine, fără a necesita o pregătire extensivă. Deținerea contabilității online poate fi integrată perfect în acest mediu, astfel încât să devină un instrument obișnuit în gestionarea fluxului de date.
Rețineți că particularizările pot necesita intervenția unor servicii IT instruite, după cum este necesar, pentru a stabili conectivitatea, asigurați-vă că datele sunt sincronizate în mod corespunzător și că rapoartele sunt corecte. Acest sprijin ar trebui să fie bugetat atunci când se ia în considerare costul implementării noilor soluții contabile și a serviciilor de contabilitate online, deoarece în final va fi necesar nu numai în timpul instalării, ci și în perioadele de schimbare, în timpul creșterii și atunci când echipa contabilă solicită informații și rapoarte noi. Companiile abordează acest lucru într-o varietate de moduri.
Întreprinderile mici, cu un buget limitat și un CFO fracționar la cârma contabilă, pot prefera să păstreze o relație cu unicul proprietar care poate fi flexibilă și poate fi apelată, dacă este necesar. Cu excepția cazului în care nevoile sunt extinse, facturarea pentru orele lucrate ar avea o probabilitate mai mare de a beneficia de bugetele întreprinderilor mici decât de un agent de reținere lunar. Dimpotrivă, întreprinderile mai mari sau întreprinderile cu nevoi contabile complicate pot beneficia mai mult de menținerea unei societăți informatice deținute pentru a-și satisface nevoile permanente. În situații limitate, unele întreprinderi sunt cele mai potrivite pentru a avea o personal intern de suport IT pe personal. Aceasta este, de obicei, cea mai potrivită pentru întreprinderile care au deja o personală IT, care poate să-și asume responsabilități suplimentare în cadrul sistemelor.
Oferind directorilor financiari, proprietarilor de afaceri și angajaților un mediu comun în care să urmărească și să gestioneze finanțele, contabilitatea online abordează multe dintre problemele de acuratețe și de comunicare care pot provoca erori dăunătoare. Implementarea corectă creează o platformă care transformă modul în care întreprinderile gestionează finanțele și oferă mediul ideal pentru productivitate și creștere economică.