Documentele pentru cerințele de afaceri pentru proiectele de afaceri
Să luăm un exemplu: o companie (noi le vom numi ZXYW LLC) a decis să externalizeze funcțiile sale contabile către un centru de servicii partajat din SUA. Începe un proces de găsire a unei locații, de stabilire a serviciilor, de angajare și de gestionare a angajați.
Este o operațiune complicată și va dura multe luni pentru a realiza. Începe cu o echipă care pregătește un document privind cerințele afacerii.
Ce este un document cu cerințe de afaceri?
Scopul unui document privind cerințele afacerii este de a oferi o imagine completă a unui proiect sau a unui nou plan de afaceri , astfel încât toată lumea să știe ce trebuie făcut și când.
Un document privind cerințele afacerii (BRD) poate fi luat în considerare în două etape. În prima fază a unui proiect, acesta este un document care stabilește toate cerințele pentru proiect, inclusiv costurile, detaliile privind implementarea, beneficiile proiectate, etapele și calendarul implementării.
În cea de-a doua fază, BRD poate deveni de fapt un contract între cele două părți, stabilind în mod oficial cerințele companiei de angajare (în acest caz ZXYW LLC) și contractantul care lucrează. Veți vedea mai multe despre limba contractuală de mai jos.
Cum este un document de cerințe de afaceri diferit de un plan de afaceri?
În timp ce ambele documente pot conține același tip de secțiuni (un rezumat executiv, de exemplu), intenția este diferită.
Este creat un plan de afaceri care să ghideze o afacere nouă sau existentă, dar, mai des, scopul său este acela de a prezenta unui creditor finanțarea demarării sau extinderii.
Planul de afaceri conține informații generale despre companie și planurile și strategiile sale pentru a putea genera venituri pentru a rambursa împrumutul.
Situațiile financiare reprezintă o parte esențială a planului de afaceri, în timp ce documentele financiare din BRD pot fi destul de diferite, centrate pe un anumit proiect.
Cum este un document de cerințe de afaceri diferit de o cerere de ofertă?
Diferența dintre cele două documente este ușoară, dar importantă. În mod tipic, este creată o cerere de propuneri (RFP) în scopul solicitării de propuneri de la diferiți furnizori. în exemplul lui ZYXW, un RFP este trimis către potențiale companii care furnizează servicii de outsourcing, pentru a solicita oferte.
Un BRD, pe de altă parte, este pregătită pentru un anumit furnizor sau partener de joint venture care a fost deja selectat de compania de angajare. BRD conține mai multe detalii și mai multe specificații și termene limită care trebuie îndeplinite pe parcurs și la sfârșitul proiectului.
Atunci când este creat un RFP, acesta are un termen limită și cerințele pentru depunerea ofertelor. Sumele licitate sunt evaluate după termenul limită.
Ce ar trebui incluse într-un document de cerințe de afaceri?
În unele privințe, un document privind cerințele afacerii este similar cu alte tipuri de propuneri de afaceri. BRD ar trebui să includă:
1 . O declarație sumară , uneori numită rezumat executiv , care descrie în general cerințele proiectului.
Declarația sumară este, de obicei, scrisă după terminarea BRD.
2. Obiectivele proiectului. Aceste obiective ar trebui să fie în format SMART ; specifice, măsurabile, realizabile, realiste și legate de timp.
3 . Contextul și o declarație de necesități sau raționament pentru proiect. Aceasta este o parte importantă a documentului, deci nu lăsați-o afară. Explicarea motivelor pentru care proiectul este necesar este un motor principal al proiectului, iar succesul acestuia va depinde de cât de bine satisface nevoia.
4. Domeniul de aplicare al proiectului - ce urmează să fie inclus și ce nu trebuie inclus. În exemplul societății ZXYW de mai sus, compania a precizat că domeniul de aplicare nu a fost acela de a include angajarea de conducere superioară - acele persoane ar fi furnizate de companie.
5. Situațiile financiare. Rapoartele financiare sunt esențiale pentru o imagine generală a efectului proiectului asupra bilanțului și veniturilor companiei pe o anumită perioadă de timp.
Bineînțeles, modul în care compania va finanța proiectul este important să discutăm și aici.
6. Cerințe și caracteristici funcționale. Acesta este locul pentru a oferi detalii, inclusiv diagrame, diagrame de organizare și termene.
7. Nevoile de personal. Cine trebuie să fie angajat și când. Ce categorii de angajați vor fi necesare și cum vor fi plătite. Cine le plătește și când. Deoarece ZXYW creează o facilitate bazată pe oameni, aceasta este o parte esențială a BRD.
8. Programul, calendarul și termenele limită. Etapele proiectului ar trebui detaliate în această secțiune, pentru a vă asigura că toate părțile înțeleg ce este necesar și când. în proiectul ZXYW, prima fază a fost selectarea unui sit, inclusiv explorarea mai multor orașe potențiale.
9. Ipoteze. Această parte a documentului este adesea ignorată. Explicarea ipotezelor ajută la evitarea problemelor mai târziu. De exemplu, în contractul de mai sus, compania a vrut să închirieze, nu să achiziționeze , spațiul de birouri.
10. Costuri și beneficii. O analiză cost-beneficiu este o listă detaliată a tuturor costurilor proiectului, iar economiile din proiect ar trebui să fie incluse.
Ce face cerințele afacerii Documentarea unui contract?
După cum sa menționat mai sus, în faza inițială BRD este o propunere. S-ar putea să fi observat că ceva lipsea din lista de secțiuni de mai sus - plata pentru serviciile prestate. Fără o declarație privind plățile către contractant și momentul acestor plăți, nu există un contract.
Înainte ca cele două părți să semneze pe document, trebuie adăugat un limbaj standard al contractului , cu ajutorul unui avocat, inclusiv
- Promite să plătească și promite să furnizeze servicii
- Restrictive , care împiedică antreprenorul să preia secretele comerciale ale companiei sau să le împărtășească altora.
- Ce se întâmplă dacă o parte nu își îndeplinește obligațiile obligatorii (adică încalcă contractul)
- Clauze de asigurare și de despăgubire
- Litigii și dispoziții arbitrare
- Și, bineînțeles, semnăturile oficiale ale firmei și ofertanților.