O păstrare bună a evidenței fiscale poate fi cea mai importantă înregistrare a înregistrărilor pe care o faceți pentru compania dvs. Serviciul de venituri interne (IRS) impune să păstrați anumite înregistrări fiscale pentru anumite perioade de timp și alte înregistrări pentru perioade diferite de timp. Nu doriți ca timpul fiscal să se răstoarne și trebuie să faceți panică, deoarece compania dvs. nu are înregistrări fiscale în ordine. Înregistrările fiscale în dezordine vă pot costa deduceri și dacă veți fi auditate, pot provoca o problemă și pot costa bani. La urma urmei, doriți să obțineți toate deducerile pe care le puteți și să le puteți susține.
Iată opt sfaturi despre ce evidențe fiscale trebuie păstrate, cum să le păstrați și cât timp să le păstrați:
01 - Crearea unui sistem de software de contabilitate bun
Declarația dvs. fiscală finală este un produs al înregistrării bune a înregistrărilor prin sistemul dvs. de software contabil.
02 - Sarcina de a dovedi taxele de afaceri
Când faceți o intrare, cum ar fi veniturile, cheltuielile și deducerile, pe declarația dvs. fiscală, aveți ceea ce este cunoscut ca sarcina probei pentru ei. Trebuie să puteți dovedi că aveți dreptul la anumite deduceri și cheltuieli pentru a fi eligibil pentru a le lua drept deduceri.
Cum stabilești dovada? Prin păstrarea unei înregistrări bune, bineînțeles. Dacă aveți înregistrări care justifică aceste deduceri și cheltuieli, v-ați îndeplinit responsabilitățile pentru a avea sarcina probei pentru IRS. Nu luați deduceri sau nu solicitați venituri fără a avea documente care să susțină că aveți sarcina probei.
03 - Documente sursă pentru jurnalele de contabilitate
Documentele sursă pentru achiziții pentru companiile dvs., cum ar fi cecurile anulate, chitanțele, casetele de case de marcat și altele, sunt cele pe care le faceți din registrul dvs. contabil și înregistrările din jurnal. Acestea sunt, de asemenea, documentația dvs. pentru deducerile fiscale pentru afacerea dvs. pe care le luați la sfârșitul anului fiscal. Documentele sursă păstrate în mod corespunzător vă pot ajuta să vă înregistrați bine.
Documentele originale de pe hârtie trebuie păstrate împreună cu registrele unde înregistrați tranzacția. Ca rezervă, în caz de incendiu sau alt dezastru, fiecare document sursă trebuie să fie scanat în fișierul computer corect și să fie stocat pe o unitate flash.
04 - EFT și plățile dvs. pentru afaceri
Tehnologia schimbă modul în care ne desfășurăm afacerile. În loc să scriem cecuri de hârtie pentru tranzacții, adesea folosim carduri de credit sau de debit sau transfer electronic de fonduri (EFT) pentru a plăti facturile. Cum ne asigurăm că avem documentele sursă adecvate pentru IRS în aceste circumstanțe?
Dacă utilizați fie EFT, fie carduri de credit / debit, utilizați declarațiile financiare emise de bancă ca documente sursă. Pentru EFT, declarația trebuie să prezinte următoarele: suma transferată, numele beneficiarului și data la care transferul a fost înregistrat în cont de către instituția financiară. Pentru cardurile de credit / debit, declarația trebuie să prezinte următoarele: suma percepută, numele beneficiarului, data tranzacției.
Dovada plății singură nu înseamnă neapărat că aveți dreptul la o deducere fiscală. Păstrați bilete de credit și facturi pentru a justifica cererea dvs. pentru o deducere.
05 - Rezumatul zilnic și lunar al încasărilor și plăților în numerar
Fila dvs. de cotizație zilnică și lunară de încasări și plăți de numerar este în valoare de ponderea sa în aur. Orice ați pierdut în registrele dvs. contabile și jurnalele, probabil că puteți găsi aici. Din nou, veți avea nevoie de documentația sursă. Se pot lua aici plăți ca și cheltuieli pentru servicii telefonice și de internet și pentru costuri de camioane / autoturisme, ca deduceri fiscale posibile.
06 - Acordați atenție Fondului dvs. de numerar
Orice tranzacții efectuate din fondul de numerar mic trebuie tratate ca plăți în numerar cu un document sursă. Unele pot fi deductibile din impozit .
07 - Deduceri de impozit pe salarii angajate
Reducerea impozitului salarial al angajaților este complexă. Ghidul fiscal se concentrează, de regulă, asupra taxei personale, dar acest articol rezumă implicațiile fiscale ale impozitului pe afaceri al angajaților. Mențineți înregistrări neobișnuit de bune pentru angajații dvs.
08 - Cât timp trebuie să păstrați înregistrările dvs. fiscale?
În conformitate cu Codul fiscal intern privind veniturile, trebuie să vă păstrați înregistrările atâta timp cât acestea pot fi necesare pentru administrarea oricărei părți din codul fiscal.
Dacă aveți angajați, trebuie să păstrați înregistrările lor pe o perioadă de cel puțin 4 ani. Pentru a fi în siguranță, păstrați înregistrările angajaților o perioadă de cel puțin 7 ani. Dacă dai o taxă, păstrează înregistrările pentru cel puțin 3 ani. Dacă dețineți proprietatea, păstrați-vă înregistrările pe ea până la expirarea perioadei de limitare pentru anul în care dispuneți de proprietate într-o dispoziție impozabilă. Dacă nu raportați venituri pe care trebuie să le raportați și reprezintă mai mult de 25% din venitul brut din declarația fiscală, păstrați-vă înregistrările timp de 6 ani.