Proprietarii de afaceri dețin adesea propriile lor contabilități din mai multe motive, printre care se numără teama de a delega informații financiare sensibile, care doresc un control complet și mențin costurile de personal scăzute. Aceste motive, cu siguranță valabile pentru startupuri și operațiuni mai mici, devin din ce în ce mai impracticabile pe măsură ce afacerea dvs. crește. Unii proprietari deleagă îndatoririle contabile membrilor de familie sau personalului de încredere, dar antreprenorii cei mai de succes și mai pricepuți învață rapid că contabilitatea și finanțele sunt sângele vieții de afaceri și merită gestionarea profesională de la specialiști financiari calificați.
Cele trei funcții de manager financiar principal în majoritatea întreprinderilor sunt contabilul sau contabilul, controlorul și directorul financiar sau directorul financiar.
Ca proprietar de afacere, vă puteți ocupa personal de îndatoririle acestor posturi sau le puteți delega unui membru al personalului sau unui asociat de încredere, însă, pe măsură ce afacerea se maturizează, cei mai mulți proprietari descoperă că angajarea profesioniștilor generează beneficii de valoare solidă în timp ce eliberează proprietarii să se concentreze pe probleme de afaceri. Rezultatele angajării profesioniștilor în contabilitate includ - dar nu se limitează la - următoarele avantaje comerciale:
- Găsirea economiilor de costuri în procesul de fabricație, relațiile furnizorilor, operațiunile de birou și managementul angajaților
- Economisiți bani pe impozite
- Gestionarea unui volum tot mai mare de documente interne și rapoarte externe
- Proiectarea unei rețele de siguranță financiară prin atenuarea riscurilor cu acoperirea asigurărilor, gestionarea inventarului, diversificarea și evaluarea amenințărilor fiscale
- Planificarea extinderilor
- Manipularea salariilor
- Optimizarea operațiunilor și maximizarea profiturilor
- Evitarea amenzilor, a penalităților, a ratingurilor scăzute ale creditelor și a dobânzilor care rezultă din lipsa termenelor limită, calcularea necorespunzătoare a salarizării, uitarea plăților facturilor și a oportunităților de afaceri care lipsesc din timp
De fapt, majoritatea companiilor economisesc bani prin angajarea personalului financiar profesionist pentru a-și gestiona operațiunile zilnice de afaceri.
Cu toate acestea, în funcție de mărimea afacerii dvs., a industriei și a altor factori, este posibil să aveți nevoie doar de un contabil cu jumătate de normă sau să aveți nevoie de un personal financiar complet care să includă un controlor și un CFO. Decideți ce personal financiar are nevoie de afacerea dvs. este o decizie complexă care depinde de mulți factori. Nevoile dvs. se vor schimba aproape sigur în timp, iar dacă afacerea dvs. crește cu succes, puteți trece prin toate aceste poziții. Următoarele secțiuni detaliază ceea ce face fiecare profesionist și explică atunci când afacerea dvs. poate avea nevoie de unul sau mai mulți dintre acești specialiști financiari:
Funcții esențiale de contabilitate
Cei mai mulți contabili lucrează cu reacție la înregistrarea a ceea ce sa făcut deja financiar în cadrul companiei, cu o influență puțin sau deloc asupra strategiei de afaceri. Contabilii lucrează pe o bază tranzacțională și rareori iau decizii cu privire la viitoarele tranzacții de afaceri. Un contabil autorizat ar putea explica opțiunile dvs., să păstreze înregistrări și rapoarte actuale, să identifice discrepanțele în cărți și să recomande idei de economisire a costurilor, însă activitatea lor principală este aceea de a cronica afacerea și tranzacțiile sale financiare și de a compila rapoarte din aceste informații. Unele dintre sarcinile tipice zilnice ale unui contabil de companie includ:
- Înregistrarea vânzărilor, a cheltuielilor, a conturilor și a conturilor de încasat
- Costurile de monitorizare a livrărilor, a cheltuielilor de birou, a chiriilor, a utilităților și a altor costuri fixe și variabile
- Gestionarea salariilor , a reținerilor fiscale, a conturilor de impozit pe vânzări, a garanțiilor salariale și a deducerilor din asigurări
- Asigurarea faptului că formularele și documentele esențiale sunt completate și stocate în siguranță
- Pregătirea rapoartelor zilnice, săptămânale, lunare, trimestriale și anuale pentru conducere, agențiile guvernamentale, acționarii, angajații și părțile interesate
- Plata facturilor la timp
- Cercetarea furnizorilor alternativi și efectuarea de comparații de costuri
- Identificarea unor domenii problematice, cum ar fi deșeurile, gestionarea defectuoasă, frauda și furtul
- Materiale de urmărire, consumabile, inventar și resurse umane
- Pregătirea impozitelor și a depozitelor zilnice, lunare sau trimestriale pentru oraș, stat, IRS, agențiile de șomaj și companiile de asigurări
- Gestionarea planurilor de asigurare a afacerilor și angajaților și planuri de sănătate
- Protejarea înregistrărilor companiei
- Obțineți estimări și găsiți și plătiți servicii și reparații
- Verificarea problemelor de conformitate
- Manipularea problemelor legate de creditul clienților pe plan intern și creditul de afaceri cu furnizori externi și creditori externi
Știind când să angajeze un contabil
Cei mai mulți proprietari de afaceri - în special cei cu spirit antreprenorial - se dezvoltă pe fiecare aspect al afacerilor lor, iar contabilitatea a devenit mai ușoară cu tot software-ul intuitiv disponibil. Este foarte posibil ca proprietarii de afaceri să păstreze cărțile, însă nu este neapărat o idee bună în ceea ce privește creșterea afacerii. Atunci când documentele încep să vă compromită gestionarea timpului, satisfacția profesională sau eficiența, este timpul să luați în considerare angajarea unui contabil. Este posibil să nu aveți nevoie să angajați un lucrător cu normă întreagă și puteți chiar să externalizați toate sau o parte din activitatea contabilă, cum ar fi salarizarea. Închirierea unui contabil are sens dacă oricare dintre următoarele se aplică dvs. și afacerii dvs.:
- Nu înțelegeți cu adevărat contabilitatea, dar aveți încredere în software pentru a vă spune tot ce trebuie să știți.
- Nu sunteți familiarizat cu codul fiscal și strategiile de evitare a impozitelor.
- Afacerea dvs. se confruntă cu o creștere rapidă într-un timp scurt.
- Investitorii, creditorii sau acționarii doresc rapoarte pregătite profesional.
- Voi petreceți mai mult timp în a face cărțile decât să generați vânzări sau afaceri noi.
- Planificați să vă extindeți la o altă regiune, industrie sau linie de produse.
- Doriți să cumpărați, să vindeți sau să tranzacționați active.
- Ați fost informat că cărțile dvs. vor fi auditate.
Angajarea unui contabil nu trebuie să fie un proces dureros, deoarece puteți începe prin externalizarea lucrării unei firme profesioniste de contabilitate. Aceasta este o strategie deosebit de eficientă dacă nu sunteți familiarizat cu contabilitatea, angajarea unui contabil sau a contabililor sau a solicitanților de locuri de muncă financiare.
Când să luați în considerare angajarea unui controlor
Controlorii, care sunt uneori numiți comptrollers, supraveghează contabili, manageri de impozite, administratori de credite și alți angajați contabili, în timp ce raportează direct către CFO, CEO sau proprietarul afacerii. În companiile mai mici, un controlor ar putea fi singurul contabil autorizat în cadrul companiei sau poate supraveghea o echipă de contabili. Mulți dintre acești profesioniști își administrează îndatoririle cu ajutorul unui funcționar, contabil sau asistent administrativ.
Un controlor este contabilul-șef al companiei și are responsabilitatea de a întocmi situații financiare, planuri de afaceri, bugete, impozite, certificări de conformitate și proiecte speciale, cum ar fi planificarea strategiilor de afaceri pe termen scurt și lung, achizițiile de afaceri, vânzările de active, asigurarea finanțării sau a investitorilor. Considerat un manager financiar la nivel mediu, controlorii îndeplinesc de obicei următoarele sarcini:
- Gestionați personalul financiar.
- Semnează controalele și poartă răspunderea fiduciară pentru operațiunile companiei.
- Conectați-vă la rapoartele și documentele financiare.
- Stabilirea politicilor și procedurilor financiare ale companiei.
- Creați rapoarte pentru revizuire internă.
- Gestionați politicile de asigurare și gestionarea riscurilor.
- Protejați activele companiei.
- Pregătiți, monitorizați și actualizați bugetele.
- Spectacole de pregătire a ofertelor publice.
- Recomandați proprietarilor și directorilor piețele financiare, tendințele și cele mai bune practici.
- Elaborați strategii proactive de impozitare.
- Alegeți și administrați software-ul contabil.
- Urmăriți colecțiile.
- Se ocupă de problemele legate de resursele umane, cum ar fi păstrarea înregistrărilor angajaților.
- Educați personalul cu privire la beneficiile angajaților și responsabilitățile de afaceri.
Semnele care indică afacerea dvs. au nevoie de un controlor
Cu cât crește afacerea dvs., cu atât mai mult veți avea nevoie de mai mult decât un contabil. Dacă aveți acționari sau un consiliu de administrație care constă din persoane care nu sunt prieteni, asociați apropiați și familie pe care ați numit-o, angajarea unui controlor este o practică de afaceri solidă care vă protejează compania și activele. În general, un controlor se concentrează pe contabilitate, în timp ce un CFO se concentrează asupra finanțării strategice.
Pe măsură ce părțile interesate ale companiei se extind, controlorul oferă rapoarte tactice de management și supravegherea personalului în probleme de contabilitate, în timp ce CFO se ocupă de planificarea financiară și poartă responsabilitatea pentru controlor și echipa de contabilitate. Majoritatea companiilor mici nu își pot permite un controlor cu normă întreagă, dar pe măsură ce afacerea crește, nu vă puteți permite să lucrați fără un controlor, chiar dacă acesta funcționează pe bază de timp parțial sau prin consultanță.
Când să angajeze un Chief Financial Officer
Directorii financiari lucrează dincolo de limitele stricte prin participarea la toate deciziile de afaceri și susținând cele mai bune interese financiare ale organizației. După cum știe orice antreprenor antreprenor sau proprietar de afaceri, evaluările financiare stricte sunt doar unul dintre obiectivele de afaceri ale unei companii de succes. Inițiativele care generează profituri puternice ar putea slăbi ușor compania cu clienții care nu le plătesc prețurile ridicate pentru produsele inferioare sau clienții fideli care acordă o mai mare valoare obiectivelor, principiilor, angajamentelor de mediu sau tehnicilor de funcționare ale unei companii.
Cei mai buni CFO evaluează nu numai costurile de desfășurare a afacerilor, ci și riscurile și amenințările pe care orice întreprindere le-ar putea genera. În calitate de ofițeri de rang înalt, CFO lucrează cu proprietari, consiliile de administrație, conducere și alte părți interesate și joacă un rol esențial în cercetarea și dezvoltarea, supravegherea companiei, respectarea reglementărilor și operațiunile de zi cu zi. Alte taxe CFO includ:
- Conducerea unei companii prin fuziuni, achiziții, oferte publice și schimbări în structura și operațiunile afacerii
- Gestionarea extinderilor majore de afaceri pe noi piețe
- Advocarea pentru practici financiare solide în procesul complex de luare a deciziilor
- Gestionarea activelor și a relațiilor financiare cu mai multe părți interesate
- Operațiuni de optimizare
- Evaluarea și gestionarea riscurilor financiare
- Planificarea obiectivelor financiare pe termen scurt și lung
- Interpretarea datelor de piață de la mai mulți indicatori financiari și tendințe de afaceri
- Înțelegerea motivelor pentru care piețele de afaceri se comportă așa cum o fac
- Determinarea modului de investire a activelor corporative
- Prognoza tendințelor pieței și modul în care compania le poate valorifica
Fiecare parte a companiei se bazează în mare măsură pe sarcinile combinate ale CFO-ului: supravegherea controlului, gestionarea trezoreriei și planificarea și prognozarea problemelor financiare critice.
Progresiv mai multe cereri de gestionare a nevoilor financiare
Întreprinderile mici și mijlocii au nevoi evoluează în ceea ce privește contabilitatea și contabilitatea, pe măsură ce operațiunile lor cresc. Proprietarii sau membrii echipei desemnați se ocupă adesea de contabilitatea întreprinderilor mici și de întreprinderi de pornire cu ajutorul software-ului contabil. În cele din urmă, însă, majoritatea companiilor declară că angajarea de contabilitate profesioniști - fie full-time sau part-time, fie internă sau externalizată - eliberează personal pentru îndatoririle principale de afaceri și încurajează o mai mare acuratețe, o mai bună respectare și o supraveghere sporită. Contabilul potrivit asigură că rapoartele sunt depuse la timp și ajută companiile să identifice strategii de economisire a costurilor, fraudă, furt și deșeuri.
Pe masura cresterii afacerii dumneavoastra si a multiplicarii cerintelor legate de timp, s-ar putea sa gasiti ca aveti nevoie de un personal financiar supravegheat de un controlor sau de un CFO pentru a gestiona finantele din ce in ce mai sofisticate ale companiei. Opțiunile dvs. includ angajarea personalului cu normă întreagă, angajarea personalului sau externalizarea contabilă și obligațiile financiare către un serviciu de contabilitate profesionist condus. Ambele opțiuni sunt modalități la fel de valabile pentru a susține puterea financiară a afacerii dvs., dar multe întreprinderi mici și mijlocii se bucură de avantajele angajării consilierilor după cum este necesar pentru a evita costurile ridicate de angajare a profesioniștilor cu normă întreagă.