Vânzătorul va realiza o ofertă pe baza înțelegerii cerințelor specificate în RFP, iar ofertele concurente vor fi evaluate astfel încât să producă fie selecția vânzătorului câștigător, fie o listă scurtă de furnizori, care apoi vor prezenta prezentări companiei .
Definirea cererii de document de propunere
Documentul RFP este esențial pentru obținerea unui furnizor care poate îndeplini cerințele de afaceri ale unui client. Dacă documentul este defect, fie prin cerințe ambigue, cerințe lipsă, fie cerințe nerezonabile ale vânzătorului , atunci procesul RFP va duce la licitații incomplete sau, în unele cazuri, nici o sumă licitată. Furnizorii nu sunt obligați să trimită sume licitate fiecărui RFP pe care îl primesc și chiar dacă ar putea îndeplini cerințele RFP, este posibil ca aceștia să nu aibă capacitatea de a livra cerințele în timp util. Cea mai recentă este găsită când un client trimite FPC către furnizori mai mici, care pot fi lideri în domeniul lor, dar nu au mijloacele sau capacitatea de a-și satisface nevoile clientului.
Fiecare RFP va fi diferit pe baza cerințelor care au fost definite și a nevoilor specifice ale clientului. Chiar și în cadrul aceleiași companii, un document RFP poate fi diferit în funcție de cerințele primare. Pentru unele RFP, accentul poate fi pus pe preț, în timp ce alții se pot concentra pe timpul de livrare sau pe cerințele de calitate pentru elementele necesare.
Caracteristici specifice ale documentului RFP
Există câteva caracteristici ale documentului RFP care sunt necesare. De exemplu, fiecare RFP trebuie să aibă o anumită dată și o oră în care clientul cere ca toți potențialii furnizori să fi depus o ofertă. Dacă ofertele sunt trimise după această dată, acestea ar trebui eliminate. Dacă un furnizor nu poate trimite o ofertă la timp, atunci aceasta ar putea indica o posibilă problemă cu organizația și, eventual, despre preocupări legate de livrare.
Cu toate acestea, clientul trebuie să ofere furnizorilor timp suficient pentru a depune o ofertă. Dacă cerințele sunt deosebit de complexe, este posibil ca vânzătorii să aibă nevoie să asambleze o echipă de răspuns pentru a sparge cerințele în domenii pe care le pot înțelege și apoi să le asambleze. Dacă linia de timp definită în RFP este prea scurtă, răspunsurile ar putea fi repetate și furnizorii ar putea să ghicească complexitatea proiectului, mai degrabă decât să o înțeleagă pe deplin. Acest lucru va duce la sume licitate inexacte și la un proces RFP pierdut.
Documentul RFP ar trebui să indice procesul în cazul în care vânzătorii au întrebări suplimentare cu privire la cerințele specificate în RFP. Furnizorii nu ar trebui să aibă dreptul de a apela clientul, deoarece acest lucru poate duce la furnizarea unor informații suplimentare unui furnizor, care le oferă un avantaj competitiv.
Cel mai bine este să organizați un apel de conferință, astfel încât reprezentanții fiecărui furnizor să poată solicita și să asculte întrebările adresate clientului. Acest lucru asigură o corectitudine în procesul de licitare.
Un document RFP trebuie, de asemenea, să specifice în mod clar formatul răspunsului furnizorilor RFP. Dacă acest lucru nu este clar definit, vor fi trimise răspunsuri care sunt în diferite formate și ar fi imposibil să compare ofertele furnizorului. Formatul de răspuns trebuie să identifice ceea ce este necesar de la furnizor în fiecare secțiune, cum ar fi referințele, CV-urile membrilor potențiali ai echipei, un document cu înțelegerea furnizorilor de cerințele și un format pentru stabilirea prețurilor. Dacă fiecare furnizor respectă formatul de răspuns corect, aceasta va face mai ușoară compararea ofertelor.