Cum să știți dacă aveți o problemă de control al inventarului
Există mai multe metode pe care le puteți utiliza pentru a testa presiunea proceselor de control al inventarului. O metodă este să faceți o examinare a expedierilor recent pierdute către clienții dvs. Au fost vreunul dintre aceste expedieri ratate din cauza lipsei de înțelegere a ceea ce aveți la îndemână și disponibil pentru navă?
De exemplu, s-ar putea să fi avut fiecare 100 din partea A și un client a cerut câte 100 fiecare. Dar nu aveau nevoie să-l livrezi până săptămâna viitoare, așa că fiecare 100 din partea A se afla în depozitul tău. A doua zi, un alt client a sunat și a cerut câte 100 din partea A. Erați departe de birou, îngrijindu-vă celelalte patruzeci de milioane de alte lucruri pe care trebuie să le aibă un proprietar al unei întreprinderi mici, astfel încât un alt angajat să fi sunat . Un alt angajat a verificat și a văzut pe cei 100 din partea A care stăteau acolo și i-au trimis cel de-al doilea client. În săptămâna următoare, aveați nevoie să trimiteți 100 de fiecare parte din partea A primului client și nu a fost acolo.
Afacerea dvs. mică ar putea avea o problemă de control al inventarului. Este important să știți nu numai ceea ce afacerea dvs. mică are la îndemână, dar ceea ce aveți la dispoziție pentru navă. În cazul de mai sus, în timp ce un angajat v-a văzut că aveați câte 100 din partea A pentru nave, nu a existat niciun proces în care să se spună că cele 100 au fost alocate unui alt client.
Evaluarea de la un nivel la altul
O altă metodă pe care o puteți utiliza pentru a testa presiunea asupra controlului inventarului dvs. este să faceți un audit de la un nivel la altul. Asta inseamna ca iesiti pe podeaua depozitului (sau in camera de depozitare, in dulapul de sala sau in garaj - oriunde afacerea dumneavoastra mica isi pastreaza inventarul) si selectati o multime de elemente de numarat.
Vom discuta câte elemente trebuie să conteze mai târziu, dar când ați terminat, luați numerele de numărare în sistemul dvs. care urmărește inventarul. Acesta ar putea fi WMS (sistemul de management al depozitului), ERP / MRP (planificarea resurselor întreprinderii / planificarea cerințelor materialelor), o foaie de calcul Excel, o carte de cărți sau, eventual, o grămadă de Post-It. Dacă nu aveți un sistem care să urmărească inventarul dvs. - chiar dacă acesta este doar o grămadă de Post-Its - aveți o problemă de control al inventarului.
În cazul auditurilor de la nivelul la sol, veți compara contabilitatea fizică pe care ați făcut-o cu ceea ce credeți că aveați sistemul de control al inventarului. Din nou, obiectivul dvs. ar trebui să fie 100% precizie. Dacă numerele dvs. contabile fizice nu s-au aliniat exact la ceea ce credeți că aveați sistemul dvs. de control al inventarului, știți de ce? Și puteți implementa contramăsuri pentru a împiedica acest lucru din nou? Unele dintre cele mai populare motive care contează nu se aliniază:
- Ați primit un transport de la furnizorul dvs., dar nu ați numărat piesele din cutii. Lista de ambalare nu ar trebui să fie luată în calcul ca fiind 100% exacte. Deschideți casetele și numărați conținutul. Dacă furnizorul dvs. vă spune că v-au trimis 1.000 de piese și v-au trimis numai 990 de piese și nu ați prins eroarea - nu aveți doar o problemă de control al inventarului, dar s-ar putea să ajungeți în scurt timp la clienții proprii.
- Ați trimis piesele unui client, dar nu ați diminuat inventarul corect. Sau deloc. Asigurați-vă că vă deduceți expedierile dvs. de ieșire din totalul inventarului în timp real.
- Problemele de calitate vă obligă să eliminați o porțiune din inventarul dvs. din grămada utilizabilă de inventar. Cu toate acestea, sistemul dvs. de control al inventarului nu are o modalitate de a face diferența între utilizabile și cele neutilizabile, deci sistemul dvs. spune că aveți mai mult decât puteți utiliza. Capacitatea de a face diferența între inventarul utilizabil și cel neutilizabil nu este doar o caracteristică importantă care vă permite să urmăriți aspectele legate de calitate ale pieselor, dar poate fi, de asemenea, un mecanism de alocare a inventarului unui client, păstrând în același timp aceste părți în stoc.
- Produsele dvs. sunt valoroase și ușor de deplasat? O companie care vinde nicovale ar putea avea mai puțin o problemă de fraudă decât o companie care vinde monede de aur. Asigurați-vă că planul dvs. de control al inventarului include o modalitate de a menține securitatea produselor dvs. Implementați un program de numărare a ciclului care vă ajută să urmăriți inventarul.
Descrierea ciclului programului de bază
Un program de numărare a ciclului este ceea ce se întâmplă în timpul acelor numere de la etajele la foi. Un program de numărare a ciclului este un proces prin care numărați în mod regulat un procent din părțile dvs., astfel încât, timp de un an, le-ați numărat pe toate (sau cel puțin toate părțile cele mai valoroase).
Puteți utiliza un program de numărare a ciclului împreună cu un inventar fizic anual , care de obicei ajută la reducerea variațiilor acestor stocuri fizice. Unele companii utilizează numărul de cicluri în loc de inventarele fizice anuale, dar nu recomand acest lucru.
Pentru a determina parametrii programului de numărare a ciclului, trebuie să stabiliți:
- Câte părți totale trebuie să contezi?
- O să le numeri pe tot parcursul unui an? Dacă nu, cum veți determina punctul de cutoff? De regulă, companiile respectă regula 80-20, adică 80% din valoarea inventarului dvs. provine de la 20% din părțile dvs. - deci concentrați-vă pe calcularea a 20%.
- Cât de des vei conta?
- Cine va conduce numărarea? Dacă compania dvs. este suficient de mare, contorul ciclului ar trebui să fie o persoană a cărei performanță este legată de corectitudinea inventarului. Acest lucru ajută la eliminarea oricărui potențial conflict de interese în procesul de numărare a ciclului. Un număr de cicluri este un instrument de audit - nu un instrument de evaluare a performanței locului de muncă.
- Cum va fi condamnarea? Procesul dintre podea și foaie este metoda preferată. Un numărător de ciclu trebuie să primească o listă cu numerele și locațiile. Contorul se duce apoi pe podea și le numără. Nu ar trebui să știe câte să se aștepte să fie acolo. O altă metodă este numărul de foi la etaj. Aceasta este inversa metodei floor-to-sheet. Metoda "foaie-la-podea" începe atunci când vă predați o listă de piese și numărul lor corespunzător în funcție de sistemul dvs. de urmărire a inventarului. Contorul apoi auditează cantitățile fizice de pe rafturi în comparație cu numărul de sisteme.
Prin înțelegerea factorilor procesului de numărare a ciclului de mai sus, puteți să vă construiți programul de numărare a ciclului. De exemplu, dacă aveți 500 numere de numărătoare și puteți număra o dată pe săptămână, puteți număra 10 părți pe săptămână (sau doar două pe zi). Până la sfârșitul unui an de 50 de săptămâni, ați numărat toate cele 500 de numere. Amintiți-vă să numărați numere diferite de numere cu fiecare contor, pentru a evita supra-numărarea unui număr de parte și sub-numărarea unui alt număr.
În timpul acestui proces, este important să știți când numărul de inventare este oprit. De aceea un contor de cicluri nu ar trebui să fie un supraveghetor al depozitului sau un funcționar de control al inventarului. Este o natură umană pentru acei angajați să pună în aplicare soluții fără a escalada problemele care stau la baza managementului. Ca proprietar sau manager de întreprindere mică, trebuie să știți când procesele de control al stocurilor nu funcționează, astfel încât să puteți implementa contramăsuri pentru a preveni problemele din aval.
Rezolvarea problemelor de control al inventarului
Un program de numărare a ciclului, combinat cu un inventar fizic anual, merge mult spre rezolvarea problemelor de control al inventarului. Programele de numărare a ciclurilor ajută la identificarea neajunsurilor în controlul inventarului, dar depinde de dvs. să faceți modificări pentru a remedia problemele pe care le descoperă programul dvs. de numărare a ciclului.