Ce informații trebuie să includeți atunci când recunoașteți o donație?
În primul rând, aveți nevoie de o scrisoare de mulțumire călduroasă, dar trebuie să includeți și informații solicitate din punct de vedere legal, astfel încât donatorii să poată documenta că au dat o donație fiscală deductibilă carității tale.
IRS cere organizațiilor de caritate publice (cunoscute și ca organizații 501 (c) (3) ) să trimită o scrisoare oficială de confirmare pentru orice donație de peste 250 USD.
Donatorul poate folosi această scrisoare ca dovadă a donării sale și poate solicita o deducere fiscală . Majoritatea organizațiilor de caritate trimite o confirmare pentru toate donațiile, chiar și cele mici.
Ambele obiective, mulțumirea donatorului și satisfacerea cerințelor legale, pot fi realizate în același timp sau separat. Majoritatea organizațiilor de caritate reușesc să realizeze ambele cerințe în cadrul unei singure scrisori.
Când trebuie să recunoașteți o donație în scopuri fiscale
IRS declară că recunoașterea trebuie făcută "în scris, în momentul solicitării sau atunci când plata este primită și într-un mod care va veni în atenția donatorului" (vezi Publicația IRS 1771)
Confirmarea donației trebuie să aibă loc cel târziu la data de 31 ianuarie a anului care urmează cadoului. Cu toate acestea, cele mai bune practici sugerează că organizațiile de caritate ar trebui să trimită o confirmare cât mai curând posibil după primirea cadoului.
De asemenea, majoritatea organizațiilor de caritate trimite un rezumat al contribuțiilor donatorului pentru anul precedent până la sfârșitul lunii ianuarie.
Într-o epocă de recursuri și donații cu mai multe canale de strângere de fonduri, trimiterea rezumatului la sfârșitul anului prin poștă (indiferent dacă donațiile originale au provenit din cec fizic sau on-line), vă asigură că organizația dvs. a notificat în mod adecvat donatorul.
Puteți trimite acest sumar final al contribuțiilor donatorului pentru anul anterior prin e-mail?
Da. Nu există o rețetă legală pentru formularul pe care trebuie să îl ia orice scrisoare de confirmare. De exemplu, ar putea fi o carte poștală, un e-mail sau o scrisoare fizică.
Cu toate acestea, în opinia mea, este mai bine să faceți rezumatul la sfârșitul anului o scrisoare fizică prin poștă. Este posibil ca un mesaj de e-mail să nu fie observat într-o cutie poștală aglomerată sau chiar să ajungă în dosarul spam al donatorului.
Ce trebuie să includeți în confirmare
- Numele organizației tale
- O declarație care spune că ești o organizație scutită de taxe de 501c3
- Data la care a fost primit donarea
- Suma contribuției în numerar (numerar înseamnă cecuri, cărți de credit și deducerea salariilor)
- O descriere (dar nu valoarea) a unei contribuții fără numerar. Donatorul estimează valoarea contribuțiilor fără numerar atunci când le raportează către IRS cu privire la declarația fiscală.
- O declarație conform căreia organizația nu a furnizat niciun bun sau serviciu, dacă este cazul
- O descriere și o bună estimare a valorii bunurilor sau serviciilor, dacă există, pe care organizația le-a furnizat în schimbul contribuției. Un exemplu ar putea fi o cină unde unii bani plătesc pentru masă, iar restul este o donație.
- O declarație conform căreia bunurile sau serviciile, dacă există, pe care organizația le-a furnizat în schimbul contribuției au constat în întregime din beneficii intangibile, dacă este cazul. Un exemplu ar putea fi un mic cadou cu valoare mai mică de 75 USD, cum ar fi o pungă de hârtie sau un tote cu sigla organizației.
Ce se va întâmpla dacă organizația mea nu oferă o confirmare adecvată?
IRS a refuzat deduceri fiscale donatorilor care nu pot oferi o recunoaștere corespunzătoare pentru donațiile lor unei organizații caritabile.
"Cronica filantropiei" a raportat acest lucru în articolul său, IRS Crackdown pune accentul pe cadouri. Într-un caz, hotărârea se bazează pe faptul că recunoașterea nu este suficient de promptă și lipsită de limba necesară.
SFAT: Dezvoltați-vă limba de recunoaștere și evaluați-o de către un avocat specializat în probleme non-profit. Apoi folosiți aceeași limbă în mod consecvent.
Cateva exemple:
Nu există niciun motiv pentru care organizația dvs. nu vă poate oferi o mulțumire caldă care vă va încuraja donatorii să vă dea din nou și să vă îndepliniți obligația de a oferi o recunoaștere acceptabilă din partea IRS a donării.
Deși limba de recunoaștere ar trebui să fie potrivită pentru fiecare organizație de caritate, aici sunt două exemple de declarații care îndeplinesc toate cerințele.
Primul a venit la sfârșitul unei scrisori scrise prin poștă; al doilea a fost parte dintr-un e-mail vă mulțumesc .
1. Ca o caritate de 501c3, legile fiscale ne obligă să vă anunțăm că această scrisoare este confirmarea oficială a cadoului dvs. De asemenea, trebuie să certificăm că nu ați primit niciun fel de bunuri sau servicii pentru această contribuție; valoarea cadoului dvs. este deductibilă din punct de vedere fiscal. Mulțumesc! "
2. Partenerii în domeniul sănătății, o organizație nonprofit 501 (c) (3), nu au furnizat niciun fel de bunuri sau servicii, integral sau parțial, în schimbul acestei contribuții voluntare în numerar. deductibilitatea fiscală a acestui cadou în SUA, vă rugăm să păstrați această scrisoare de confirmare pentru fișierele dvs. Partenerii din numărul de sănătate EIN este xxxxx. "
Ambele exemple funcționează pentru donații în numerar. Dar ce se întâmplă dacă donațiile nu sunt bani, ci bunuri sau bunuri fizice de un fel? În acest caz, folosiți un limbaj similar cu acest exemplu:
"Vă mulțumim pentru contribuția dvs. la un frigider folosit și la o sobă folosită [numele organizației nonprofit], o organizație non-profit 501 (c) (3), primită la [Data]. Niciun bun sau serviciu nu a fost oferit în schimbul contribuției dumneavoastră. "
Resurse:
Baza de cunoștințe GrantSpace
Consiliul Național al ONG-urilor