Cum, de ce și când să echilibrați sertarul de numerar
Când este investigată, cea mai comună cauză a furtului este lipsa unei proceduri sau controale adecvate.
Procesul de numărare a banilor, reconcilierea încasărilor și echilibrarea sertarului de numerar creează o responsabilitate a tranzacțiilor zilei. Acest sistem de gestionare a numerarului poate fi creat în același timp în care se stabilesc politicile magazinului . Multe dintre sistemele actuale POS (point of sale) au instrucțiuni pas cu pas pentru închiderea sertarului de bani pentru a ghida angajatul.
De ce Balance?
Gestiunea magazinelor sau casierii pot trage un raport de vânzări în orice moment în timpul unei schimbări. Prin adăugarea numerarului începător în sertar la cifra zilnică de vânzare, un comerciant cu amănuntul va ști exact câte bani ar trebui să fie în casa de marcat sau sistemul POS la un moment dat. Acest lucru este extrem de util:
- Pentru a evita să dețineți prea mult bani pe etajul vânzărilor.
- Dacă magazinul este jefuit.
- Când un client se plânge de prea puțină schimbare.
- Pentru a descoperi suprasarcinile / lipsurile frecvente pentru casieri speciali.
- Pentru a elimina tentatia de a lua bani fara documente din sertar.
Cum de a echilibra un sertar de numerar
Echilibrarea unui registru de numerar are loc de obicei la sfârșitul zilei sau la sfârșitul schimbării casierului. Sertarul de bani și conținutul acestuia trebuie să fie transferate într-un birou sau într-o altă zonă retrasă pentru a pregăti raportul.
Dacă balansați sertarul după închidere, asigurați-vă că luminile podelei de vânzare sunt oprite și că ușa este blocată. Pentru mulți agenți de vânzări, ei se grăbesc și au tendința de a începe închiderea înainte ca magazinul să fie închis. Aceasta nu este o practică sigură. Cu toate acestea, dacă aveți mai mulți angajați în magazin, este posibil să închideți unul dintre registre în timpul orelor deschise.
Ar trebui investigate eventualele excese și / sau lipsuri. Natura umană ar trebui luată în considerare pentru erori minore și cantități mici. Prin aceasta ne referim la miscări simple de schimbare care sunt frecvente la procesarea unei tranzacții. Cu toate acestea, discrepanțele frecvente ar putea fi un semn de furt al unui angajat sau pot indica o formare suplimentară necesară pentru un anumit casier. De regulă, doriți să vă asigurați că nu mai mult de $ 2 este oprit noaptea. Deși depinde de numărul de tranzacții efectuate în acea zi (cu alte cuvinte, cu cât mai multe tranzacții cu atât este mai mare șansa de a număra eroarea) regula de 2 $ este una utilă.
Începutul cash-on-hand este pus înapoi în sertar de numerar și depozitat pentru seara, în timp ce depozitul este pregătit pentru bancă. Toate buletinele de carduri de credit, rapoartele terminalelor și alte chitanțe de registru pot fi capsate în raportul zilnic de sertare de bani și depuse după dată.
Separarea obligațiilor
Pentru o mai mare responsabilitate, luați în considerare utilizarea a două persoane pentru a echilibra registrul de numerar. O persoană va număra sertarul și va crea un raport zilnic de numerar, în timp ce cealaltă persoană va pregăti un depozit bancar. Ambii membri ai personalului trebuie să semneze raportul indicând că sunt responsabili pentru cifrele prezentate. Deși niciun sistem nu poate preveni frauda, această pistă de audit va ajuta la descurajarea coluziunii între angajați.
La începutul următoarei schimbări, fiecărui casier ar trebui să li se atribuie sertarul de numerar. Solicitați casierul să redacteze numerarul în sertar pentru a verifica soldul inițial. Dacă sunteți un magazin mic, cu un singur registru, banii se află cel mai probabil în sertar peste noapte. Dacă aceasta este situația dvs., procedura este aceeași.
O ultimă notă: din moment ce eroarea umană face parte din joc, asigurați-vă că includeți discrepanțe în numerar, ca parte din declarațiile de profit și pierdere.
Adăugați o linie la declarațiile dvs. de profit și pierdere care se califică pentru și prezintă o pierdere din eroare. Acesta este un alt mod în care puteți controla și gestiona pierderea.