Ce este Petty Cash?
Numerarul numeric descrie tranzacțiile mici ale unei afaceri.
Termenul "mic" este folosit pentru că este vorba de mici sume de numerar sau de numerar. "Petty" nu mai este așa de mic, deci gândiți-vă la niște cantități mici pe care nu le puteți gândi să le urmăriți. În acest articol, vom folosi termenul "numerar mic" pentru a include o varietate de tranzacții de afaceri mici.
De exemplu:
- Cumpărarea de cafea pentru aparatul de cafea pentru birou
- Plata taxelor de trecere sau a contoarelor de parcare
- Tratarea angajaților la pizza pentru a sărbători o realizare
- Cumpărați un mic cadou pe calea unei întâlniri de afaceri.
De ce este important Petty Cash?
Tranzacțiile cu numerar se adaugă. Nu documentarea și urmărirea acelor mici achiziții poate însemna o mulțime de cheltuieli de afaceri potențiale lăsate nerevendicate, cum ar fi aruncarea lor departe.
Să aruncăm o privire la câteva exemple:
- Dacă utilizați cupe Keurig pentru cafeaua de birou, chiar dacă cumpărați ieftin și în vrac, vă va costa aproximativ 26 de cenți o ceașcă. Pentru un angajat mediu de consum de cafea, sunt două cupe pe zi, aproximativ 200 de zile pe an, adică peste 100 de dolari pentru acel angajat. Multiplicați numărul de angajați și aveți o sumă mare de bani.
- Pizza pentru 10 persoane ar putea costa 50 $. Dacă o faci o dată pe lună, asta e 600 de dolari pe an. Nu păstrați un record înseamnă 600 de dolari în cheltuieli pierdute.
Cum ar trebui să se înregistreze tranzacțiile în numerar mici?
Puteți înregistra pe foi sau în listare, oricare este mai ușor. Lucrul important de reținut este faptul că EVERY tranzacție trebuie înregistrată și trebuie să includă:
- Data tranzacției
- Suma tranzacției
- Descrierea generală a tranzacției ("gogoși pentru o întâlnire de birou", de exemplu)
Nu trebuie să înregistrați numărul contului în momentul tranzacției.
Când refaceți numerar mic , tranzacționați numărul de cont și introduceți-l în programul dvs. de evidență.
Pot să urmăresc online tranzacțiile de numerar?
Proprietarii de afaceri inteligente în aceste zile plătesc pentru tranzacțiile de afaceri cu cărți de credit de afaceri sau carduri de debit și aplicații. Puteți urmări parcarea cu o aplicație și puteți utiliza un sistem de taxare automată a taxei pentru a elimina timpul petrecut în banda "numai în numerar" pe drumurile cu taxă. Bineînțeles, plata prin cardul de debit sau de credit al companiei face ca cheltuielile mici să fie ușor de urmărit. Doar asigurați-vă că notați scopul afacerii de pe chitanță.
Ce se întâmplă dacă afacerea mea are încă o cutie de bani?
Multe companii au un fond de numerar mic în birou, în special întreprinderile cu amănuntul care au clienți care plătesc în numerar. Caseta de numerar este utilizată pentru efectuarea modificărilor și, în unele cazuri, pentru tranzacțiile de afaceri mici. De obicei, caseta începe cu un sold în numerar, în denumiri adecvate. Apoi, când caseta de bani se micșorează, este completată.
În cazul în care fondurile din cutia de numerar sunt utilizate pentru achiziții mici, păstrați un jurnal în cutie, astfel încât aceste achiziții pot fi înregistrate.
Cum mă asigur că toate tranzacțiile cu numerar mic se înregistrează?
Este responsabilitatea dvs. ca proprietar al unei companii să stabiliți politici pentru utilizarea banilor mici, să monitorizați tranzacțiile de numerar mici și să vă asigurați că angajații folosesc responsabilități minore în mod responsabil. Unele posibilități:
- Oferiți angajaților de încredere un card de debit de afacere și solicitați acestora să întoarcă detalii în scopuri comerciale pentru toate achizițiile de debit.
- Solicitați angajaților care folosesc propriile mașini pentru a avea un trasator de taxe. Puteți să o furnizați și să obțineți detaliile. Veți avea nevoie de angajat pentru a verifica scopul afacerii.
- Dacă angajații au smartphone-uri pentru uz comercial, cereți-le să includă aplicații pentru a captura chitanțe prin fotografii sau pentru a le trimite la departamentul de contabilitate.
Linia de fund pe Cash Cash:
Înființarea și urmărirea numerarului în numerar ar trebui să facă parte din sistemul general de păstrare a înregistrărilor pentru compania dvs.
Amintiți-vă, dacă nu o înregistrați, nu o puteți deduce ca pe o cheltuială de afaceri. Asigurați-vă că profitați de toate aceste tranzacții cu numerar mic, astfel încât să puteți solicita mai multe cheltuieli legitime de afaceri și să vă puteți reduce taxele de afaceri.