Sistemul CCRRA - Captură, verificare, revizuire, înregistrare, acțiune
Iată cinci pași simpli în crearea unui sistem simplu de păstrare a înregistrărilor financiare: Captură, Cec, Înregistrare, Revizuire, Act.
Mai întâi, CAPTURE the information.
Dacă nu există, nu există. Pe măsură ce vă începeți afacerea, obișnuiți să capturați totul, astfel încât să devină automat. "Capturarea" este cea mai dificilă și cea mai importantă parte a procesului; este vorba de formarea obiceiului de a colecta informații. Urmăriți fiecare sumă pe care o cheltuiți pentru afacerea dvs. și fiecare sumă pe care o luați ca vânzări. Nu vă faceți griji în acest moment despre a face ceva cu informațiile. Asigurați-vă că tot ceea ce capturați include (a) o descriere a elementului, (b) suma și (c) data.
În al doilea rând, CHECK pentru a vă asigura că informațiile sunt complete și corecte.
La fiecare două săptămâni, petreceți o oră trecând prin tot și verificând-o. Verificați dacă toate informațiile pe care le aveți sunt pregătite pentru înregistrare.
Asigurați-vă că ați inclus data și cantitatea și detalii suficiente cu privire la cheltuielile pe care le puteți înregistra cu precizie. De exemplu, o notă pentru "hârtie, 3.55 dolari, 7/12" poate să nu fie suficientă informație. Pentru ce a fost lucrarea? A fost un ziar pe care l-ai cumpărat pentru birou? Sau ați cumpărat o coală de hârtie pentru computer?
Creați un anumit moment pentru o întâlnire cu dvs. la sfârșitul săptămânilor alternative (de exemplu, în fiecare vineri, de exemplu) pentru a verifica totul. Nu așteptați prea mult; cu cât aștepți mai mult să faci acest lucru, cu atât mai greu va fi să-ți amintești și să colectezi informații.
În al treilea rând, înregistrați informațiile pentru ao salva.
Înregistrarea înseamnă punerea informațiilor dvs. financiare într-o formă utilizabilă. După ce totul este verificat, întoarce-l la contabil pentru a înregistra sau înregistra-l singur. Faceți acest lucru lunar. Introduceți informațiile într-o foaie de calcul sau în software-ul contabil. S-ar putea să găsiți, de asemenea, că software-ul online funcționează pentru dvs., astfel încât dvs. și contabilul dvs. puteți vizualiza informațiile și discuta. Doar asigurați-vă că obțineți totul înregistrat în fiecare lună, astfel încât să puteți revizui.
În al patrulea rând, consolidați și REVIEW informațiile.
După ce informațiile dvs. financiare au fost înregistrate în fiecare lună, tipăriți patru rapoarte:
- bilanț
- venituri (p & l)
- conturile de încasare a conturilor de încasat și
- conturi de plătit raport.
Pentru fiecare raport, includeți o comparație cu aceleași informații din luna trecută. Acordați o atenție deosebită informațiilor specifice din aceste rapoarte.
În cele din urmă, ACT, pe baza a ceea ce știi.
În cele mai multe cazuri, "ACT" poate însemna să nu faci nimic, dacă totul pare bine.
În alte cazuri, ar putea însemna o schimbare. Creați "puncte de declanșare" în care informațiile vă obligă să acționați. Iată câteva sugestii de declanșare:
- Bilanț . Dacă vedeți că datoriile cresc în fiecare lună timp de trei luni (ceea ce probabil înseamnă că activele și / sau cheltuielile cresc și ele), reduceți cheltuielile.
- Rezultatul veniturilor . Dacă observați că o anumită cheltuială crește ca procent din vânzări, întrebați-vă de ce crește. În cazul în care creșterea este necesară, este posibil să doriți să reduceți cheltuielile cu alte cheltuieli, să vă mențineți nivelul profitului.
- Îmbătrânirea creanțelor conturilor . Fii atent în a merge după plătitorii lenți. Cu cât dați mai mult datoriile neplătite, cu atât este mai puțin probabil să primiți banii. Configurați un sistem de colecții, așa cum am discutat mai sus, pentru a vă asigura că sunteți plătiți cu promptitudine și că plătitorii lent nu sunt lăsați să-și asume că nu doriți banii.
- Conturile plătibile . Plătește ceea ce puteți cât mai repede posibil. Încercați să plătiți devreme pentru a obține reduceri. Dacă nu vă puteți plăti toate facturile, plătiți-le pe cele care vă vor provoca penalități sau care vă vor afecta ratingul de credit. Chiar dacă altcineva este responsabil pentru plata facturilor, tu ești persoana care este în cele din urmă responsabilă pentru a vă asigura că datoriile comerciale sunt plătite.
Chiar dacă nu sunteți familiarizat cu sistemele financiare, ar trebui să puteți să-l puneți în mișcare și să îl rulați. Partea cea mai dificilă este colectarea informațiilor. După ce ați format "obișnuința de colectare", veți găsi că restul va veni împreună cu el.
Amintiți-vă, CCRRA - capturați informații financiare pentru afacerea dvs., verificați- l la fiecare două săptămâni, înregistrați și revizuiți informațiile lunar, apoi acționați după cum este necesar pentru a menține situația financiară în mișcare fără probleme. Dacă urmați acest sistem simplu în cinci pași, veți reduce la minimum "gunoiul" și problemele care vin împreună cu acesta și vă veți maximiza situația financiară.
Un sistem financiar bine organizat vă va menține afacerea viabilă din punct de vedere financiar pentru mulți ani.