Cum să răspundeți corect la telefon în compania dvs.

Sfaturi telefonice pentru a câștiga afaceri

Abilitățile de răspuns telefonic sunt esențiale pentru companii. Chiar și în aceste zile de mesaje text și e-mail, telefonul este încă cel mai important punct de contact al companiei cu clienții . Iar modul în care se răspunde telefonul companiei dvs. va forma prima impresie a clienților despre afacerea dvs. Iată cum să răspundeți la telefon în mod corespunzător și să câștigați afacerea:

1) Răspundeți la toate apelurile primite înainte de al treilea apel.

2) Când răspundeți la telefon, fiți calmi, entuziaști și profesioniști .

Vocea ta la telefon este uneori singura impresie a companiei pe care o va primi un apelant.

3) Când răspundeți la telefon, apelați cu amabilitate apelanții și identificați-vă personal și organizația dvs. imediat. Spune, de exemplu, "Bună dimineața." Cypress Technologies Susan vorbind: Cum să te ajut? Nimeni nu ar trebui să se întrebe dacă au ajuns la o astfel de afacere.

4) Enunțați clar, mențineți volumul vocii moderat și vorbiți încet și clar atunci când răspundeți la telefon, astfel încât apelantul să vă poată înțelege cu ușurință.

(Ecouri gratuite de la Speak for Success on-line te vor învăța cum să vorbești mai profesionist.)

5) Controlați limba atunci când răspundeți la telefon. Nu utilizați argou sau buzzwords . În loc de a spune "OK" sau "Nici o problemă", de exemplu, spuneți "Cu siguranță", "Foarte bine" sau "În regulă". Dacă sunteți o persoană care utilizează substanțe de umplere atunci când vorbiți, cum ar fi "uh huh", "um" sau expresii precum "cum ar fi" sau "știi", antrenează-te cu grijă să nu le folosești atunci când vorbești la telefon .

( Aflați mai multe despre problema vorbirii legate de utilizarea materialelor de umplere și de rezolvarea problemei .)

6) Formați-vă vocea și vocabularul pentru a fi pozitivi atunci când răspundeți la telefon, chiar și în ziua "jos". De exemplu, mai degrabă decât să spui: "Nu știu", să zicem: "Lasă-mă să aflu despre asta pentru tine".

7) Luați mesajele telefonului complet și cu precizie.

Dacă există ceva ce nu înțelegeți sau nu puteți scrie, cum ar fi numele de familie al unei persoane, cereți apelantului să o repete sau să-l spună. Apoi, asigurați-vă că mesajul ajunge la destinatarul destinat.

8) Răspundeți la toate apelurile telefonice într-o singură zi lucrătoare. Nu pot sublinia acest lucru suficient. Îți amintești de pasărea timpurie? Apelantul timpuriu poate obține contractul , vânzarea , problema rezolvată ... și întărește impresia favorabilă a afacerii pe care doriți să o circulați. Puțini lucruri îi deranjează pe apelanții care încearcă să ajungă la afacerea dvs. mai mult decât apelurile nerecuperate.

9) Întreabăți întotdeauna apelantul dacă este în regulă să-l pună în așteptare când răspunde la telefon și să nu lăsați oamenii în așteptare. Furnizați apelanților în așteptare rapoarte de progres la fiecare 30 până la 45 de secunde. Oferiți-le opțiuni, dacă este posibil, cum ar fi: "Acea linie este încă ocupată. Veți continua să vă țineți sau ar trebui să vă sun înapoi?"

10) Nu utilizați un telefon cu difuzor decât dacă este absolut necesar. Telefoanele cu difuzoare dau apelantului impresia că nu vă concentrați pe deplin asupra chemării sale și îl faceți să creadă că apelul său nu este privat. Singura dată de a utiliza un telefon cu difuzor este atunci când aveți nevoie de mai mult de o persoană pentru a participa la conversația de la sfârșitul dvs. Adresați-vă apelantului dacă îl puteți pune pe telefonul difuzorului înainte de al face.

11) Dacă folosiți mesageria vocală sau un robot telefonic pentru a răspunde la apeluri atunci când nu puteți, asigurați-vă că aveți un mesaj profesionist înregistrat, care face același lucru ca și vârful # 3 și îi oferă apelanților orice altă informație pertinentă înainte de a le înregistra mesajele lor. Actualizați-vă mesajul de poștă vocală după cum este necesar. De exemplu, dacă afacerea dvs. va fi închisă pentru o vacanță, actualizați-vă mesajul de poștă vocală pentru a spune și a spune când afacerea dvs. va fi redeschisă.

12) Instruiește-i pe oricine altcineva care răspunde la telefon pentru a răspunde în același mod, inclusiv alți membri ai familiei dacă conduceți o afacere la domiciliu . Verificați modul în care se răspunde la telefonul companiei dvs., apelând și văzând dacă telefonul răspunde într-o manieră profesională. Dacă nu trece testul, treceți cu această listă "cum să răspundeți la telefon" pentru a vă asigura că toată lumea de la compania dvs. știe cum să răspundă corect la apelurile telefonice.

Vezi si:

Sfaturi pentru gestionarea timpului pentru apelurile telefonice primite

8 Reguli pentru un serviciu bun pentru clienți

10 moduri de a obține un cuvânt pozitiv pentru afacerea dvs.

10 modalități low-cost pentru promovarea afacerii dvs.