Sfaturi pentru gestionarea timpului pentru apelurile telefonice primite

Apelurile telefonice de intrare pot mânca mult timp și pot scădea serios productivitatea, eliminându-vă de alte sarcini. Dar, așa cum există și modalități de a gestiona apelurile de ieșire care vă vor îmbunătăți gestionarea timpului , există modalități de a gestiona convorbirile telefonice incoming pentru a reduce timpul pe care îl ardeți vorbind la telefon - fără a fi nepoliticos față de persoana care se numește tu. Aceste sfaturi pentru telefoane vor ajuta.

Răspundeți la telefonul dvs. cu un salut telefonic corect.

De exemplu, atunci când răspundeți la telefon, spuneți ceva precum "Cypress Technologies. Susan vorbind, cum pot să vă ajut?" Acest lucru nu numai că permite apelantului să afle că a ajuns la o afacere, dar își dorește să răspundă la această întrebare, economisind timp pentru întrebări exploratorii, cum ar fi "Sunt aceste tehnologii Cypress?" Și chit-chat-ul inactiv.

Gândiți-vă și prioritizați în timp ce vorbiți.

Este apelul cel mai bine tratat acum sau mai târziu? Multe dintre apelurile telefonice primite de întreprinderi sunt întrebări rapide care pot fi ușor de răspuns, precum: "Cât de târziu sunteți deschis?" Dar alții implică răspunsuri mai complexe și consumatoare de timp. În acest caz, spuneți apelantului și întrebați când ar fi convenabil să o apelați înapoi pentru a discuta.

Utilizați parafrazarea și rezumarea pentru a menține apelurile telefonice pe pistă.

Dacă vorbești cu cineva la telefon, care pare să dorească să vorbească sau să se îndepărteze de la punct, spune ceva de genul: "Deci, ce am auzit spunând este ..." sau "Deci, punctele cheie sunt ..." sau "Este (rezumați) un rezumat corect al ceea ce spuneți?" Este greu să vorbești cu cineva care refuză să vorbească.

Închideți fiecare apel cu un rezumat al acțiunii pe care dvs. și apelantul ați convenit

În timp ce acest lucru va dura doar câteva secunde în majoritatea cazurilor, vă poate economisi o mulțime de timp prin evitarea erorilor și necesitatea de a verifica dublu. De exemplu, după o conversație în care ați aranjat o întâlnire cu un client , ați putea spune: "Bine.

Mă voi întâlni cu dvs. la biroul dvs. la (introduceți locația) la ora 10 dimineața mâine și vom trece probele împreună.

Păstrați un mesaj de mesaje de pe telefoane, astfel încât să puteți lua detalii în timpul apelului.

Aceasta nu este doar o bună gestionare a timpului, ajutându-vă să vă concentrați asupra apelului, dar și un ajutor pentru gestionarea timpului mai târziu, dacă aveți nevoie să găsiți și / sau să revizuiți detaliile unei anumite conversații.

Oferiți clienților și clienților opțiunea de e-mail

Mulți dintre ei vor folosi e-mailuri pentru a vă contacta mai degrabă decât pentru a telefona dacă știu ce este adresa dvs. de e-mail. Asigurați-vă că adresa de e-mail a companiei dvs. este proeminentă pe cărțile dvs. de vizită și pe site-ul dvs. web, dacă aveți una. Dacă aveți adresele de e-mail, trimiteți e-mail clienților și clienților dvs. curenți, menționând opțiunea de e-mail și prezentând-o ca o modalitate de îmbunătățire a comunicațiilor.

Utilizați tehnologia pentru a gestiona timpul pe care îl cheltuiți pentru a răspunde la telefon

Cel puțin, afacerea dvs. ar trebui să aibă un robot telefonic și un serviciu de mesagerie vocală. Setați-le cu scripturi de afaceri potrivite și folosiți-le pentru a răspunde la telefon atunci când nu mai aveți birou sau nu trebuie să lucrați la ceva neîntrerupt. Apoi programați un timp pentru a răspunde la aceste mesaje telefonice în fiecare zi. În ceea ce privește gestionarea timpului, veți câștiga timp prețios prin gruparea convorbirilor telefonice.

Dacă desfășurați o afacere bazată pe domiciliu, obțineți un telefon sau linie de afaceri separată

Trebuie să aveți un al doilea telefon "numai pentru afaceri" cu propriul său robot telefonic și / sau mesagerie vocală. Nu numai că acest lucru este mai profesionist, dar vă va economisi timpul necesar pentru a vă deplasa prin mesaje și pentru a determina care dintre acestea sunt legate de afaceri.

Este întotdeauna bine să ai o persoană răspunde la telefon

Având o mașină pick up sau mai rău, un sistem Interactive Voice Response (IVR) automată este o oprire reală, care vă va costa de afaceri atunci când oamenii nu deranjez pentru a lăsa mesaje sau apel înapoi. Dacă răspundeți la apelurile telefonice primite în timpul zilei, luați în considerare prea mult timp, luați în considerare angajarea unui recepționer sau a unui serviciu profesionist de răspunsuri pentru a răspunde la telefon. Costul de al face pe altcineva poate fi mai mult decât compensat de creșterea productivității și de vânzările mai bune .

Păstrați un script scris al întrebărilor frecvente postate de telefonul dvs.

Vă salvează timp și pe angajații dvs., dacă nu trebuie să caute răspunsuri sau să se gândească cum să răspundă la o anumită solicitare atunci când răspunde la telefon.

Rezumat pentru sfaturi telefonice

Amintiți-vă, telefonul ar trebui să fie un instrument de afaceri, nu o pierdere de timp intruzivă care să guverneze ziua dvs. de lucru. Manipularea apelurilor telefonice primite în conformitate cu aceste sfaturi de gestionare a timpului vă va ajuta să vă gestionați mai bine timpul, să vă îmbunătățiți productivitatea și să reintroduceți telefonul în locul său adecvat - vă ajută să vă desfășurați afacerea mai degrabă decât să vă executați.