Ce sunt conturile de creanțe?
Conturile de creanță (denumite uneori "creanțe" sau "A / R") sunt sumele datorate unei societăți de către clienții săi. S-ar putea să le considerați "plăți datorate afacerii mele".
Creanțele sunt considerate un activ al întreprinderii deoarece au valoare, ca valoare totală datorată afacerii dvs.
Creanțele sunt clasate pe poziții ridicate pe lista de active din cauza capacității lor de a fi convertite în numerar. Conturile de încasat se prezintă în bilanțul societății , deoarece aceste sume datorate sunt considerate active. Imediat ce sunt plătiți - sperăm - ei vor deveni bani.
Unele întreprinderi sau întreprinderi în numerar care se bazează în mare măsură pe utilizarea de către clienți a cardurilor de credit nu pot avea multe creanțe. Dar dacă aveți o afacere în care facturați clienții și le oferiți termeni (plata în timp, va trebui să aveți posibilitatea să rulați un raport de îmbătrânire A / R vă permite să vedeți ce se cuvine fiecărui client.
Metoda contabilă și creanțe
Dacă afacerea dvs. are clienți care nu plătesc imediat, probabil că utilizați metoda contabilității de angajamente (spre deosebire de contabilitatea de numerar). Această metodă contabilă recunoaște venitul atunci când este facturat, nu când se colectează banii. Aceasta înseamnă că trebuie să plătiți impozitul pe baza veniturilor pe care probabil că nu le-ați primit.
Procesul de colectare a banilor de la clienți în acest tip de activitate începe cu o factură - o factură către un client. Factura indică suma datorată și momentul în care este datorată, inclusiv termenii de plată. Termenii de plată includ uneori o reducere pentru plata anticipată.
Raportul privind conturile de încasat se bazează pe suma și termenele indicate în factura pentru acel client.
Ce este raportul de îmbătrânire a creanțelor contabile?
Conturile de creare a conturilor (uneori numită reconciliere a conturilor de încasat) reprezintă un proces de clasificare a tuturor sumelor datorate de toți clienții, inclusiv perioada de timp în care sumele au fost restante (neplătite), deci luați în considerare vârsta acestora sau "îmbătrânirea" informație. Categoriile standard pentru acest tip de raport sunt:
- Curent - datorat imediat
- 1 - 30 de zile - datorate în următoarele 30 de zile
- 31-60 zile - o lună întârziată
- 61 - 90 de zile - două luni cu întârziere
- 91 și peste - mai mult de două luni cu întârziere
Dacă un client are mai multe facturi care au fost suportate la momente diferite, raportul va arăta cât de mult se dorește la ce oră. De exemplu, pentru Jim Jones:
- $ 230 30 de zile
- $ 120 60 de zile
- $ 390 Peste 90 de zile.
Scopul acestei perioade de îmbătrânire a creanțelor este de a arăta proprietarului afacerii ce trebuie să fie tratate mai urgent, deoarece acestea au fost mult mai lungi.
Raportul de îmbătrânire a creanțelor contabile este un raport standard furnizat împreună cu toate programele software de contabilitate de afaceri , inclusiv sistemele online.
De ce este atât de important un raport privind îmbătrânirea clienților?
Regula nr. 1 în colectarea datoriilor este "Cu cât este mai mult datoria, cu atât este mai puțin probabil să o puteți colecta". Prin urmare, cunoașterea clienților și a datoriilor dvs. este vitală pentru colectarea de la ei.
Unul dintre cele mai importante instrumente de colectare a datoriilor dvs. este un raport privind îmbătrânirea conturilor de încasat.
Cum citesc și folosesc un raport de îmbătrânire A / R?
Citiți un raport de îmbătrânire a conturilor de încasat, reamintiți regula nr. 1 a colecțiilor / Iată câteva recomandări care trebuie luate în considerare atunci când citiți un raport de îmbătrânire a / r:
În primul rând, uita-te la cele mai mari sume de bani datorate de toți clienții. Sunt aceste valori actuale? Sunt 30 de zile? Sau au aceste facturi restante timp de 120 de zile sau mai mult? Lucrând pe principiul 80/20, urmărirea celor mai mari delincvenți (cu ajutorul sistemului de gestionare a colecțiilor, desigur) vă va aduce cea mai mare rentabilitate. Determinați modul în care veți gestiona fiecare dintre aceste facturi mari, scrieți un plan, iar managerul dvs. de încasări de conturi începe să funcționeze.
Apoi, uita-te la facturile care au fost datorate de mult timp. Determinați dacă sunteți gata să luați acest client în etapa următoare a procesului de colectare: agenția de colectare sau instanța de reclamații mici .
Sau credeți că acest proiect de lege este neachitat?
În cele din urmă, utilizați sistemul de colecții pentru a determina modul în care veți contacta toți clienții cu facturi cu 30 de zile sau mai mult. Lăsați sistemul să vă ghideze, dar nu ezitați să faceți excepții. De exemplu, s-ar putea să știți că soția unui client are cancer terminal și puteți decide să nu îl luați în instanță. Este compania dvs.; poți decide.
S-ar putea să doriți, de asemenea, să calculați un raport de analiză a afacerii, denumit " perioada de colectare medie " . Acest calcul arată numărul de zile, în medie, necesare pentru colectarea vânzărilor dvs. de afaceri. De-a lungul timpului, puteți vedea dacă acest raport crește (luând mai mult timp să colectați.)
Dacă lucrați pentru a vă îmbunătăți rata de colectare, folosind rapoartele privind îmbătrânirea creanțelor și alte instrumente de analiză financiară, cum ar fi perioada medie de colectare, puteți îmbunătăți plățile și puteți avea mai mulți bani în afacerea dvs.
În concluzie, puteți utiliza un raport de încasare a conturilor de încasat pentru a lua decizii cu privire la pașii următori pentru toți clienții care vă datorează bani. Utilizați procesul de colectare pe care l-ați configurat și amintiți întotdeauna regula nr. 1.
Înapoi la obținerea plății: configurarea sistemului de colecții