Cum să selectați software-ul de salarizare pentru afacerea dvs. mică

Caracteristici pentru a căuta în software-ul de salarizare online

Îți scoți părul de la salarizare? A face propriul dvs. salarizare, chiar și pentru un singur angajat, are multe capcane pentru proprietarul unei afaceri mici. Există multe de știut și respectarea multor reglementări federale, de stat și locale privind impozitele pe salarii este o durere. În plus, aveți termene pentru a vă întâlni, pentru plăți și rapoarte către toate aceste agenții.

Nu este de mirare că multe întreprinderi mici se transformă în servicii de salarizare pentru aceste sarcini.

Dar ce serviciu de salarizare este cel mai bun?

Ce sunt serviciile de salarizare?

Există două tipuri de servicii de salarizare: servicii online și servicii personale (pentru lipsa unui termen mai bun). Serviciile online pot fi aplicații sau bazate pe internet. Serviciile personale sunt o afacere deținută de o persoană care poate efectua salarizare online sau care poate fi locală.

Procesul de evaluare funcționează în același mod pentru ambele tipuri de servicii de salarizare. Dar acest articol se va concentra pe serviciile online. Iată câteva caracteristici pe care trebuie să le țineți cont:

Cât costă un serviciu de salarizare online?

Primul lucru pe care proprietarii de afaceri îl întreabă atunci când caută un serviciu de salarizare este: "Cât costă?" În timp ce costul este important, alți factori sunt la fel de importanți.

Luați în considerare costul serviciului acum și în viitor. Dacă aveți o afacere foarte mică, cu doar unul sau doi angajați, vă recomandăm să vă limitați costul prin utilizarea unui serviciu scalabil, în care costul este minim pentru doar câțiva angajați și care crește în timp ce adăugați angajați și servicii.

Pentru majoritatea serviciilor de salarizare pe care le-am analizat, costul este pe lună, astfel încât să puteți schimba în orice moment. Cele mai multe au bazat costul pe numărul de angajați. Unele oferă o opțiune de 1099 pentru plătitori de contractori, vânzători sau persoane independente. (Veți găsi o scurtă listă cu costurile la sfârșitul acestui articol.)

Costurile provin în două niveluri pentru unele servicii: un serviciu de bază care doar calculează și oferă salarii, cu un serviciu W-2 și o opțiune full-service care face și depunerea și plata impozitelor pe salarii și a depunerilor de taxe, inclusiv Formularul 941 (formularul trimestrial de raportare a impozitului pe salarii).

Ce ar trebui să includă un serviciu de salarizare cu servicii complete?

  1. Configurare, instruire și tablou de bord. Sistemul ar trebui să fie ușor de configurat. Ar trebui să aveți un tablou de bord care să vă ghideze prin procese și să vă permită să verificați activitățile precum depunerea și depunerea salariilor. Instruirea ar trebui să fie simplă, cu videoclipuri bune pentru a vă ajuta să lucrați prin diverse procese. Ce nivel de cunoștințe despre salarizare presupun că aveți? Majoritatea proprietarilor de afaceri au puține cunoștințe, astfel încât serviciul dvs. ar trebui să furnizeze cunoștințe de bază detaliate privind termenii de salarizare, salariile și pilitura.
  2. Paychecks . Fiecare dintre aceste sisteme vă permite să introduceți informațiile pentru fiecare angajat, inclusiv formularul W-4 pentru reținerea impozitului pe venit federal și alte informații necesare pentru pregătirea salariilor. Sistemele ar trebui să vă permită să scrieți cecuri tipărite sau să aveți cecuri directe depuse (cel mai bun mod). Verificați cu banca dvs. cerințele sale.
  3. Formele W-2. Serviciul dvs. vă va furniza Formularele W-2 , formularul anual de salariați și informații fiscale pe care trebuie să le oferiți angajaților în ianuarie. Opțiunea de servicii complete ar trebui să depună aceste formulare la Administrația de Securitate Socială pentru dvs. la momentul potrivit.
  4. Dosare și Depozite Taxe de Salarizare. Acesta este probabil cel mai important serviciu. Fiind cineva dosar și să plătească aceste taxe este o mare responsabilitate. Un sistem cu servicii complete ar trebui să depună toate documentele relevante privind impozitul pe salarii și impozitul pe muncă . Aceștia ar trebui să efectueze plăți în numele dvs. la agențiile de reglementare federale, de stat și locale. Formularele trebuie să includă formularul 941 - Declarația trimestrială privind salariile și impozitele și formularele fiscale federale și de stat.

De asemenea, serviciul ar trebui să urmărească taxele de stat și locale ale salariaților, ceea ce reprezintă un ajutor imens dacă aveți angajați care lucrează în diferite orașe și state.

Ce alte caracteristici ar trebui să vă așteptați?

Garanții fiscale. Serviciul dvs. ar trebui să garanteze că formularele fiscale vor fi trimise înainte de toate termenele limită și că plățile vor fi efectuate la timp, astfel încât să nu vă suportați amenzile sau penalitățile . Serviciul ar trebui să fie de acord să plătească amenzile sau penalitățile pentru depunerea târzie sau plata. Dacă nu fac această garanție, nu le folosiți.

Accesibilitate mobilă. Ar trebui să puteți accesa tabloul de bord și să efectuați modificări, să trimiteți informații pe computer, pe telefonul mobil sau pe tabletă sau chiar să solicitați informații.

Angajarea autoservicii. Unele dintre aceste servicii au un tablou de bord, la care angajații se pot conecta și pot obține informații despre salariile lor anuale.

S-ar putea să schimbe informațiile W-4 online.

Integrare cu sistemul dvs. de contabilitate. Având serviciul dvs. de salarizare integrat cu sistemul dvs. contabil, vă economisiți timp și bani. Intuit Payroll este vândut numai cu QuickBooks Online, astfel încât aceasta ar putea fi o opțiune bună pentru dvs. dacă aveți deja QBO. Software-ul Patriot are un sistem contabil pe care îl puteți adăuga la serviciul de salarizare.

Alte întrebări importante de întrebat

Suport și service. Aceasta este cu adevărat importantă. Lucrurile se întâmplă și salariile trebuie să fie difuzate la anumite momente. Trebuie să știți că serviciul dvs. este disponibil și util.

Cel mai înalt nivel de serviciu este apelul telefonic. Ce ore are biroul de ajutor?

Cel de-al doilea nivel este chatul. Care sunt orele lor?

Al treilea nivel este e-mail. Cât de repede vă răspunde serviciul dvs. la e-mailuri?

În timpul perioadei de încercare sau în primele 30 de zile, asigurați-vă că ați contactat de mai multe ori pentru a evalua suportul furnizat.

Actualizări. Normele privind impozitele pe salarii și cotele de impozitare se schimbă mereu. Pe măsură ce evaluați sistemele, întrebați cum își actualizează software-ul și cum vă comunică aceste actualizări.

Securitate. Cât de sigur este sistemul lor? Este în nor (probabil)? Cât de des se susțin?

Alte servicii suplimentare pe care le puteți dori

1099 Serviciu. Unele dintre aceste sisteme au un add-on (pentru costuri suplimentare) care vă permite să plătiți muncitorii contractuali, vânzătorii și personalul liber și să-i elibereze formularele 1099-MISC (similare formelor W-2 pentru angajați). Serviciul ar trebui, de asemenea, să furnizeze formularele de 1099-MISC cu IRS.

Reținerea de rezervă . Dacă plătiți salariați ne-angajați, este posibil să aveți nevoie de reținerea din reținere din plățile lor. Dacă aveți serviciul 1099, serviciul dvs. ar trebui să poată face acest lucru și să emită rapoarte.

În cazul în care pentru a verifica pentru servicii potențiale

Când ați redus selecția dvs. la câteva servicii, verificați-le. Verificați evaluările online, dar nu depindeți de ele prea mult. Un loc mai bun pentru a verifica este Biroul de afaceri mai bun . Vedeți ce reclamații au fost depuse împotriva acestei companii și cum au fost soluționate.

Care sunt unele servicii de salarizare care trebuie luate în considerare?

Veți găsi multe servicii de salarizare dacă căutați online. Iată doar câteva dintre ele pentru a începe căutarea dvs.. Am selectat opțiunea de servicii complete pentru fiecare.

Am intamplat salariul complet de servicii. Acest serviciu este un add-on la QuickBooks Online. Tarifarea depinde de ce versiune de QBO doriți și de nivelul de servicii de salarizare de care aveți nevoie. Prețul este lunar.

Patriot Payroll Software. Sistemul lor de salarizare full-service începe de la 25 USD pe lună pentru un angajat, în creștere cu numărul de angajați.

Paychex. Sistemul lor se bazează pe numărul de angajați. Acestea necesită o ofertă scrisă de la un potențial client înainte de a elibera informații despre prețuri.

Gusto: prețul lor este de 39 dolari pe bază de preț lunar plus 6 dolari pe lună pe persoană (Presupunem că înseamnă pe persoană fiind plătit).

ADP are trei niveluri de salarizare, inclusiv HR. Nu era disponibilă nicio preț.

Cum să încercați un sistem de salarizare

O problemă finală: problema cu încercarea acestor sisteme este că ele necesită să vă "dați în viață" și nu puteți emite salarii de mai multe ori. Patriot și Gusto au versiuni demo pe care le puteți încerca. ADP are două luni gratuite de salarizare, dar asta înseamnă că ești angajat să conduci două luni cu sistemul lor.