Stabilirea unei strategii eficiente de gestionare a creanțelor de cont este o parte esențială a gestionării unei afaceri de succes. În ciuda acestui fapt, ne ocupăm în mod obișnuit cu IMM-urile care nu reușesc să adopte o abordare metodică a situației și ele sunt și mai rău pentru aceasta. Îmbunătățirea și optimizarea proceselor de încasare a conturilor aduce multe beneficii la masă și nu se aplică doar AR însuși. Un proces AR simplificat și eficient influențează pozitiv și marketingul, vânzările, serviciul pentru clienți și operațiunile globale.
Deci, merită să se dedice timp și efort pentru ao îmbunătăți.
De ce se optimizează conturile de creanțe
Ca și mulți proprietari de afaceri, este posibil să nu vedeți imediat beneficiile optimizării proactive a proceselor dvs. de încasare a conturilor. După cum sa menționat mai sus, acest lucru poate îmbunătăți drastic multe aspecte ale afacerii dvs. Împiedică capitalul existent să dea deșeuri, ceea ce sporește lichiditatea. La rândul său, o afacere este mai capabilă să reducă datoria, să reducă costurile, să crească fondul și, în multe cazuri, să depășească concurența.
O parte esențială a proceselor de optimizare a conturilor de încasat trebuie să fie persistentă în ceea ce privește începerea timpurie a procesului. De prea multe ori, întreprinderile sunt atât de intenționate să facă vânzări încât să trateze conturile de încasat ca o idee ulterioară. Începerea procesului devreme înseamnă a discuta lucruri precum termenii de plată în stadiile incipiente ale relației cu clienții. Obținerea unui nou client la bord cu plăți electronice la începutul procesului este un alt exemplu de abordare proactivă a situației.
Înainte de a face orice altceva, atunci angajați-vă compania să facă o primă prioritate cât mai devreme posibil.
Capcane tipice de creanțe contabile
Proprietarii afacerilor împing adesea conturile de încasat pe arzătorul din spate, presupunând că lăsarea suficient de bine singură este perfectă. Cu toate acestea, practicile slabe ale AR cauzează o serie de probleme pentru întreprinderi.
De la extinderea creditului la clienții necalificați până la nerespectarea conturilor din trecut în timp util, practicile AR sărace suge timp, bani și productivitate dintr-o afacere. Ele produc adesea un efect de ripple care atinge practic orice aspect al conducerii unei companii. Cea mai gravă parte este că multe dintre aceste probleme sunt ușor de evitat.
Alte aspecte comune ale AR includ aplicarea necorespunzătoare a plăților în numerar și neacordarea plăților în numerar, nerespectarea acurateței facturilor și a facturilor și nereușita generării și utilizarea corectă a rapoartelor la zero în cazul problemelor potențiale. Orice dintre aceste și alte greșeli poate provoca probleme importante chiar și pentru întreprinderile foarte reușite și profitabile, deci este mai mult decât merită să ia măsuri pentru a le corecta cât mai curând posibil.
Optimizați aceste cinci activități pentru îmbunătățirea procesării conturilor
Optimizarea proceselor de încasare a conturilor pare destul de descurajantă încă de la început. Cu toate acestea, luând o abordare metodică a situației, puteți implementa modificări care vor avea ca rezultat îmbunătățiri destul de rapide și dramatice. Pentru comoditatea dvs., am identificat cinci activități care, optimizate în mod corespunzător, vor îmbunătăți drastic funcționarea globală a procesului dvs. de încasare a conturilor și, la rândul său, vor produce multe beneficii interesante pentru afacerea dvs. în ansamblul său:
- Menținerea datelor corecte privind clienții - Centralizarea procesului de date de bază pentru a asigura corectitudinea conturilor clienților și informațiile reprezintă o componentă crucială în stabilirea și menținerea unui proces efectiv de încasare a conturilor. De exemplu, adresele inexacte pot determina trimiterea facturilor la locul greșit, ceea ce duce la întârzierea efectuării plăților. Conturile clienților ar trebui să fie auditate în mod consecvent pentru a verifica existența unor anomalii precum termeni de plată neobișnuit sau inadecvat, limite de credit, reduceri și altele asemenea. Modificările aduse datelor clientului trebuie să fie documentate corespunzător, iar controalele ar trebui introduse pentru a împiedica accesul sau editarea datelor de către persoane neautorizate.
- Stabiliți un proces clar și concis de aprobare a creditelor - prea des, întreprinderile se strecoară în obiceiuri de credit dăunătoare pentru a crește vânzările. Desigur, acest lucru duce la un ciclu vicios, care poate fi în cele din urmă dezastruos pentru o companie. Extinderea creditului poate fi un lucru foarte bun, dar trebuie stabilit un proces clar de realizare a acestuia. Aceasta ar trebui să includă instrucțiuni clare cu privire la momentul și modul de evaluare și suprascriere a limitelor de creditare, când să pună conturile în așteptare și cum funcționează procesul de aplicare. Revizuirea periodică a procesului de aprobare a creditelor ar trebui efectuată deoarece circumstanțele se schimbă.
- Stabilirea unui proces eficient de facturare - facturarea și facturarea clienților trebuie să fie corecte și eficiente pentru a fi eficiente. Erori în stabilirea prețurilor, unități de măsură și altele asemănătoare pot provoca un dezastru grav. Mai mult, facturile trebuie create și trimise în timp util, iar modul în care acestea sunt produse trebuie să fie coerente și definite. O modalitate de a îmbunătăți facturarea și facturarea este prin automatizarea cât mai mult posibil, deci nu vă fie teamă să vă bazați pe tehnologie aici. Utilizați rapoarte de excepție pentru a identifica conturile problematice. Dacă este posibil, configurați un portal de clienți pentru a transfera o parte din munca către clienți, oferindu-le un sentiment de autonomie.
- Procesarea procesului de cerere de numerar - La sosire, plățile trebuie să fie aplicate corect. Acestea ar trebui să fie aplicate clientului corect și facturilor corespunzătoare. În caz contrar, în cazul în care vor apărea litigii sau probleme ulterioare, încercarea de a elimina problema inițială va fi foarte dificilă. Plățile trebuie, de asemenea, să fie aplicate rapid pentru a se asigura că, la un moment dat, știți care conturi sunt actuale și care au trecut. O modalitate potențială de optimizare a procesului este oferirea unui număr limitat de opțiuni de plată pentru simplitate. Postați intrările din jurnal cu promptitudine și cu mult înainte de datele cutoff. Ori de câte ori este posibil, evitând depozitele de numerar în conturi de suspensie până când aveți timp să vă dați seama de unde ar trebui să meargă.
- Optimizați procesul de colectare - optimizarea corectă a conturilor de încasat face mult mai ușor colectarea plăților într-un timp util și eficient. Atunci când plățile sunt aplicate în mod corespunzător, de exemplu, este ușor să determinați ce conturi sunt expuse riscului de a intra în incapacitate de plată. Eforturile de colectare trebuie să fie coerente și metodice. Trebuie stabilit un proces clar definit pentru negocierea planurilor de plată pentru a se asigura că este în concordanță cu obiectivele generale ale companiei. Procesele ar trebui să fie automatizate cât mai mult posibil pentru a reduce riscul de erori de la intrarea manuală.
Opt cele mai bune practici de adoptare pentru a îmbunătăți procesele de creare a conturilor
Centrul American de Productivitate și Calitate, sau APQC, a stabilit un set de standarde numite Standarde deschise. Acestea conturează cele mai bune practici pentru procesarea conturilor de încasat și trebuie să se dovedească a fi de neprețuit în timp ce lucrați pentru a vă perfecționa procesele AR. Am rezumat cele mai importante opt puncte din standardele deschise APQC pentru confortul dvs.:
- Eliminarea obstacolelor în calea plăților - de exemplu, anchetați-vă clienții pentru a afla ce metode de plată funcționează cel mai bine pentru aceștia. De acolo, luați în considerare oferirea unei opțiuni diferite de opțiuni de plată pentru a facilita clienții să își plătească facturile la timp.
- Prioritizează managementul creditelor - nu extindeți creditul în mod voit, doar pentru a menține vânzările conectate. Această strategie se abate de-a lungul timpului și reprezintă doar un exemplu al numeroaselor potențiale probleme care pot apărea din cauza proceselor de gestionare a creditului deficitare.
- Evaluați periodic creanțele - stabiliți un program specific pentru monitorizarea și evaluarea stării creanțelor dvs. În mod ideal, ar trebui să se facă cel puțin o dată pe săptămână. Cu cât veți găsi erori mai devreme, cu atât mai repede le puteți corecta - și cu atât mai puțin probabil că acestea vor provoca probleme majore pentru afacerea dvs.
- Luați în considerare scurtarea termenilor de plată - Nu există nicio lege care să spună tuturor clienților că au termeni de plată net-30. De multe ori, utilizarea unor termeni de plată mai scurți îi determină pe clienții care plătesc lent să plătească cel puțin puțin mai repede, deci este o opțiune utilă de luat în considerare.
- Creați un proces de soluționare a litigiilor de facturare - stabiliți un proces specific de gestionare a diferendelor de facturare. Acest lucru nu va simplifica doar procesul, ci va îmbunătăți satisfacția generală a clienților, deoarece echipa dvs. va ști exact ce trebuie să facă atunci când apare o dispută.
- Automate - Investigarea diferitelor tipuri de software și alte forme de tehnologie pentru automatizarea cât mai multor procese de creanțe contabile. Mai mult decât puteți elimina elementul uman, cu atât va fi mai precis și mai fiabil întregul proces. Multe programe sunt scumpe, dar rentabilitatea investiției este considerabilă, deoarece există mai puține erori și, în multe cazuri, și productivitatea angajaților.
- Stabiliți un proces de colecții proactive - Faceți colecțiile prioritare și aplicați-le prin stabilirea unei strategii clare și concise privind colecțiile. În mod ideal, intenționează să intervină devreme. Când un cont intră în coloana din trecut, echipa ar trebui să fie peste tot și să știe ce să facă.
- Bill electronic - dacă aveți mijloacele necesare, începeți să facturați clienții în format electronic. Deși vor exista unii care nu pot sprijini facturile și plățile electronice, cele mai multe companii se află la bordul lor în aceste zile. Cu cât mai puține documente verifică dacă trebuie să procesați și să expediați poșta electronică, cu atât va fi mai ușor și mai precis întregul proces.
După cum vedeți, nu trebuie să începeți de la zero pentru a vă îmbunătăți și optimiza creanțele. Aveți posibilitatea să alegeți să luați o zonă în același timp, sau puteți să vă plimbați cu abur complet și să o revizuiți simultan. În orice caz, orice măsuri pe care le luați în vederea optimizării creanțelor dvs. vor fi plătite pe termen lung.