Nu este nimic mai important pentru succesul afacerii dvs. decât sistemul dvs. pentru gestionarea conturilor de încasat, facturare și colecții. Uneori acest sistem este numit "Sistem de management al colecțiilor"; indiferent ce se numește, trebuie să o puneți în scenă și să o lucrați cu sârguință.
Iată de ce: dacă aveți mulți clienți, dar nu aveți venituri de la acești clienți, veți ieși din afacere. Iată o listă cu pașii pe care trebuie să-i luați pentru a implementa un sistem de management al colecțiilor pentru afacerea dvs.:
Stabilirea metodelor de plată
Cum te vor plăti oamenii? Acest lucru depinde în primul rând de tipul de afacere și de faptul dacă clienții dvs. sunt persoane fizice sau companii sau ambele. Există câteva modalități stabilite de a lua bani de la clienți de toate tipurile: cu cât sunt mai multe tipuri de plăți pe care le acceptați, cu atât mai util va fi pentru clienți. Dar va trebui să plătiți o primă pentru manipularea anumitor tipuri de plăți, cum ar fi cardurile de credit și de debit.
- Plăți în numerar, în principal de la persoane fizice dintr-o afacere cu amănuntul
- Controale, de la persoane fizice într-un mediu de vânzare cu amănuntul și clienți de afaceri
- Plăți prin carduri de credit și de debit de la persoane fizice și juridice
- Metode de plată online, cum ar fi PayPal, de la persoane fizice și companii.
- Planuri de credit sau de plată, atât de la persoane fizice, cât și de la clienți de afaceri.
- Alte surse externe de plată, cum ar fi societățile de asigurare, în anumite tipuri de companii.
Configurarea procesării plăților "Regulile Thumb"
După ce ați stabilit ce tipuri de plăți să faceți, va trebui să stabiliți câteva reguli pentru angajații dvs. privind acceptarea și tratarea acestor tipuri de plăți.
De exemplu, care sunt regulile dvs. pentru acceptarea cecurilor? Verificați creditele clienților noi? Când permiteți clienților să plătească în timp? Când luați un client la instanța de revendicări mici?
Trimiteți facturile
Trimiteți facturi clienților care vă datorează bani. Trimiteți o facturare cel puțin o dată pe lună, sau mai des, dacă sunteți cu adevărat serioși în ceea ce privește colectarea banilor.
Rulați un raport de îmbătrânire a creanțelor conturilor
În funcție de tipul de afacere, este posibil să aveți clienți care nu plătesc la cumpărare sau care plătesc în timp. Executarea unui raport de îmbătrânire a conturilor de încasat vă va arăta când să trimiteți facturi și când să inițiați metode de colectare mai puternice.
Începeți procedurile de colectare pentru non-plătitori
Pentru clienții care nu plătesc într-o perioadă rezonabilă de timp (așa cum este determinat de "regulile dvs. de bază"), inițiați procedurile de colectare. S-ar putea să doriți să trimiteți un cont la o agenție de colectare sau la o instanță de interese mici. Decideți ce este mai bine pentru fiecare tip de cont.
Configurarea și funcționarea unui sistem de management al colecțiilor vă poate ajuta să colectați banii care vă sunt datorați și să păstrați fluxul de numerar care trece prin compania dvs.