Cum să reduci cheltuielile inutile
Cu toate acestea, multe companii nu sunt conștiente de cele mai bune modalități de a dezvolta politici de carduri de credit. Mulți proprietari de afaceri au întotdeauna dorința de a crea aceste politici, dar nu dispun de direcții în ceea ce privește modul de realizare a acestora. Datorită acestui aspect, este o descriere vie a modului în care companiile pot să creeze efectiv politicile privind cardul de credit al angajaților.
Responsabilitățile deținătorului de card
Dacă o companie emite cărți de credit angajaților săi, trebuie să fie stabilite reguli care să guverneze utilizarea cardului. Angajații trebuie să fie responsabili pentru securitatea cardului, precum și pentru confidențialitatea oricăror informații legate de companie. Angajații trebuie să se asigure că cardul este păstrat într-o locație sigură, că cardurile nu conțin activități frauduloase și că numărul de identificare al cardului este protejat. Compania ar trebui, de asemenea, să precizeze că cardul de credit de afaceri este limitat doar pentru a fi utilizat de angajat și nu de orice altă persoană.
Exprimarea limitelor de cheltuieli
Compania ar trebui să poată veni cu reguli care să dicteze activitățile sau tranzacțiile în care ar trebui să fie utilizat cardul de credit.
De fapt, cheltuielile ar trebui să fie limitate la nevoile unor angajați specifici. Fiecare departament ar trebui să aibă propriile limite de cheltuieli. În calitate de companie, este bine să informați fiecare angajat cu privire la limitele de cheltuieli în momentul emiterii . În plus, fiecare angajat nu trebuie să depășească această limită și, dacă este cazul, să suporte taxele limită.
În cele din urmă, cardurile de credit ale companiei nu ar trebui folosite niciodată pentru avansuri în numerar.
Raport de utilizare periodică
Fiecare companie trebuie să dețină angajații responsabili pentru utilizarea oricărei cărți de credit a companiei. Să spunem că la sfârșitul fiecărei luni, fiecare angajat trebuie să prezinte o explicație detaliată a tuturor taxelor, chitanțelor și codurilor contabile corecte. Fiecare angajat trebuie să se asigure că atașează chitanțele de cheltuieli la extrasul lunar înainte de a fi transmise companiei în scopuri de verificare. Toate acestea trebuie făcute la timp pentru a evita plățile întârziate. Astfel, compania va monitoriza cu ușurință cheltuielile sale lunare, iar auditul va deveni mai simplu.
Nicio utilizare a cardurilor pe cheltuieli individuale
Compania ar trebui să fie foarte strictă în ceea ce privește utilizarea cardului de credit al angajatului prin faptul că nimănui nu i se permite să-l folosească pentru cheltuieli personale. Pe scurt, utilizarea cardului ar trebui să se limiteze la activitățile legate de afaceri. Definiția utilizării personale, în acest caz, este o cheltuială care nu este legată de funcționarea afacerii. Compania ar trebui să fie foarte greu pentru orice angajat care utilizează cardul pe propriile plăți.
Utilizarea revizuirii
Dacă o companie eliberează cardurile de credit ale angajaților, se recomandă efectuarea unei examinări a unei cărți după o anumită perioadă de timp.
Revizuirea cardului trebuie efectuată de către supraveghetorul imediat al angajaților împreună cu un membru al departamentului contabil al companiei. Supraveghetorul angajatului trebuie să se asigure că utilizarea cardului este limitată la ceea ce era destinat. Pe de altă parte, departamentul contabil trebuie să verifice dacă toate documentele de încasare și alte documente de cheltuieli prezentate de angajat sunt autentice.
Prin urmare, fiecare companie ar trebui să aibă o politică eficientă și fiabilă a cardului de credit angajat pentru a împiedica utilizarea incorectă a cardului de către persoane fizice. Va plasa o companie într-o poziție financiară bună, deoarece niciun angajat nu își va folosi în mod greșit cardul pentru cheltuieli personale. De asemenea, compania trebuie să se asigure că atât supraveghetorul, cât și departamentul contabil înțeleg toate aspectele politicii.