Utilizați aceste patru sfaturi de experți pentru a menține costurile orelor suplimentare
Nu numai că orele suplimentare se clasifică ca fiind una dintre cele mai mari cheltuieli curente pentru majoritatea companiilor, dar gestionarea corectă sau incorectă a orelor suplimentare poate însemna diferența dintre procesele costisitoare, moralul scăzut și vulnerabilitatea la schimbările în regulamentele suplimentare.
În ultimii ani de timpuri economice dificile, mulți angajați au fost dornici să se dovedească a fi niște muncitori grei care nu se plâng să lucreze un pic mai mult timp - fără a include în mod necesar unele sau toate pe foile lor de pontaj.
Mulți angajatori au susținut în mod tacit, sau chiar explicit, această atitudine. Ashley Dinsdale, cumpărător al lui Macy, care lucrează timp de 50 de ore pe săptămână, spune: "Au loc la biroul meu anterior angajatorului. Acum intru devreme si trimit e-mail-uri, asa ca stiu ca sunt acolo ".
Gândiți-vă proactiv
Deși orele suplimentare sunt adesea pline de cheltuieli și de capcane, nu trebuie să fie așa. Gestionarea proactivă a orelor suplimentare ale angajaților dvs., evitarea surprizelor și pregătirea pentru viitor vă poate reduce cheltuielile, vă puteți proteja compania de acțiuni legale și puteți îmbunătăți moralul companiei.
Următoarele patru sfaturi de experți pot afișa unele probleme legate de orele suplimentare și vă pot ajuta să evitați capcanele și surprizele majore atunci când este vorba de gestionarea oricăror probleme potențiale.
1. Urmăriți timpul angajatului. Muncitorul american mediu, potrivit Biroului Statistică a Muncii, lucrează puțin mai mult de patru ore de ore suplimentare pe săptămână. Asta e 208 de ore pe an.
Estimând un salariu mediu de 21 de dolari pe oră plătiți pe oră și jumătate, suma totală se ridică la 6.552 dolari pe angajat, pe an. Cu un personal de 20 de angajați, care este doar 131.040 dolari în cheltuielile suplimentare.
Ce puteți face pentru a evita surprizele atunci când este vorba de ore suplimentare? Una dintre cele mai mari resurse disponibile este urmărirea timpului mobil, care include alerte pentru a informa angajații și managerii atunci când sunt depășite pragurile suplimentare.
Timpul de urmărire a angajaților permite, de asemenea, managerilor și proprietarilor de afaceri să vadă și să abordeze modelele la nivel de companie și la nivelul fiecărui angajat atunci când este vorba de ore suplimentare. Este un angajat în mod constant de rahat ore suplimentare în fiecare săptămână?
Excesul de timp provine din lipsa de personal, sarcini grele de proiect sau un angajat care are timp suplimentar pe mâinile sale și dorește să plătească suplimentar? Cu o imagine de ansamblu asupra timpului petrecut și a modului în care acesta este alocat diferitelor proiecte, managerii pot lua decizii informate cu privire la resurse și ore suplimentare.
Nu vă lăsați departe de orele de urmărire doar pentru angajații orari. Știind exact câte ore contribuie toată lumea este esențială pentru a face alegeri inteligente și pentru a face față eventualelor schimbări federale de reglementare a orelor suplimentare.
Urmărirea timpului evită, de asemenea, rotunjirea perioadei de timp, care, de obicei, se întâmplă destul de inocent, dar de obicei se încadrează în favoarea angajatului. Asociația americană de salarizare estimează 10 minute de rotunjire pe schimb pe angajat. Asigurați-vă că sistemul pe care îl alegeți vă ajută cu respectarea DCAA și DOL, pentru a vă proteja cu înregistrări ușor de găsit în caz de audit guvernamental sau de conflicte de muncă.
2. Uitați-vă la Clasificarea angajaților. Ar trebui să știți că dacă angajatul dvs. este salariat, dar face mai puțin de 23.660 dolari pe an, sunteți în continuare obligați să plătiți ore suplimentare și acest prag este în pragul creșterii drastice.
Nu mai vorbim, clasificarea unui salariat ca fiind scutit de un salariu mai mic de 23.660 de dolari pe an sau într-o poziție care nu se califică pentru statutul de scutire pentru a evita să plătească orele suplimentare nu este o strategie sănătoasă. O parte semnificativă a proceselor de muncă care au crescut în 2004 provin din clasificarea greșită și din despăgubirea pentru plățile în avans datorate în orele suplimentare pentru orele suplimentare lucrate fără plată.
În sensul condamnării, nu contează instanțelor judecătorești dacă intenționați să clasificați în mod greșit sau să vă clasificați în mod necorespunzător pe angajați; este munca dvs. ca angajator pentru a vă asigura că clasificarea este corectă pentru angajații dvs. și nu este manipulată în încercarea de a reduce costurile. Sancțiunile pentru clasificarea eronată includ până la doi ani plăți în avans pentru orele suplimentare și dacă sunteți considerat că ați clasificat greșit angajatul în mod intenționat, veți datora o plată înapoi de trei ani.
Pentru a vă asigura că clasificările dvs. sunt de până la snuff, evaluați în mod regulat obligațiile angajaților și relația cu compania și consultați un avocat în zonele gri. S-ar putea să vă lăsați puțin să plătiți taxa legală, dar este o mână mică în comparație cu consecințele potențiale.
3. Comunicați așteptările. Una dintre cele mai bune modalități de a obține un mâner privind orele suplimentare este îmbunătățirea comunicării în jurul subiectului. Asigurați așteptări clare angajaților, instruiți în mod explicit manageri și angajați cu privire la așteptări și înnobilați în mod obișnuit orice obiceiuri ale angajaților de a nu înregistra orele suplimentare "din bunătatea inimii lor".
S-ar putea să existe multe reguli nerostite cu privire la momentul în care să se înregistreze munca pentru angajații orari decât managerii sau proprietarii de afaceri realizează, dar munca fără plată constituie în continuare motive pentru acțiunea în justiție, chiar dacă aprobarea este tacită. Și indiferent cât de bune sunt inimile angajatului dvs., munca fără plată se mută în cele din urmă la moralul și transparența în cadrul companiei.
Este deosebit de important să vă clarificați așteptările în jurul tehnologiei. Verificarea e-mailului și așteptarea ca angajații să răspundă în ore libere pot părea suficient de inofensive, dar se adaugă minutele. Multe companii se așteaptă ca angajații să fie disponibili în timpul orelor de lucru pentru comunicarea prin e-mail, dar acest lucru a fost admis în instanță ca muncă. S-ar putea să fiți șocați să aflați cât de multe "ore" angajații dvs. văd efectiv ore în această singură sarcină.
Katharine C. Giovanni, președintele Congresului Triangle, spune: "Toți încearcă să stoarcă 36 de ore într-o zi de 24 de ore. Linia de jos, tehnologia nu vă ajută pentru că vă puteți lua biroul cu dvs. Așa că lucrăm tot timpul. "Clarificați-vă așteptările legate de e-mail și apoi asigurați-vă că țineți pe toată lumea, pe manageri și pe angajați, la standardele pe care le stabiliți.
4. Accentuați instruirea încrucișată. În unele companii, cheltuielile cu orele suplimentare se adaugă rapid pentru anumite persoane, pentru că nimeni altcineva nu își poate face treaba. Nu numai că se adaugă orele suplimentare, ci se dezvoltă blocaje, iar lărgimea de bandă a angajaților se termină până la maxim, în timp ce ceilalți ajung să fie subutilizați.
Accentuați instruirea încrucișată cât mai mult posibil pentru a răspândi povara și pentru a permite angajaților diferiți să parcurgă proiectele cu creșterea volumului de muncă sau a situațiilor de urgență. Formarea încrucișată eficientă poate, de asemenea, îmbunătăți moralul, împuternicind mai mulți membri ai personalului să contribuie la proiectele-cheie și eliminând o parte din povara pe care o au ceilalți membri ai personalului.
Cross training poate de asemenea să vă permită să fiți mai flexibil cu programarea. De prea multe ori, companiile sunt forțate să programeze în jurul valorii de persoane cu cunoștințe de specialitate, în detrimentul unor ore suplimentare semnificative. Deși nu este posibil sau ideal să se încrucișeze toate sarcinile sau seturile de competențe, identificarea sarcinilor ușor de învățat de mai mulți angajați poate reduce în mod drastic orele suplimentare, crescând productivitatea și eficiența.
Acțiune legală
Angajații îngrijorați cu privire la locurile de muncă sau la performanțele lor ar putea dori să înregistreze orele fără a încărca timpul. Cu toate acestea, întreprinderile nu ar trebui să vadă acest tip de comportament ca fiind un lucru bun. Întorcând ochii sau încurajând acest tip de comportament la capătul frontal poate avea repercusiuni financiare dezastruoase mai târziu, în cazul în care aceiași angajați decid să acționeze în justiție pentru o clasificare greșită sau pentru un timp lucrat fără plată.
Potrivit Asociației Naționale pentru Avocații pentru Ocuparea Forței de Muncă, conflictele de muncă și salarii au crescut cu 77% începând din 2004 și nu întâmplător, anul 2004 a fost ultima dată când DOL a revizuit Legea privind Standardele Muncii echitabile. Cu discuții în curs de desfășurare cu privire la modificările regulamentelor suplimentare, proprietarii de afaceri se pot aștepta să vadă mai multe valuri de conflicte de muncă și salarii.
Numai în 2014, Departamentul Muncii a ordonat întreprinderilor din întreaga țară să plătească aproape 241 milioane dolari în salariile din spate din cauza clasificării eronate a angajatului ca o încercare de a evita plata orelor suplimentare, solicitând sau încurajând angajații să lucreze mai mult de 40 de ore pe săptămână fără plată sau încurajând angajații să răspundă la mesajele e-mail, textele și apelurile telefonice în afara orelor de plată. De la angajații EMS din Charleston la lucrătorii din domeniul sănătății din Santa Barbara și managerii la magazinele de mărfuri sportive, procese noi continuă să apară zilnic.
Despre Amy Bailey
Amy supraveghează toate operațiunile de finanțare, resurse umane și de construcție la TSheets. Ea este un mândru Idaho Vandal, care a petrecut opt ani în contabilitate publică cu Coopers & Lybrand și mai mult de 20 de ani cu companii publice și private, de înaltă tehnologie precum Extended Systems, ProClarity, Microsoft și Silverback. Are doi copii și trăiește împreună cu soțul ei și cu un maestru englez numit Scout.