Documente care trebuie păstrate pe termen lung și pe termen scurt
4 Motive pentru păstrarea înregistrărilor
- Aceasta va face mult mai ușor să vă înscrieți impozitele.
- Având tot ceea ce ați înregistrat vă va ajuta să vă împiedicați să pierdeți orice deduceri, ceea ce vă va economisi bani.
- Vă va ajuta să vă asigurați că depuneți pretenții corecte. În loc să ghicești: "Cred că i-am plătit acelui antreprenor $ 1.000", prin ridicarea rapidă a unei foi de calcul, vei ști că i-ai plătit 850 de dolari pe 17 iulie.
- În cazul în care sunteți auditat sau IRS are întrebări cu privire la elementele de pe declarația dvs. fiscală, veți avea dovada de a vă susține reclamația. Dacă nu aveți această documentație, veți găsi că vă petreceți timp și bani încercând să găsiți dovada. Mai rău, dacă nu puteți să veniți cu o chitanță, afirmația dvs. nu va fi onorată și este posibil să plătiți chiar și alte taxe și penalități.
Ce înregistrări ar trebui să urmăresc?
Răspunsul scurt este că ar trebui să urmăriți totul! IRS este cunoscut pentru auditul întreprinderilor mici , în special a celor care prezintă pierderi în ani consecutivi. În plus, mulți agenți IRS nu înțeleg nuanțele fiscale care se aplică investitorilor imobiliari, ceea ce le face mai multe șanse de a pune întrebări în privința depunerii.
Va trebui să aveți dovezi în cazul în care IRS întreabă oricare dintre articolele dvs. sau, chiar și în cursul zilei de afaceri, dacă cineva încearcă să pună întrebări despre o plată.
Cele două tipuri de înregistrări pe care trebuie să le păstrați sunt înregistrări permanente și înregistrări pe termen scurt.
1. Înregistrări permanente
Acestea sunt documente pe care veți dori să le păstrați pe termen nelimitat.
Care sunt câteva exemple de înregistrări permanente?
Acestea sunt documente care vor fi relevante și valoroase pentru dvs. dincolo de anul fiscal curent, cum ar fi:
- Toate contractele de închiriere.
- Orice fel de acte juridice - Amenzi, rapoarte de inspecție, apariții în instanță.
- Orice tip de permis pe care l-ați luat în proprietate.
- Orice s-ar deprecia - Cum ar fi proprietatea sau îmbunătățirile.
- Dacă aveți compania dvs. încorporată ca LLC , LP , S Corporation sau alta, veți dori să păstrați toate înregistrările legate de acest lucru.
- Polita de asigurare.
- Documentele de împrumut - cum ar fi ipotecile.
- Taxele anilor trecuți.
- Titlul de proprietate / fapta.
2. Înregistrări pe termen scurt
Pe termen scurt, nu mă refer la câteva luni. Veți dori să păstrați toate documentele considerate suficiente pentru a vă revendica impozitele pe o perioadă de cel puțin cinci ani. Cât timp după aceea depinde de nivelul dvs. de confort. Acest lucru vă va ajuta în cazul în care sunteți vreodată auditat sau dat în judecată.
Care sunt câteva exemple de înregistrări pe termen scurt?
Tot ceea ce contează ca venit sau cheltuială pentru anul fiscal dat, cum ar fi:
- Costurile de publicitate pentru afacerea sau proprietatea dvs.
- Divertisment - cum ar fi cina sau prânzul pentru clienții actuali sau potențiali.
- Dobânda plătită pentru ipotecă și orice fel de carduri de credit pentru uz comercial.
- Taxe legale / profesionale - pentru contabili, avocați, agenți de asigurări, agenți imobiliari.
- Cheltuieli de birou - Internet, a doua linie telefonică pentru afaceri, consumabile de birou, deducerea biroului de acasă dacă aveți un birou de acasă folosit exclusiv pentru afaceri.
- Chiria primită.
- Reparațiile efectuate.
- Depozitele de garanție primite. - Când se încheie un contract de închiriere a unui chiriaș, dacă țineți parte din depozitul de securitate, trebuie să îl înregistrați ca venit. Dacă păstrați o parte din acesta pentru a plăti pentru reparații, banii pe care îi cheltuiți pentru reparare sunt considerați cheltuieli pe care le puteți deduce din impozite.
- Cheltuieli de călătorie pentru afaceri - cum ar fi mile condus pentru activitățile de închiriere.
- Utilități plătite.
- Salariile plătite angajaților sau contractorilor independenți.
Cum ar trebui să urmăresc înregistrările mele?
Ar trebui să păstrați o copie digitală (computer) și o copie de hârtie (hârtie) a tuturor înregistrărilor.
1. Copiere digitală
Veți dori să utilizați o foaie de calcul sau un program, cum ar fi Quicken Rental Property Manager, pentru a urmări veniturile și cheltuielile dvs.
Ar trebui să faceți acest lucru de îndată ce venitul va veni sau costul va avea loc. Veți dori să includeți informații cât mai detaliate posibil:
- Data,
- Timp,
- Cui i sa plătit sau cine ți-a plătit,
- Natura venitului sau a cheltuielilor
- Cantitate.
- Puteți include chiar modul în care a fost plătită sau suportată (numerar, număr de cec, card de credit, ordin de plată etc.).
Nivelul detaliilor va depinde de software-ul pe care îl utilizați sau îl creați. Unele programe se vor conecta direct la conturile dvs. bancare și vă vor înregistra veniturile și cheltuielile pentru dvs.
Chiar dacă alegeți un program mai puțin costisitor sau păstrați înregistrările pe foi de calcul personale, trebuie să creați înregistrări separate pentru fiecare proprietate, pentru fiecare tip de cheltuială și pentru tipuri separate de venituri. Scopul este de a înregistra cât mai multe informații pe care le aveți la momentul tranzacției, astfel încât să puteți crea cu ușurință rapoarte financiare în viitor.
Ar trebui întotdeauna să le copiați pe CD, pe un hard disk extern, într-un nor și chiar pe o copie pe hârtie. Ele trebuie tipărite la sfârșitul fiecărei luni și / sau la sfârșitul anului.
2. Copie Hard
Veți dori să vă asigurați că aveți o copie pe hârtie a celor mai importante documente. Dacă este posibil, veți dori să le păstrați într-un fel de sistem de depozitare a incendiilor sau în seif. Dacă nu puteți găsi unul suficient de mare pentru toate fișierele dvs., veți dori să păstrați cele mai importante, cum ar fi titlurile, la proprietatea din această căsuță. Clasificați totul pe an și apoi sortați în ordine alfabetică fișierele, astfel încât acestea să fie ușor de găsit.